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※この記事は2019/03/11に加筆修正いたしました。
※この記事は2021/08/17に加筆修正いたしました。
大切な取引先から接待を受けた時や、第一志望の企業の面接後など、お礼をメールで伝えたい時、正しい書き方ができているか不安な方も多いと思います。
この記事では、お礼メールの書き方を解説し、基本的なテンプレートと、そのまま使える例文を2つご紹介します。
件名のポイント
お礼メールを書く上では、件名も非常に重要です。
この項目では、件名のポイントとして3つ取り上げました。
件名はわかりやすく簡潔に
お礼メールに限ったことではありませんが、メールの件名はわかりやすく簡潔にするのが基本です。
件名の役目は、メールを開かなくても何についてのメールなのかが相手に伝わることだといえます。
例えば「先日はありがとうございました」や「この前はお世話になりました」といったメールでは、メールを開かないと何のことなのか伝わらないでしょう。
「お食事のお礼」や「○月○日 面接のお礼」など、パッと見て内容を想起できる件名が理想的です。
社会人は何かとやることが多く、メールを一件ずつじっくりと見ることが難しいという場合も少なくありません。
そういった忙しいビジネスパーソンのことを考えて件名を書くのが、社会人のビジネスマナーの一つだといえるでしょう。
件名に自分の名前や所属も忘れずに
社会人になると、非常に多くの人とやり取りすることになることがあるかもしれません。
そんな中でどこの誰からのメールなのかすぐにわかるようにするのは、メールを受信する相手への配慮です。
例えば就職活動において面接が終わった後に、面接担当者にお礼メールを送信するということもあるでしょう。
面接担当者は他にも様々な応募者を対応していることもあり、数多くのお礼メールを受信しているというのは大いに考えられることです。
そんな中で「面接のお礼 ○○大学 ××(名前)」のように書くことで、他の応募者よりも印象付けることができることでしょう。
また件名に名前や所属を入れておくことで就職活動などの応募者によるメールであることを伝えることができ、メールを開いてもらえる確率も高まります。
件名に感謝を伝える言葉を入れる
件名には感謝を伝える言葉を入れる方が望ましいといえるかもしれません。
もちろん本文にも感謝の意を表す言葉は必要ですが、件名にも加えることでより謝意を表現することができるからです。
また何の用件なのかを端的に伝えることができ、メールを受信する側も安心してメールを開くことができるでしょう。
それに「本文に感謝の言葉を書いているから件名には不要だろう」という人よりも、件名にまで感謝の言葉を入れている人の方が心象が良くなるのは想像に難くないことです。
お礼メールの本文作成で押さえておきたい6つのポイント
簡潔にまとめる
忙しい中で、相手がメールを読む時間を作っているかもしれません。簡潔かつ読みやすい文章を心がけましょう。
常用漢字のみを使用する、適度に改行するなどの工夫をすれば、読みやすい文章となります。
シンプルな構成にする
相手がメールを一度読んだだけで内容を理解できる、シンプルな構成にしましょう。
基本的な構成は「宛名・挨拶及び自己紹介・要件及び詳細・締めの挨拶・署名」となります。
相手に合わせて語調を選ぶ
メール本文の語調も、社内外・自分との関係性など考慮し、メールを送る相手によって適切な物を選びましょう。
例えば、気心知れた同僚へのお礼メールは「助かりました」「ありがとうございました」など、一方、年上かつ大切な取引先の方へのお礼メールは「感謝いたします」「お礼申し上げます」などの表現を用いましょう。
取り急ぎは使わない
お礼メールに「取り急ぎ」の一言を入れている人が散見されますが、お礼メールに「取り急ぎ」は使わない方が良いです。
例えば「取り急ぎお礼まで」は「とりあえず急いでお礼」という意味で、本当にお礼をする気があるのか疑われかねません。
お礼メールに「取り急ぎ」を入れる人の心理としては、「すぐに直接お礼をすることができないので、とりあえずメールでお礼の意を表します。後日あらためてお礼に伺います」といったところでしょう。
しかしながら、「取り急ぎ」の本来の意味は「かなり急いでいる」や「ひとまず間に合わせで」のようなものです。
また文末の「まで」は前の言葉の意味を強める効果があるので、「取り急ぎお礼まで」は「かなり急いでいるので、とりあえずお礼を言っておきます」と解釈される恐れがあります。
人によっては不快に思われる可能性があるので、お礼メールに「取り急ぎ」を入れるのは避けた方が無難だといえるでしょう。
特にビジネスシーンにおける取引先や上司など、目上の人に使うのは望ましくありません。
すぐにメールを送る
お礼メールは、内容と共に送るタイミングも重要です。来社されたお客様に対しては、退社されてすぐなど、相手にお世話になった後ただちにお礼メールを送信する事が望ましいです。少なくとも24時間以内にはお礼メールを送りましょう。良いタイミングでお礼メールを送った事が、ビジネスチャンスに繋がる事も珍しくありません。
