ビジネスにおけるメールでの謝罪のやり方　お詫びメールの例文を解説

仕事をしていれば、皆一度はミスをすることがあるでしょう。ミスをした場合、その対処法によってビジネスマンとしての信頼が保たれるか失われるかが決まってきます。

この記事では謝罪に関してメールでの対処法について、以下のような点を解説いたします。
・お詫びのメールをするタイミング
・誠意あるお詫びのメール
・お詫びメールの例文

基本的にお詫びをメールだけで済ませるのは良くありません。しかし、直接お客様と会えない場合やより丁寧に謝罪するためにメールで送る場合も多々あります。メールでのお詫びの方法を身につけて、ビジネススキルを磨きましょう。

メールでの謝罪は口頭で謝罪をした後がよい

原則としてメール一本でお詫びを済ませるのは適切ではありません。これでは相手に気持ちが伝わりにくいからです。場合にもよりますが、基本は口頭で謝罪をします。そして、さらにメールで重ねてお詫びをするという方法をとるのがよいでしょう。

●社内での業務ミス
社内でのミスの場合、主に迷惑かけるのは同僚や上司です（他部署も含む）。社内にいる人たちに謝罪するのにメールで送るだけでは失礼です。取りまとめている上司に直接口頭で謝罪し、調整するのが一般的な対処方法です。

スケジュール管理がきちんとできておらず、ブッキングしてしまいました。社内会議の方が先に決まっていたとしても、来客の日程を調整してもらうのは厳しいでしょう。気づいたのが当日だったとしたら、日程調整は難しいので、社内会議の時間を変更してもらうしかありません。

このような場合は、以下のような方法を取るのが良いでしょう。

スケジュールの変更は仕事をそれぞれ持っている人にとっては迷惑な話です。気づいた時点でスピーディーに対応することが大切です。自分のミスであることを潔く認め、お詫びしましょう。

●社外とのやり取りミス
極力社外とのやり取りの中でミスは無くしたいのですが、お互い人間なので伝達ミスやトラブルが発生することはあります。自分は軽く考えていても相手を起こらせてしまうこともあるので、コミュニケーションをしっかり適切にとることが大切です。

発送する商品をきちんと確認しなかったことがミスの原因です。取引先が急いでいる場合もあるので、できることならすぐに出向いて謝罪し、手土産と商品の代わりのものを一緒に届けるのがベストです。また、ミスの大きさにもよりますが、自分だけではなく、上司も一緒に出向くことで相手の気持ちをなだめることもできます。

当日、帰社したら再度お詫びのメールを送っておくとより丁寧です。

誠意のあるお詫びメールをする際のポイント

問題の経緯を説明する

どうして問題が起こったのか、その経緯を説明することで相手の気持ちを落ち着かせます。このとき、相手に多少の落ち度があったとしても、そのことには触れず、自分が謝罪する体勢を保つことが大切です。相手の気持ちを逆なでするような言い回しや誤解を与える文章は避けます。

端的に問題の経緯と対策を明記することが大切です。

お詫びメールで言い訳をしない

お詫びのメールでやりがちなのが、自分のミスではあるけれども不可抗力によるところもあり、100％自分だけのミスではないと主張することです。その気持ちは分かりますし、それが真実かもしれません。

しかし、相手は怒っているのです。そのときに色々な言い訳を言われても耳には入りません。それどころか火を注ぐ結果となってしまう可能性も考えられます。

自分の気持ちは納得していなくても、お詫びのメールは言い訳をせず、潔く謝る姿勢を見せましょう。

謝罪の際、反省と改善策を添える

ただ謝るだけでは相手は納得しないかもしれません。重要なのは、ミスをした本人が本当に反省しているのか、そして今回起こったことに対して、今後どう対応していくのか、ということです。ここがきちんとできているとビジネスマンとして信頼を持続できます。

自分が悪かったことをしっかりと文面でも分かるように反省の意を述べ、今後同じミスを繰り返さないための改善策や心がけを最後に明記します。

そして、改めて「今回は迷惑をかけて申し訳なかった」という気持ちを綴りメールの締めくくりとします。

パターン別、謝罪メールの例文

納期遅延に対するお詫びのメール

商品破損、不良品に対するお詫びのメール

発注ミスに対するお詫びのメール

書類の記述ミスに対するお詫びのメール

面接日をずらしたことに対するお詫びのメール

まとめ　謝罪メールの3大ポイント

ミスをしたことよりもその後の対応がもっと需要です。ミスをしてしまったことは仕方ありません。ミスをカバーできるくらいの迅速で丁寧な対応を心がけましょう。