就職活動で内定をもらえばラッキーですが、引き続き複数社から内定が決まるケースもよくあることです。このような場合は、本命の会社以外に内定の辞退を連絡しなければなりません。

折角頂戴した内定を辞退するのは心苦しいですが、そのままにしておくと大学へのクレームなどトラブルにもなりかねません。誠意を持って相手に伝えることが大切です。

いつまでに内定辞退の連絡をすべきか

法律の規定では、「期間の定めのない労働契約については、各当事者はいつでも解約の申し入れをすることができ、解約の申し入れから2週間を経過することによって終了する(民法627条第1項)」となっています。

「期間の定めのない労働契約」とは正社員契約のことです。つまり、2週間前に予告をすれば、法律的には問題はありません。内定であれば、正式な労働が始まる4月1日の2週間前でOKということになります。

しかし、これはあくまでも法律上の規定です。企業は内定を出すまでに労力とコストを費やしています。このような努力を無駄にするのですから、内定辞退の連絡は極力早い段階にするのが就活生のマナーです。誠心誠意心をこめて辞退の旨と謝罪の気持を伝えることがベストです。

内定辞退をする3つの方法

内定の辞退を連絡する方法には、「メール」「電話」「直接訪問」の3つがあります。

直接謝罪が一番よい

ビジネスでのもっとも誠実な謝罪方法は、「直接謝罪」です。直接担当者に辞退の意志と謝罪を伝えます。

担当者は良い気持ではないかもしれませんが、内定の辞退は常に想定していることです。きちんと謝罪すれば、納得してくれるはずです。

内定辞退をする際に一番多いのは電話

相手の顔を見ながら辞退するというのもハードルが高いものです。実際に内定辞退の連絡で多いのが電話です。

電話であれば、直接担当者と話ができるので、確実に辞退の申し出を伝えられます。また、直接訪問のようなプレッシャーがなく、相手の言い分も聞けるので、それに対しても心からお詫びすることが可能です。もっともスピーディで確実な方法と言えます。

直接訪問や電話で内定辞退をした場合に、後日あらためて手紙を送るのもより誠意のある方法です。

メール連絡は最終手段

どうしても直接謝罪や電話でも伝えるのが苦手な人は、メールという方法もあります。この際は、きちんと誠意が伝わるような書き方が重要です。しかし、これはあまりおすすめすることが出来ません。

電話で内定辞退をする場合のポイント

時間帯を考えて電話する

電話する場合は、時間帯を考慮することが大切です。忙しい始業時や外出している可能性が高い昼時は避けるようにします。午前中なら10時~12時、午後は2時~5時ぐらいの時間帯がベストです。

相手の都合を確認する

担当者に電話がつながったら、まず、「今、ご都合はよろしいでしょうか?」と電話で半紙ができるかを確認して下さい。もし、都合が悪ければ、都合の良い時間をお聞きして、再度電話する旨を伝えましょう。

まずは、内定辞退の意思を伝える

言いづらいことは、どうしても後回しにしがちですが、ダラダラを余計な話をしても時間のムダです。まずは、「先日は内定のお知らせをいただき有難うございます。折角の内定ですが、本日は御社の内定を辞退いたしたくお電話をいたしました」と内定辞退の電話であることをきちんと述べます。

内定辞退の理由はあらかじめ考えておく

担当者が辞退の理由を聞くことは想定されます。その際に戸惑わないように辞退の理由はきちんと考えておきましょう。

ただし、「御社がブラック企業と書き込まれていたので」とか「他の企業の方が待遇がよかったので」などの理由は相手に失礼になるので、たとえ正直な理由でも絶対に言わないのがマナーです。

また、「健康に問題が見つかった」「実家の事情で」など、ごまかしの理由はバレやすく、相手に失礼になります。

内定辞退の理由は、「職種」や「業界」が違う企業へ就職がベストです。「自分のやりたかった職種なので」とか「一番希望していた業種だったので」と言えば担当者も納得してくれるでしょう。

また、「適正」も理由になります。「自分の適性が他社の仕事に合っていると感じたので」と正直な気持を伝えましょう。

ただし、就職先が同じ業界でランクが上の場合は、あまり正直に言うと相手の自尊心を傷つけてしまう可能性があるので、具体的な社名などは言わない方が良いでしょう。

心からお詫びする

本来は直接お詫びしなければならないことをきちんと謝罪します。担当者によっては怒って「直接辞退しに来て下さい」と言う場合もあります。先に謝罪しておけばその怒りは半減するはずです。それでも来社を要求されたら、行って謝罪することも必要です。

しかし、再度就職を説得される可能性もあるので、意志の弱い人は断った方が良いでしょう。

内定をキープすることはできるのか

内定が決まった企業が第一希望でなく、第二、第三の企業だった場合、安全策として内定をキープしておきたいものです。この場合は、内定の「保留」をお願いします。一般的に保留ができる期間は1週間ぐらいです。長くても2週間が目処と思った方が無難でしょう。

保留の理由は正直なものでなくてもOKです。「第一志望の面接がまだなので」と言うと内定を取消されてしまう恐れもあります。「家族と時間をかけて相談したいので」などの当たり障りの無い理由が良いでしょう。

内定辞退の電話例

私、○○大学の○○と申します。お忙しいところ申し訳ありませんが、人事部○○担当の○○様にお願いできるでしょうか?

(担当者につながり)
私、○○大学○○学部の○○と申します。ただ今、お時間よろしいでしょうか?

(大丈夫です)
先日は内定の通知をいただき有難うございます。大変恐縮ですが今回の内定を辞退いたしたくご連絡しました。

自分の適性を深く考えた結果、他の会社とのご縁を感じ、心苦しいですが御社の内定を辞退させていだだきます。

(それは残念ですね)
本来なら直接お会いしてお詫びをするところ、電話でのご連絡で申し訳ありません。

(いえいえご丁寧にどうも)
貴重なお時間を割いていただきながら、このような結果になりご迷惑をおかけしました。
重ねてお詫び申し上げます。それでは、失礼いたします。

まとめ

内定を辞退するには、直接会社を訪問することがマナーとしてはベストですが、実際にはハードルの高いものです。一般的には、電話での辞退が多くなっています。内定の辞退の連絡ではメールでは失礼になるので、極力電話で連絡するようにします。

電話での内定辞退のポイント

① 時間帯を考えて電話する
② 相手の都合を確認する
③ まずは、内定辞退の意思を伝える
④ 内定辞退の理由は、あらかじめ考えておく
⑤ 心からお詫びする

の5つです。

相手に失礼の無いように、誠意を持ってお断りすることが大切です。

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