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アポイントのお願いをしたり、担当者が変わって「ご挨拶に伺いたい」というメールを出すときの表現について。アポイントメールの件名や書き方のポイントを解説し、そのまま使える例文をご紹介します。
アポイントの依頼をする際のポイントと注意点
アポイントの依頼は、明確に、かつ相手の立場に立って行うことがポイントです。
アポイントを受けるということは、あなたのために時間を割くということです。理由が曖昧であれば会ってはくれません。
具体的で明確で相手への気遣いがあると、「時間を割いてもいいかな」と思ってもらえるかもしれません。
アポイントメールの悪い例5つ
2. 会う目的が分からない
3. どのくらい時間がかかるか分からない
4. 日程を押し付ける
5. メールの印象が悪い
これらが注意点としてあげられます。特に自分の都合ばかりを押しつけるとメールであっても必ず伝わるので要注意です。
時間を割いていただくことへの感謝を常に忘れないようにしましょう。
アポイントの依頼メールの作成方法
アポイントにおける件名のコツと例文
件名は分かりやすく短文で書きましょう。
忙しい時や大量の受信メールが届いた時、相手は件名を見て判断します。開けてからでないと内容が分からないのは非常に不親切です。
特に伝えたいことがあるなら件名の最初に記載するといいでしょう。
アポイントにおける宛名のコツと例文
宛名は最低限「会社名＋名前（様）」は入れましょう。
法人格は略さずに書くことをおすすめします。
最初にメールを送る際は相手の名前をフルネームにすると丁寧な印象になります。わかるなら部署名や役職も入れるといいでしょう。
採用担当者様？どれとも御中？第一印象を決める正しい履歴書郵送方法
△△株式会社
関東営業部 長谷川弘樹様
アポイントメールにおける挨拶と名乗りのコツと例文
宛名の後は挨拶、名乗りが基本の形です。
挨拶は「お世話になっております」が一般的です。
初めてメールする場合や、メールの期間が空いている場合などは臨機応変に挨拶内容を変えましょう。
相手にメールを送るのが初めての場合は部署名を入れ、名前をフルネームで書くと親切です。
いつも大変お世話になっております。
〇〇会社 法人営業部の田中一郎でございます。
アポイントメールでの本文のコツ①
本文は要点、詳細の順番で書いていくのが基本です。「ご挨拶に伺いたいので日程を確認したい」など、一行でメール内容が分かるように簡潔に書きましょう。
不明な点が多けば多いほどアポイントは取りにくくなります。
聞き返さなくてはいけないことがあると面倒だからです。相手も忙しいので後回しにされてしまう可能性もあります。
どの程度の要件で所要時間はどのくらいなのか、会議室を予約しなくてはいけないのか、など相手に疑問点が残らないように具体的に書きましょう。
アポイントメールでの本文のコツ②
アポイントメールには、メールを送った経緯を書くようにします。
初めてメールを送る相手やお付き合いが深くない相手の場合は、これを怠ると不信感を持たれてしまうことも考えられます。
「（新製品が出たので/担当者が変わったので）ご挨拶に伺いたい」「〇〇さんから御社のことを伺いました。」「メールで問い合わせいただいた件についてぜひお会いしてご説明したい。」のように、どんな経緯で何のためにアポイントを取りたいのかが分かるようにしましょう。
アポイントメールでの本文のコツ③
アポイントの候補日はこちらから提示します。「ご都合のよい日をお知らせください。」のように相手任せにすることは避けましょう。
相手任せにすると日程調整のための時間を取らせてしまうことになりますし、日程調整が面倒でなかなか返信がもらえなくなるリスクもあります。
候補日は必ず複数出し、理想は3つくらいとされています。
これは候補日が2つだと少なく感じ、4つだと多く感じるといわれているためです。
候補日は自分の都合なので相手に当てはまるとも限りません。候補日で調整が取れない場合、相手の都合に合わせて自分のスケジュールを調整することも大切です。
また、締め切りがないと相手はつい返事を先延ばしにしがちです。
いつまでに返事が欲しいと一言添えるだけで返信率が上がるのでぜひ加えておきましょう。
アポイントメール 締め方のコツと例文2つ
相手にメールの返信以外にスケジュールの確認、会議室の確保など手前取らせてしまうということを忘れてはいけません。