なんの件についてどのように感謝しているのかを伝える
お礼のメールは「その節はありがとうございました」だけではなく、なんの件について」「どのように」感謝しお礼を述べているのかが相手に分かるように具体的に伝えることが大事です。これができていないと、儀礼的にテンプレの文章を送ってきた印象にもなりかねません。
実際に使える！お礼メールの実例とテンプレート集
基本的なメールのテンプレート
宛名
人事部 採用担当 〇〇様
挨拶及び自己紹介
△株式会社の●●です。
要件及び詳細
締めの挨拶
署名
●●〒000-0000 東京都 xx区xxxxxxx
TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000
Email: xxxxxx
URL:xxxxxx
文例① 面接のお礼
件名：本日の面接のお礼（○○大学 ××）
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様
いつもお世話になっております。
本日面接をしていただいた、（自分の名前）と申します。
本日はお忙しい中、面接の機会をいただき心より感謝しております。
貴社の求める人材や事業についての詳しいお話を伺う事ができ、より御社の事業である●●の難しさ、醍醐味を理解できたと思っています。
今回の面接を通じ、より貴社の一員として働きたいという思いが強くなりました。
良いご連絡がいただけた際には貴社で自分自身の力を生かせるように努力したいと考えております。
面接でのお礼を申し上げます。
どうぞ宜しくお願いいたします。
（署名）
文例② 接待のお礼
件名：【△（株）●●より】〇月〇日のお礼
株式会社〇〇
営業部部長 〇〇様
平素は大変お世話になっております。
昨日は大変ご馳走になり、ありがとうございました。
皆様のお話を伺うこともでき、とても貴重な勉強になりました。
どうか今後とも変わらぬお引き立ての程、宜しくお願い申し上げます。
御礼を申し上げたくお便りいたしました。
ありがとうございました。
（署名）
お世話になった方が退職した場合のお礼
件名：【〇〇より】長い間お世話になりました
△さん。長い間お世話になりました。
△さんは、〇〇部にとって、なくてはならない存在でした。
△さんが退職されると伺ってから、他の部署でも△さんの話題を耳にする事が多くなり、改めて△さんの存在の大きさを感じております。
特に、私は仕事に慣れない時でも△さんに分かりやすくご指導いただいたおかげで、仕事を円滑に進める事ができるようになりました。
今後は、私が△さんにご指導いただいた事を、後輩に伝えていけるようになりたいと考えております。
これまで本当にお疲れ様でした。
今までありがとうございました。
お礼メールへの返信
お礼メールには返信するのが基本
お礼メールを受け取った時に、返信すべきかどうか悩んだ経験がある人も少なくないでしょう。基本的には、お礼メールが送られてきたら返信をするのが礼儀です。
特に取引先や上司、先輩からのお礼メールを受け取った時には、誠実に対応することを心がけましょう。
お礼メールの返信のポイント
文面は短めで構いません。わざわざお礼のメールを送ってくれたことへの感謝と気持ちと、こちらからのお礼を簡潔にまとめるようにします。お礼メールを受け取ってからできるだけ早く返信することを心がけましょう。
メールのやり取りを長引かせないために
お礼メールには返信をするのが礼儀ですが、ともするとその返信メールにまた返信がきて、どこで終わりにしたらいいのかわからなくなってしまうことがあります。
返信メールを永遠に送り合わないようにするには2つポイントがあります。1つ目は目下からのメールで終わらせるということです。上司と部下なら部下で終わらせ、お客様が相手ならこちらからの返信で終わらせるという具合です。2つ目はメールの文末に「ご返信は気になさらないでください」のように返信は不要である旨を書き添えることです。
別の要件は別のメールで送る
お礼メールの返信には別の要件は書かないようにします。新しい要件がある場合には、お礼メールへの返信とは別に、新しくメールを作成して送りましょう。
お礼メールについてのまとめ
お礼メールの件名には自分の名前や所属と感謝の言葉を入れ、わかりやすく簡潔に書くのがポイントです。
お礼メールは忙しくても必ず、すぐに送るように習慣づけましょう。なんの件でのお礼なのかが相手にわかるように、件名や本文に具体的に記すと親切です。
また「取り急ぎ」という言葉は失礼に当たるので、お礼メールには使わないように気をつけなければなりません。
そして、様々なビジネスシーン別のお礼メールの書き方をしっかり押さえ、相手に確実に感謝の気持ちを伝えられるようにしましょう。
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