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せっかく頂いた内定でも、第一志望ではないなどの理由から辞退しなければならないケースもあり、「電話ではなんとなく連絡しにくいからメールでもよいか」と考える方も多くなりました。
この記事ではメールで内定辞退は問題ないのか、メールで内定辞退する場合の書き方に加えて、実際に使用できる例文などを解説しています。
内定をくださった企業に対し、失礼なく内定辞退を申し出たい方はぜひ参考にしてみてください。
内定辞退はメールでしても問題ないのか
本来は電話で連絡する
本来、以下の理由により内定辞退は電話でするのがマナーとなっています。
- 電話で直接相手と話すことによって、内定辞退のお詫びの気持ちやこちらの誠意が伝わる
- 社内メールに紛れての未開封や、サーバーエラーによるメールの未着の可能性がある
- 電話は双方で同時に対話ができるので、一方的な連絡にならない
メールは電話連絡の後にすることもある
メールでの内定辞退は、電話であらかじめ内定辞退の連絡を行った上で、補助的に連絡する用途で送ることがあります。これはメールの文面にすることで内定辞退を企業に伝えたという証拠として残すためです。
この場合には既に電話で内定辞退を伝えていますので、具体的な理由などは省き、内定に対する感謝とそれに応えられないお詫びを簡潔にまとめて送信するようにしましょう。
メールのみの連絡でも可能な場合
一方で、内定辞退をメールのみで済ましても問題ない場合もあります。
転職エージェントなどの求人媒体を介して応募を行い、転職エージェントを通して内定を貰った場合には、直接企業に内定辞退の連絡をせずに求人媒体側に内定辞退を伝えれば大丈夫です。
また、最初から企業との連絡を一貫してメールで行ってきた場合にも内定辞退の連絡はメールで問題ありません。
ビジネスツールの多様化により、採用の流れを全てメールで行う企業も多くなりました。この場合には、内定辞退の連絡もメールで行った方が自然です。
メールでの内定辞退、気を付けるべきポイント
ビジネスメールにおけるマナーを守る
内定辞退のメールもビジネス上のメールとなりますので、ビジネスメールを送る時のマナーを守って送りましょう。
ビジネスメールにおけるマナーには以下のようなものがあります。
- 件名で内容が分かるようにする
- 内容は挨拶から始め、簡潔にする
- 正しい敬語を使う
- 相手側の営業時間内に送信するようにする
- 最後に相手企業の発展を願う一文を入れる
- 誰からのメールか分かるように最後に署名を入れる
件名で内容が分かるようにする
ビジネスメールは件名を見ただけでメールの内容が分かるようにします。内定辞退のメールも、件名を「内定辞退のお詫び」などにします。
件名の後ろに、自分の氏名を一緒に入れておくと（新卒採用の場合には大学名も合わせて）、より分かりやすくなります。
例文付き 内定辞退メール作成方法、6つのポイント
内定辞退メールを実際に作成する時の流れを見てみましょう。
- 内定を辞退させていただく、という内容を冒頭に書く。
- 内定辞退の具体的な理由を書く。この時、自分の印象を良くするために嘘を言うのはやめる。内容は簡潔にまとめる。
- 内定を辞退することに対するお詫びを書く。
- 手間や時間を割いて、自分の採用に関わってくれた企業や担当者に対してのお礼を書く。
- メールで内定辞退をすることに対するお詫びを入れる。
- 最後に、企業の今後の発展をお祈りする文面で締める。
件名：内定辞退のお詫び ○山〇男本文：
〇〇株式会社 人事部 採用担当 〇〇様先日面接にお伺いいたしました〇山〇男と申します。この度は、貴社内定のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、貴社内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げた次第です。（1）
内定のご連絡を受けた後に、貴社にて自分自身がどのように業務で貢献できるのかを改めて考えた所、別の企業とのご縁を感じ、他社への入社を決断いたしました。（2）
応募書類にお目通しいただいたり、面接や会社説明などをご対応いただいたり、何度もお時間を取っていただいたのにも関わらず、このようなご連絡を差し上げなければいけないことを、とても心苦しく感じております。大変申し訳ありません。（3）
特に、〇〇様には丁寧で親切なご対応をしていただき、大変感謝しております。（4）本来であれば、直接お伺いした上でお詫びをしなければいけない所、メールでのご連絡となりましたことをお詫び申し上げます。（5）
最後になりましたが、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げております。（6）〇山〇男
××＠××.co.jp（メールアドレス）
090-××××-××××（電話番号）
東京都〇〇区××…（住所）
内定辞退をメールで伝える場合のおさらい
内定辞退をメールで伝える場合のおさら居は以下の通りとなります。
- 内定辞退は、本来ならば電話で伝える。電話連絡の補助的なツールとしてや、転職媒体を介しての応募、最初から連絡手段がメールのみ、といった場合にはメールでの内定辞退も可能。
- 内定辞退メールを送る時には、まずビジネスメールにおけるマナーを守って失礼のないように送る。
- マナーを踏まえた上で、内定辞退をメールで行う失礼へのお詫びと、丁寧で簡潔、そして誠意を込めた内容とする。
- 件名は、開封前に一目で内容が分かるようにする。氏名を添えるとなおよい。
- 内定辞退メールの作成手順は六段階。内定辞退の内容であること、内定辞退の理由、内定辞退に対するお詫び、採用担当者に対する今までの対応への感謝、メールでの内定辞退に対する失礼へのお詫び、最後に、企業の今後の発展を祈る言葉で締める。
新卒採用時でも、転職活動でも、複数の企業へ応募すると内定辞退をしなければいけません。
また、内定辞退をする企業も今後自分が働く上で関わりがある可能性もあります。メールで内定辞退を行う時も、相手を尊重し、誠意を込めたメールを送れば今後ビジネス上でのお付き合いが続く場合でも良い関係を築けるようになります。
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