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昨今では社内での連絡もメールを使う企業が増えています。
言った言わないの食い違いを防ぎ、記録を残すという意味でも社内メールは大変合理的な連絡ツールですが、友人などとメッセージのやりとりをする要領で送ってはいけません。
対話と違い感情を伝えられないメールでは些細な事が誤解を招く要因となります。社内メールを送る際に気を付けたいポイントを押さえてスムーズなコミュニケーションを心がけましょう。
社内メールを送る際のポイント
社外メールとの違いや一般的なメールマナー
社内メールは主に、上司や部下とメールを使って報告、連絡、相談などをするものになります。
社外に送るメールは、丁寧な言い回しや文章を心がける事が優先されますが、社内メールは「簡潔に・分かり易く」が求められます。
また一行をダラダラ書くのではなく、20文字～30文字程度で改行するように心がけると読みやすい文面になります。
上司に社内メールを送る際の注意点
宛名は殿や様ではなく「○○部長」、「○○さん」といった表現にする
一般的に「殿」や「様」は外部の人物を敬うために使う敬称の為、社内メールは「〇〇部長」「〇〇さん」といった表現をします。
「部長さん」「課長さん」といったように役職に敬称を重ねる事はしません。
複数の上司に送る際は各位を使用する
複数の上司に宛ててメールを送る場合は名前を連ねるのでは無く「各位」を使用します。
「各位」自体が複数の相手を敬う言葉ですので、目上の相手に使用しても失礼にあたりません。
本文の書き出しに「ご苦労様」は使用しない
「ご苦労様」は目上の者が目下の相手に使う言葉ですので、上司に対してのメールに「ご苦労様です」は失礼に当たります。
社内メールの書き出しには「お疲れ様です」を使うのが無難です。
上司に依頼メールを送る際は気遣いの言葉を添える
上司に頼み事をする場合は、「〇〇をお願いします」と要件を伝えるだけでは失礼に当たります。
依頼をする場合は「お忙しい中恐縮ですが」や「お手数をお掛け致しますが」などといった相手への気遣いの言葉を添えるようにしましょう。
パターン別社内メールの例文
謝罪をする場合のメール
本文：
営業部各位
お疲れさまです。〇〇です。
現在、人身事故の為電車が止まっております。
そのため、8時より開始予定の打合せに遅れそうです。
ご迷惑をお掛けして申し訳ありません。
出社次第、打合せに参加致しますのでよろしくお願いいたします。――――
営業部〇〇
内線 XX
――――
本文：
〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇です。すでにお聞き及びの事かと存じますが、〇月〇日（△）の
XX商会様とのお打合せにおきまして私の不用意な発言により
先方担当者〇〇様へご迷惑をお掛けすることとなりました。〇〇様にはすぐに、XX課長と共に再度お伺いし直接謝罪をし、
お許しの言葉を頂いております。
ですがが、会社の信用問題に関わる重大なミスを犯してしまった
と深く反省しております。
私の失言により、XX商会様だけでなく社内の皆様にも
多大なるご迷惑をお掛けし、本当に申し訳ありませんでした。
今後気を引き締め、このようなことが二度と起こらないように
邁進してまいります。
この度は誠申し訳ありませんでした。
――――
営業部〇〇
内線 XX
――――
依頼をする場合のメール
本文：
社員各位
お疲れ様です。総務部〇〇です。
先日皆様へお配りした個人調査カードの提出を
下記期日までにお願いいたします。個人調査カード提出期限
20XX年X月X日（X）16：00迄
お忙しい中、恐縮ではありますが
皆さんの快適な職場環境作りの為ご協力をお願いいたします。――――
総務部〇〇
内線 XX
――――
本文：
営業部
〇〇さんお疲れ様です。〇〇です。
〇月〇日（月）11時から予定していたXX商会様案件の打合せ時間ですが
急遽、社外出張が入ってしま為変更をお願いできないでしょうか。
可能であれば、〇日（木）11時でお願いします。
ご都合が悪いようであれば、別の日時を指定頂けたらと思います。ご迷惑をお掛けしますが
どうぞよろしくお願いいたします。
――――
営業部〇〇
内線 XX
――――
お礼をする場合のメール
本文：
〇〇営業所〇〇部
〇〇部長
お疲れ様です。本社〇〇部の〇〇です。
去る〇月〇日の社外出張の際には、
温かなお心遣いを頂きまして誠にありがとうございます。
ご多用にも関わらず現場視察にご同行頂き直接ご説明いただけました事
心から感謝しております。
お陰様で、実のある3日間となりました。
今回頂いたアドバイスと経験を活かし今後の業務に
しっかり活かしてまいりたいと思います。
今後ともよろしくご指導のほどお願い申し上げます。
――――
営業部〇〇
内線 XX
――――
報告をする場合のメール
本文：
営業部 〇〇部長
お疲れ様です。〇〇です。
先日より提案を進めておりました、XX企画様より
受注を頂きましたので取り急ぎご報告を致します。・△△システム・スタンダード
・クライアントプログラム3000セット
・保守サービス登録
計：XXXX万円
となります。
納品につきましては〇日の午後を予定しております。
交渉にあたり〇〇部長に多大なるご尽力を頂きまして
誠にありがとうございました。
また、進捗がありましたらご報告をさせていただきます。
――――
営業部〇〇
内線 XX
――――
本文：
〇〇部長お疲れ様です。営業部〇〇です。
本日、販売会議を行いましたので以下の通りご報告いたします。記
日時：平成〇年〇月〇日 15：00～17：00
場所：第二会議室
出席者：営業部〇〇部長
販売部〇〇課長
販売部〇〇主任
広報部〇〇課長
営業部〇〇（議事録担当）
議題：新商品の販促並びに、既存商品の販売底上げについて
決定事項：
① 〇〇〇〇〇〇〇〇
② 〇〇〇〇〇〇〇〇
以上
よろしくお願いいたします。
――――
営業部〇〇
内線 XX
――――
まとめ
社内メールを送る場合は、以下の点を意識し円滑なコミュニケーションが取れるよう心がけましょう。
・敬称に「様」や「殿」は使わない
・複数に送る場合は「各位」を使う
・書き出しに「ご苦労様」は使用しない
・上司に依頼をする場合は労いの言葉を入れる
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