企業への応募の時から、大切な取引先への返信まで、メールで企業に返信する機会はたくさんあります。だからこそ、気が付かない内にマナー違反をしてしまっている事もあると思います。

ここでは、企業にメール返信をする上での基本的なルールから、気を付けたい言葉遣い、失礼にならない返信の催促方法、すぐに使えるパターン別の例文まで解説しています。

企業へメール返信をする際のの基本ルール

プライベートと混同をしない

メールは、プライベートからビジネスシーンまで今では当たり前に使われている便利な連絡ツールです。だからこそ、ビジネス上のメールのマナーは、プライベートとは違う事を覚えておかなければいけません。

・絵文字や顔文字、機種依存文字は使わない
・やりとりは全て会社のメールアドレスで行う
・数字は半角、カタカナは全角で統一する
・電話と同じく、ビジネスに相応しい言葉遣い(敬語)を心がける

できるだけ早く返信をする

ビジネスでは、迅速な対応が求められます。受け取ったメールに対してはできるだけ早く、24時間以内に返信しましょう。

メールの内容が問い合わせなどで、返信に時間がかかりそうな時にもその旨を伝えるメールをすぐに返信しておけば、相手先に安心感を与える事ができ、こちらの印象も良くなります。返信するのは、相手先企業の営業時間内にしましょう。

件名は変えずに「Re:~」のまま返信をする

メールを返信する時、件名に返信の意味であるResponseの略を意味する「Re:」が付きます。どのメールの返信か、相手が受け取ってすぐに分かるように件名は変えず、「Re:~」のまま返信します。

もしも、何度かメールのやりとりがある時には、Re:がやりとりのメールの数だけ付く事になります。この場合には、件名が見えなくなってしまうので、Re:をひとつかふたつ残して、後のRe:は削除しましょう。

相手と自分の名前を必ず入れる

ビジネスメールでは、冒頭に送信先の相手の名前、そして最後に自分の名前や署名を入れるルールがあります。

本文は残したままにする

返信の時に、今までのやりとりをした本文は削除せず、そのまま残しておきます。
本文を残しておくことにより、やりとり全体の記録が残りますので、メールの段階を振り返って話を戻す時にも、わざわざ古いメールを検索する手間も省け、便利です。

また、万が一相手側企業と何らかのトラブルになった時に、やりとりをしていたメールが証拠となる事もあります。証拠を残す、やりとりを記録する上でも本文は必ず残しましょう。

避けた方が良い返信メールの言葉遣い

「お世話になります」→「お世話になっております」

メールの返信や電話でも、ビジネスの常套句として使われる事が多い「お世話になります」は、「お世話になっております」に言い換えましょう。

ちなみに新規の取引先や、メールで企業に応募する時など、こちらが初めてメールを送る場合はまだ「お世話になっている」状態ではないので、「お世話になっております」ではありません。この場合も「お世話になります」ではなく、「突然のメール、失礼いたします」などを冒頭の挨拶とします。

「了解しました」→「かしこまりました・承知いたしました」

「了解しました」は、とてもフランクな敬語表現です。同僚や親しい間柄にある上司へのメール返信などには使用できますが、企業の返信メールとしては不適切です。

「了解しました」の代わりに「かしこまりました」「承知いたしました」を使用しましょう。

「お」、「ご」の使い過ぎなど、過剰・二重敬語

相手に失礼が無いように、適切な敬語を使うのが企業への返信メールの鉄則です。しかし、「お」や「ご」を多用するのはくどい表現となり、適切な言葉遣いではありません。

例文
×「お会議のお時間がお決まりになりましたら、お知らせください」
〇「会議の時間が決まりましたら、お知らせください」

また、「させていただく」「おっしゃられた」などの二重敬語も使わないようにしましょう。

例文
×「させていただきます」「おっしゃられた通りに」
〇「いたします」「おっしゃった通りに」

「頂く・いただく」など、文中の表現が統一されていない

ひとつのフレーズに対して、ひらがな・カタカナ・漢字で複数の表現を行う事を「表記ゆれ」といいます。返信メールでも、この表記ゆれは厳禁です。

特に起こしやすい表記ゆれは「頂く・いただく」「下さい・ください」や、固有名詞の平仮名・カタカナの併用です。「一日」と「1日」など、数字の表記にも合わせて注意しましょう。表記ゆれだけでなく、「私共」と「弊社」など、主語や敬称も統一するようにしましょう。

