就活メールの返信の基本マナーと 場面ごとによる返信の例文を紹介

就活では企業の採用担当者とメールのやりとりをする機会が多くなります。就活メールのマナーを知っていないと、相手に悪い印象を持たれ、失敗の原因になってしまうでしょう。就活メールでのマナーはそのままビジネスメールでのマナーにも繋がっています。

就活メールをする際の基本マナーを習得して、就活で失敗をしないように備えましょう。

就活中は以前のメールを消さない

就活の際のメールで注意したいのは、以前のメールを消さないことです。

メールを消してしまうと、これまでの相手との関係性や選考でどれだけ進展があったのかわからなくなってしまいます。特に就活では複数社の相手とメールのやり取りをします。記録を残していないと無用な混乱を招いてしまうでしょう。

就活・ビジネスシーンでメールを使うメリットは、お互いがやりとりを記録に残せることです。以前のメールは消さないように気を付けておきましょう。

就活メールの件名は変更しない

就活メールで返信をする際に件名を変更する必要はありません。

「Re:件名」という形のまま返信をしましょう。「Re:」がついていると相手は新規のメールではなく返信のメールであると瞬時に判断することができます。

また、件名を変えないほうがわかりやすく情報の整理ができます。就活でもビジネスでも件名を変更しなかったからといって失礼とみなされることはありません。

以下の記事でも件名について詳しく解説しています。件名は書き方によって、メールの中で大事な意味を持つ部分になります。ここでメールについてさらに詳しく学ぶことで。様々な場面にあわせた、よりよい印象のメールを書けるようになるでしょう。

「リマインド」の意味と役割｜メールの件名や本文の書き方・例文
適切なビジネスメールでの返信方法　件名の書き方や引用の仕方を解説
相手がひと目で分かる、ビジネスメールの件名（タイトル）文例集
ビジネスでのアポイントメールの件名や本文の作成ポイントと例文3つ
お礼メールの件名や本文の書き方と面接や接待後などの例文3つ

就活メールは結論から書く

最初に簡単な挨拶などは必要ですが、その次に来るのは結論です。

長々としたメールで、結論を最後に書いてしまうと、相手はこちらが何を伝えたいのかを掴みとることができません。結論を最初に書くのは、就活メールだけではなくビジネスメールやビジネス文書にも通じる常識といえます。

就活メールのカタカナは全角 英数字は半角で統一

表記に関してはカタカナは全角で書き、英数字は半角で統一します。そして、改行を多く入れることで見やすいメール文書になるように心がけましょう。

就活関連のメールは当日中に返信する

就活関連メールには当日中、24時間以内に返信するようにしましょう。

返信をする時間帯に関してはいつでも構いません。電話と違って、メールは24時間いつ送っても相手の業務に支障をきたさないというメリットがあります。

また以下ではビジネス上のメールの書き方について詳しく解説しています。場面ごとにより変わる様々な文章の書き方を知り、相手に失礼のない定期切な文章をかけるビジネスパーソンを目指しましょう。

ビジネスにおけるメールでの謝罪のやり方　お詫びメールの例文を解説
ビジネスにおける社内メールの送り方 謝罪や報告など例文解説
ビジネスにおける営業メールとはなにか　送り方と効果的なポイントを解説
上司へメールを送る際の重要ポイントと例文

企業に対するメール返信について 返信がない場合の対処法など
上司、先輩、取引先との食事や飲み会でのお礼メールの書き方
企業に問い合わせメールをする際の方法について メール例文

メールは1往復半におさめるのが理想

メールのやりとりは1往復半が理想です。ただ、実際のメールのやりとりは理想通りに運ばないことも多いので、臨機応変に対応することが大切でしょう。一往復半の例は以下の通りです。

理想的な一往復半の返信の一例

就活のメールは簡潔なメールにする

メールは簡潔にわかりやすく書くことを心がけなければなりません。就活でもビジネスシーンにおいても、メールは日常的に大量に処理することになるため、相手の負担にならない様に、わかりやすく簡潔に伝える文章を目指しましょう。

会社説明会に関するメールのマナー

就活をする上で会社説明会に行く機会は必ずあります。

会社説明会に関するマナーを以下で解説していきます。ぜひ、参考にしてみてください。

会社説明会に申し込む際はパソコンからメールを送る

社会人のマナーの一つとして、ビジネス上での連絡や、やり取りは基本的にパソコンでおこなうのが常識とされています。携帯電話やスマートフォンでのやり取りは送受信の不具合が起こりやすいため、おすすめしません。

