シビアな就職活動を経て手にした内定。知らせを受けた瞬間は飛び上がりたいほどうれしくなるものです。ある調査によると、電話で連絡をもらったという就活生が約7割だそうですが、メールでの連絡も珍しくはありません。
そこでこの記事では、

・パターン別の内定メールへの返事の仕方
・内定メールへの返事の例文

についてわかりやすく解説していきます。
この記事を通してパターン別のベストな返事の仕方を学び、承諾も辞退も保留のお願いも迷うことなく伝えられるようになるでしょう。

内定メールへの返事 パターン別 ポイント

内定を承諾する場合の返信ポイント

第一希望の企業から内定メールをもらった場合、返信には

・承諾の意思
・内定を出してくれたことへのお礼

の二つを必ず含めます。
企業として一番に知りたいのは、内定を受けてくれるのかということ。まずはこの点を明確に伝えましょう。そして、採用してくれたことへのお礼も忘れずに伝えます。

また、電話での連絡と違って、採用者は学生が内定通知を受け取った時の様子は全くわかりません。素直に喜びの気持ちを書いて送ると、人事担当者もうれしく感じるでしょう。

さらに、社会人になる身として

・入社に向けての抱負

を一言加えます。感謝と喜びを伝えるだけでなく、社会人となることに気持ちを新たにしたことも伝えましょう。
メールなら落ち着いて言葉を選べるので、電話より慌てずに対応できる点はメリットともいえます。

内定を断る場合の返信ポイント

他の企業に入社する意思があり、内定を断る時は、メールで内定通知を受けた場合でも電話で断る方が良いでしょう
メールの方が気持ちの上で楽ですが、一緒に働きたいと思ってくれた企業に対して最後まで精一杯の誠意を見せるべきです。

とはいえ、メールで内定通知を出す社風を考慮すると、メールでの返信もあながちNGとはいえないかもしれません。その場合は、

・速やかに返信する

という点がとても重要です。
引き延ばしている間に、その企業は新たな人材を採用する時間をどんどん失っていることになります。断るからこそ、最短時間で返信をしましょう。

断りのメールに書く内容は、

・不快にさせない謙虚な辞退理由
・お詫びの言葉
・感謝の言葉

が必須です。
失礼にならない言葉を選んで辞退の意思を伝え、選んでくれたのに辞退することへの謝罪をし、面接の時間を割いてくれたことへの感謝の気持ちも必ず伝えましょう。

また、

・メールでの連絡を詫びる一文

が入っていると印象も良くなります。

なお、電話で連絡した後に改めてメールを送るのもおすすめです。丁寧な印象を与えると同時に、文書に残すという意味でメリットになります。

内定を待ってもらう場合の返信ポイント

他社の結果を待ってから最終的な意思を決めたい場合は、入社承諾の返答期限を延長してもらえるようにお願いをする場合も出てきます。内定辞退の連絡同様、電話で連絡するのが最良なので、メールで連絡する時は最善の配慮をしましょう。

内定保留は、内定を出した企業にしてみれば決して愉快なことではなく、内定後の計画に支障をきたす可能性もあります。そのため、理由を正直に伝えることは当然ですが、

・他社の方が優れている、魅力を感じている、というニュアンスで伝えない
・入社意欲は高いままだと伝える

という点に気をつけなければいけません。そのためには、

・就職活動の結果をすべて見極めて、なんの後悔もなく入社したい

というニュアンスで、内定企業を不快にさせたり不安にさせたりしないような配慮が必要です。
ここで間違うとせっかく勝ち得た信頼を失い、入社後の評価にも影響が出るかもしれません。

そして、もうひとつ重要なのは待ってもらう期限をはっきりと伝えることです。
他の選考が終わる日にちを伝え、その日のうちに返信する事を伝えましょう。内定保留の期間は企業によって異なるので、こちらから期限を申し出てお願いしてみることが必要です。期限を切らずにただ待ってくださいとお願いするのは、ビジネスではマナー違反になります。