「御社」→「貴社」

メールでも使われがちな相手に対する敬称である「御社」ですが、本来は話し言葉における敬称です。メールの場合は、「御社」ではなく「貴社」を使った方が無難です。

企業側から返信がない場合の対処法

本当にメールを送っているのか確認する

自分が送ったメールに対する返信が相手から来ない時には、不安や焦りなどの気持ちが出てしまいます。早く返信が欲しい時に、相手にコンタクトを取る前にまず本当にメールが相手に送られているのかを確認しましょう。

メールサーバーの不調などで、送ったはずのメールが未送信フォルダに入っていた、という事もあります。
もしくは、相手からの返信メールは届いていても、何らかの理由で迷惑メールと判断され、迷惑メールフォルダに紛れてしまっている可能性もあります。

まずは、自分が本当にメールを送っているのか、相手からのメールは本当に届いていないのかを確認しましょう。

返信が来なくても1週間程度は待つ

ビジネスにおけるメールでは、相手からの返信がないと取引の進行の妨げとなりますので、「〇日までにご返送ください」などの期限を設けて、催促メールを出します。

一方で、面接の日程についてのメールなど、就職や転職におけるメールで相手から返信がない時には、メール文面に「〇日までにご連絡」との記載があればその2日後、記載がない時には1週間程度は待ってみましょう。

企業側は、普段の業務に加えて採用に関する業務も並行して行っています。当然、普段の業務が忙しければ採用に関する連絡が遅れる可能性もあります。また、応募者が殺到しているなど、採用に関する他の業務で手いっぱいとなっている事もあります。

1日、2日で返信の催促をするのは、せっかちな人という印象を与えてしまいますので、企業への応募の場合には避けましょう。

1週間程度待っても来ない場合は電話をする

記載の期日から2日ほど、もしくは1週間程度時間を置いてもメールの返信が来ない時には、メールではなく電話をしてみましょう。

またメールを送っても、相手方がすぐに気が付かずさらに返信が遅れてしまう可能性もありますし、電話なら直接コンタクトが取れます。

企業に返信メールの催促をする時の電話の注意点

相手を責めるような言い方はしない

「〇日までにご連絡をいただけると思っていたのですが」「他の採用にも影響が出てしまうのですが」など、待った結果返信メールが届かなかった事で、相手を攻めるような言い方は避けましょう。

「〇日にメールを送ったのですが、届いてますでしょうか?」など、あくまで低姿勢、丁寧な対応で電話の問い合わせをしましょう。

忙しい時間帯の電話は避ける

就業開始直後や終了間際などは、特に企業が忙しい時間帯です。忙しい時間帯に電話をしても取ってもらえない事もありますし、相手側に迷惑となってしまいます。

営業時間内でも午前中なら10時から11時まで、午後なら14時から16時ごろの時間がベストです。

内容は簡潔に、分かりやすく

返信メールの催促や問い合わせも、立派なビジネスに関する電話です。ビジネスシーンでの電話は、簡潔に、分かりやすくが鉄則です。あらかじめ内容をまとめておきましょう。

すぐに使える、企業に返信する際のパターン別例文

面接日程を調整する場合

件名: Re:〇〇株式会社 面接日程のお知らせ

〇〇株式会社
人事部 ご担当者様

お世話になっております。

このたびは面接の日程をご案内いただき、ありがとうございました。
それでは、以下の日程にてお伺いします。

日時:〇月×日(金) 11:00〜
場所:〇〇株式会社 本社ビル2F 第二会議室

お忙しい中、面接の日程をご調整いただきありがとうございました。
当日は、何卒よろしくお願いいたします。

署名

面接のお礼を返信する場合

件名: Re:〇〇株式会社 面接日程のお知らせ

〇〇株式会社
人事部 ××様

お世話になっております。××(氏名)です。

本日はお忙しい中、面接のお時間をいただき誠にありがとうございました。

以前より貴社を第一志望としておりましたが、本日実際にお話をお伺いする事によって、ますます貴社で働きたい気持ちが強くなりました。

取り急ぎ、面接のお礼をしたくメールを送信いたしました。
末筆ながら貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

署名

まとめ

・企業への返信メールは、ビジネスメールの基本マナーにのっとって送信する。プライベートとの混同や不適切な言葉遣いは避ける、Re:は残す、相手と自分の名前を入れる、本文は残す、など。

・過剰・二重敬語や表記ゆれ、間違えやすい表現に注意し、適切な言葉遣いでメールを送る。

・採用に関するメールの返信が来ない時には、期日の記載があった時にはその2日後、記載がない時には1週間ほど待つ。その後、電話で問い合わせを行う。