確実に会社説明会を予約したい場合は必ずパソコンから申し込むようにしましょう。

件名は用件が一目でわかるように書く

会社説明会で企業とメールのやり取りをする場合、件名は用件が一目でわかるようにしておきましょう。

企業は忙しい中、たくさんの人とメールのやり取りをしています。本文を開かないと用件がわからないというのは企業に迷惑を掛けてしまう場合もあります。件名で簡潔に内容がわかるようにしておけば、企業側も対応をしやすいでしょう。

必ず本文の最後に自分の署名をする

上記でも解説しましたが、企業はたくさんの人とメールのやり取りをしています。そのため、本文の最後に必ず名前などを含めた署名をするようにしましょう。署名をすることで自分が何者なのかを企業側にはっきりさせることができます。

また、ビジネス上のマナーとしてメールの最後に署名をすることは常識です。署名を忘れないように注意しましょう。

会社説明会の案内メールが来た場合も返信をする

会社説明会の案内を企業がメールしてきた場合も必ず返信をするようにしましょう。

企業側から来たメールには基本的に全て返信することを心掛けるとよいです。迅速に返信をすることで企業側によい印象を与えることもできます。多くの人とやり取りをしている企業側に意欲の高さをアピールできるチャンスです。

しかし、自動送信の場合などに返信不要と書かれている場合もあります。その場合は返信を控えるようにしましょう。

企業に返信をする場合は出来るだけ早く返信をする

企業とメールのやり取りをする際は出来るだけ早く返信することを心掛けましょう。

原則24時間以内に返信をするのがマナーです。内容を確認したら返信を忘れないうちにすぐ返信するようにしましょう。

就活メールの返信が遅れた場合の対処法

就活のメールで返信が遅れてしまうのは基本的にはマナー違反です。

万が一遅れてしまった場合の対処法を以下では解説していきます。

必ずお詫びをする

万が一、返信が遅れてしまった場合は必ずお詫びをするようにしましょう。

返信が遅れてしまうことはいかなる理由があったとしても企業側からしたら失礼な行為をされたことになります。そのため、返信が遅れたことに対して、誠心誠意お詫びをするようにしましょう。

保留しなければならない用件は事前に伝える

事前に保留しなければならない用件は伝えるようにしておきましょう。事前に伝えておくことで返信が遅くなってしまった場合でも企業側は把握しておくことができます。

無断で遅れるようなことは絶対ないようにしておきましょう。

場面ごとにより変わる就活メール返信の文例

会社説明会の連絡のお礼の文例

選考通過の連絡のお礼の文例

面接日程調整の返信の文例

面接の日程変更の依頼の文例

内定のお礼の文例

以下では内定をもらった後に出すメールの書き方を詳しく解説しています。この記事と合わせて、場面ごとに合わせて正しい分を書けるビジネスパーソンを目指しましょう。

【内定をもらったあと】　お礼メールの書き方・例文をわかりやすく解説
内定をもらったあとのメールでの返事の仕方パターン別例文集
内々定とは辞退の仕方と例文　内定との違いを解説

内定辞退のお詫びの文例

以下の記事でも内定辞退の際の文章について解説しています。内定を辞退したとしても、企業との縁がまたどこで結ばれるかわかりません。相手に失礼のない書き方を心がけることで、ご自身によいチャンスが生まれる事があるでしょう。

内定辞退をする際の連絡の仕方について 内定辞退をする際の連絡手段
転職での内定辞退のやり方 理由を含め例文解説
内定辞退はメールでも大丈夫？失礼のない伝え方とすぐに使える例文

就活メール返信の基本マナーについてのまとめ

• 就活のメールの返信のマナーにはいくつかのルールがあります。
• 「以前のメールを消さないこと」
• 「件名は変更しないこと」
• 「結論から書くこと」
• 「カタカナは全角で英数字は半角、改行すること」
• 「当日中に返信をすること」
• 「メールは1往復半におさめること」
• 「簡潔なメールにすること」などです。
• 就活におけるメールの書き方・扱いは、ビジネスメール・文書の入口でもあります。
• 過不足なく、失礼のないメールを心がけるようにしましょう。

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