就職活動中に多くの人が悩むのが、企業への問い合わせ方法。電話は聞き忘れや聞き間違いなどトラブルの元になるため、メールでの問い合わせが一般的です。メールも実は細かいルールが沢山あります。

今回は第一印象を決めると言っても過言ではない企業へのメールの送り方について、分かりやすく解説します。

問い合わせメールをする前に確認できること

何か分からないことがある時や、就職活動で切羽詰まっている時などは、とにかく早く会社に問い合わせをしてしまいたくなるものですが、その前にまずは情報誌やインターネットで情報収集をするのがマナーです。

ホームページなどに記載している内容を問い合わせるのは、失礼に当たりますので必ずチェックしましょう。それでも解決しない問題は、もちろん問い合わせが可能です。

募集職種や仕事内容についての不明点

ハローワークや求人雑誌に掲載されている情報を見ても、募集要項や仕事内容が今一つ理解できないことは少なからずあります。

それは、例えば企業の説明会に参加した際も同様で、説明会の時には浮かばなかった疑問が帰宅後に出てくることもあります。そんな時は、遠慮せずに企業に問い合わせましょう。

特に募集要項は大切なポイントですから、疑問を疑問のまま置いておいて、後で「こんなはずじゃなかった」と後悔しないように、初めのうちに解決しておくのが基本です。

関連する事業内容

求人表やホームページなどで公開されている情報は、実は担当する仕事のほんの一部という可能性もあります。

予め問い合わせることで、さらに入社意欲が高まるような興味深い仕事や、反対に応募を取り止めるに値する苦手な仕事が見つかる可能性もありますので、いざ面接が始まってから驚くようなことがないように、入社後の仕事内容について問い合わせておくことをおすすめします。

選考対象となるか

応募資格や入社可能日を事前に知った上で就職活動をするのは、とても有効な手段です。

後になって条件に合わなかったことや、希望する日程で仕事に就けないことが判明した場合は、その企業に対して就職活動していた期間が無駄になってしまうため、まずは自分の希望する条件に合っているか問い合わせてから、応募を視野に入れるべきです。

面接日時を調整してもらえるか

基本的には指定された日時で面接を受けるのがルールですが、どうしてもその日程で面接を受けることができない場合、他の日に調整してもらえるかどうか問い合わせる必要があります。

もちろん電話でも可能ですが、日程まで期間があり急がない場合はメールでもOKです。メール上で変更した記録も残るので一石二鳥です。

勤務地についての希望が考慮されるか

様々な理由で転勤をしたくない、転勤ができない人や、反対に希望地がある人もいるでしょう。

応募しようとする会社が各地にある場合、当然転勤の可能性も出てきますので、どうしても希望がある場合は、その希望が通るのか事前に確認しておく必要があります。希望が通らない場合は、応募を諦めることも考えておかなくてはなりません。

問い合わせメールをする際のポイント

いざメールで問い合わせることになっても、安易にメールを送ってはいけません。いくつか注意事項がありますので、抜けのないようにチェックしましょう。

件名で内容がわかるようにする

会社には同じような就職希望者や取引先から、多ければ1日に数百件メールが届くこともあります。迷惑メールと勘違いされないように、件名は簡潔に分かりやすく記載します。初めての問い合わせの際、件名に氏名は不要です。

長文は避け、箇条書きなど簡潔にまとめる

メールの最初は必ず「初めまして」と挨拶から始め、あとは聞きたいことだけを端的に述べます。相手は、すでに件名でメールの内容を把握しているので、再度長々と質問内容を記載する必要はありません。

基本的にはパソコンメールを使用する

最近はスマートフォンの利用が一般的ですが、ビジネスメールはパソコンから送信するのがマナーです。

互いのツールに互換性がなく相手のパソコン上で表示がおかしくなったり、読みにくかったりする可能性もありますので、パソコンから送信するのが基本です。

添付ファイルは避けるのが原則

面識がなく問い合わせのみのメールを送る際は、トラブルを避けるためにファイル等は添付しないことが原則です。

担当者とのやり取りが進み、相手から履歴書や資料添付の指示があった時のみ添付するようにしましょう。

問い合わせメールの仕方

例文

件名「就職説明会の日程について」

○○株式会社 
人事部
採用担当 ○○様

初めまして。
私、現在就職活動をしております○○大学○○学部○○学科の○○ ○○と申します。

この度、貴社のホームページにて就職説明会の日程を拝見いたしました。
是非参加させていただきたい所存ですが、大学の行事と重なってしまいどうしても指定の日時にお伺いすることができません。

勝手なお願いで大変申し訳ございませんが、他の日程で説明を受けさせていただくことは可能でしょうか。

お忙しい中恐れ入りますが、ご返信いただければ幸いです。
よろしくお願い申し上げます。

○○大学○○学部○○学科 ○○ ○○(氏名)
住所:〒123-4567
   ○○県○○市○○1-2-3
電話番号:090-1234-5678
Email:××××@gmail.com

まとめ

・企業に問い合わせのメールをする際は、予めインターネットや資料で情報収集しておくことが第一条件です。

・分からない点がある場合のみ、問い合わせることが可能です。

・問い合わせ内容としては、募集要項や仕事内容、日時の調整など様々なものがありますが、いずれにせよメールは端的に、要点だけを伝えることが大切です。

・ツールには必ずパソコンを利用し、メールには相手が一目で内容を把握できるような分かりやすい件名を付けましょう。

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