内定メールへの返事の例文

内定を承諾する場合の返事例文

○○大学××学部の▲▲と申します。
この度は内定のご連絡を頂戴しまして誠にありがとうございました。
お忙しい中、面接に時間を割いてくださったことも重ねてお礼申し上げます。
念願の貴社で働けることを大変うれしく思い、家族や友人も大変喜んでくれています。
入社までの期間、貴社にふさわしい人材となれるようさらに努力し、入社後は一日も早く貢献できるよう精進していく所存です。
この度は誠にありがとうございました。
略儀ながら取り急ぎお礼申し上げます。

内定を断る場合の返事例文

○○大学××学部の▲▲と申します。
この度は内定の連絡を頂戴し、誠にありがとうございました。
光栄なお知らせをいただきながら大変恐縮なのですが、内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。貴社と並行して選考が進んでいた別業種の会社から内定をいただきまして、悩んだ末にそちらの仕事が自分の適性に合っているとの結論に達しました。
このような決断になりまして、何度も貴重なお時間をいただき選考していただいたことに心からお詫び申し上げます。

本来ならば直接お伺いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでの連絡となりますことをお許しください。
最後になりましたが、貴社のますますのご発展をお祈りいたします。

内定を待ってもらう場合返事例文

○○大学××学部の▲▲と申します。
この度は内定のご連絡を頂戴しまして誠にありがとうございました。
大変ありがたいお知らせをいただきながら誠に恐縮ですが、入社のお返事につきましてしばし猶予をいただきたくご連絡を差し上げました。
他社の選考結果が出る○月×日までお待ちいただくことは可能でしょうか?貴社へ感じている魅力は変わらず大きなものですが、一点の曇りもなく入社するために、最後まで見極めたいと考えております。
身勝手なお願をして誠に申し訳ございませんが、何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

まとめ

・内定を承諾するメールには、承諾の意思と内定へのお礼、入社に向けての抱負を書く。
・辞退する場合は、電話連絡がマナー。メールで断る時も、不快にさせない辞退理由、内定へのお礼、辞退することへのお詫びの言葉は必須。
・内定保留をしてもらう場合は、不快や不安にさせない理由を述べ、非礼を詫びる。期限を提示して可能かどうかを確認する事が必要。

ビジネスの現場でメールのやり取りは必須です。メールスキルを上げるつもりで、丁寧な返信を心掛けましょう。

転職エージェントを利用すれば、実際に転職しなくても自分の適正年収や、キャリアプランの相談に乗ってくれます。

まずは転職サイト、転職エージェントを気軽に利用してみましょう。

業種&年代など経歴特化型転職エージェントの紹介と比較 

転職したい!その思いに答える16のエージェント解説と、効率的な転職の仕方

マナラボが特におすすめする転職エージェント・転職サービスは以下のとおりになります。

それぞれの特徴を申し上げると、管理職クラス・外資希望の方ならJAC Recruitment・20代ならリクルートエージェントをおすすめします。

JAC Recruitmentはリクルート、dodaに次ぐ第三の売上規模を持ち、外資系に関してはTOPの人脈を持ちます。自分の実力を活かせる場を探している方は特におすすめです。

JAC

年収アップを実現したい方に。外資系企業への転職はJAC Recruitment

また、ハイクラスは他にビズリーチもございます。

ビズリーチ

リクルートエージェントは最大手で、まず転職すべきか、今の会社の方がよいのかの相談に乗っていただけます。転職案件は各年齢全般に渡って用意しているのも最大手ならではです。まずはご自身の経歴から、適正の年収なのかを相談していみてはいかがでしょうか?

r-agent

dodaは転職サイトとエージェントの両方の側面をもっています。とりあえずどんな求人があるのかな?と気になった場合はdodaがおすすめです。またdodaの登録はとても簡単でオレンジ色のボタンから必須項目を入れるだけで5分での登録が可能です。転職案件は20代から30代向けがもっとも多いようです。

またdodaには各業界の年収を知ることができるページもございます。
簡易的なものですが、一度利用してみてはいかがでしょうか。

doda