「お忙しい中大変お手数おかけしますが」など、労りの気持ちをメール内に入れておくと、相手にも気持ちが伝わり印象がよくなります。
日程の確認や訪問依頼など、相手に質問のメールを送る場合は、締めの挨拶に返信を待っている気持ちを含ませると効果的です。
ご確認の程よろしくお願い申し上げます。
ご検討どうぞよろしくお願いいたします。
ビジネスメールでの署名のテンプレート
署名をメールの最後に必ずつけるようにしましょう。
株式会社〇〇
営業部 山田 太郎
〒000-0000
東京都XX市XX XXビル5F
Tel:00-0000-0000
Mail:yamadat@xxx.com
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アポイントメールの例文集
営業での新規のお客様向けのアポイント依頼のメール例文
件名：ご挨拶のお願い(〇〇株式会社)
△△株式会社
関東営業部 長谷川弘樹様
いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社 営業部の田中一郎と申します。
先日は弊社をご利用いただきまして誠にありがとうございました。
今回お礼とご挨拶を兼ねて是非一度貴社にお伺いさせていただきたくメールを差し上げました。
お忙しいところ大変恐縮ですが、下記日時で20分程度お時間をいただくことは可能でしょうか？
・2月2日(木)13時～
・2月3日(金)15時～
・2月7日(火)午前中
もし不都合がございましたら長谷川様のご都合のつく日程をいただければ調整いたしますのでご連絡下さいませ。
1月30日までにご返信いただけますと大変助かります。
お手数をおかけいたしますがご確認の程よろしくお願いいたします。
件名:資料請求の件とご挨拶お願い(〇〇会社)
△△株式会社
企画部 吉田様
この度は資料請求のご依頼ありがとうございます。
〇〇会社 営業部 担当の田中一郎と申します。
お問い合わせいただいた資料ですが、差し支えなければご挨拶も兼ねて直接お渡しできればと思っております。
下記日程でご在社しているお時間はございますか？
10分程度お時間をいただけますと幸いです。
・2月2日(木)
・2月3日(金)
・2月7日(火)13時～
〇〇近辺には定期的に訪問しておりますのでもし他に吉田様のご希望の日程があれば調整させていただくことも可能です。
お忙しい中お手数おかけいたしますが1月30日までにご返信いただけますと大変助かります。
ご確認の程よろしくお願いいたします。
既存のお客様向けのアポイント依頼のメール例文
△△株式会社
松本様いつも大変お世話になっております。
〇〇株式会社 田中でございます。先日ご相談いただいた〇〇に関しまして納品数の打ち合わせをお願いしたく思っております。
下記いずれか日程で貴社にお伺いしたいのですが、ご都合の良い日はございますか？
・2月2日(木)10時～
・2月3日(金)14時～
・2月7日(火)13時～打ち合わせはだいたい1時間を予定しています。日程に不都合がある場合ご希望の日程をいただければ調整いたしますので遠慮なくご連絡ください。
お忙しいところ恐縮ですが1月30日までご返信いただけますと大変助かります。以上、ご確認の程よろしくお願いいたします。
アポイントメールを送った後のフォロー
電話でのフォロー
アポイントメールを送った後にフォローの電話をするとより一層丁寧です。
電話の内容は「アポイント日程ご相談のメールを送ったので確認をお願いしたい」という旨を伝えるだけで十分です。相手不在なら電話に出た方に伝言をお願いする形で構いません。
日程決定後のメールでのフォロー
相手から日程連絡の返信がきたら、日程調整してくれたお礼を兼ねて、日時を再確認するメールを返信しておくと安心です。
ご返信をくださりありがとうございます。
下記の通り訪問させていただきます。
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・日時 2月7日(火)13時
・場所 貴社オフィス
・訪問者 山田、田中 計2名
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それでは当日はよろしくお願いいたします。
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