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この記事は2019/03/04に加筆修正を行いました。
「リマインドメール」の意味と役割
リマインド(remind)には「思い出させる」「気づかせる」「思い起こさせる」という意味があります。つまりビジネスで使われるリマインドメールとは、相手に何かを思い出させるために送るメールのことです。
お互いに取り決めた約束事を相手が約束事を忘れたり、勘違いしたりするリスクを防ぐためにリマインドメールが活用されています。
リマインドメールの特徴は、「通知する」という直接的な意味合いではなく、相手が思い出すのを「手助けする」というスタンスだということです。したがって催促の意味合いが強く出過ぎないように、送るタイミングや文面には気を使う必要があります。
ビジネスシーンで「リマインド」するケース
ではもっと具体的に、ビジネスシーンで「リマインド」が必要なケースを紹介します。
例えば以下のような場面です。
・取引先や顧客との、食事会や飲み会の日程確認
・資料の提出期限が近付いているとき
・こちらからの質問への回答があまりにも遅いとき
・社内外における会議やイベントへの出欠確認
リマインドメールの目的は「仕事をスムーズに進める」ということにあります。
リマインドメールを送ることによって、予定されたスケジュールを予定通りに進められる可能性が高まります。ひいては自分自身の仕事の進行やスケジュールの管理を楽にさせるというメリットにもつながるのです。
いつ「リマインド」したらいいのか？
多くのビジネスマンが悩むのは、リマインドをするタイミングでしょう。
「リマインドメールの存在は知っているが送るベストなタイミングがわからない」という人は少なくないはずです。
結論から言うと、送るタイミングに具体的な決まりはありません。ただ資料提出や質問への回答など、期限が設けられているような約束事についての「催促」の場合であれば、約束した期日の数日前が適切です。あまり早く送り過ぎても期日まで余裕があるとまた忘れられてしまって、リマインドの意味をなさなくなる可能性があります。締め切りの3日前程度を目安に送るのがちょうどよいでしょう。
単に進捗状況を確認したいのであれば、2週間～1か月前などもっと早めに送っても失礼には当たりません。
また打ち合わせや食事会の日程を忘れないようにするためのリマインドメールについても、「予定日から○日前でなければならない」といった決まりはありません。ただ送るときは、相手が別の予定を入れてしまうことを避けるために、直前に送るのは避けた方がいいでしょう。早めに送ることで、日程をずらすなどして予定を調整することができます。
リマインドメールの書き方
先ほども言ったように、リマインドメールには相手に催促や予定の確認を促す性質があります。相手に不快な思いをさせないためにも、メールの書き方におけるポイントを押さえておくことが大切です。
件名のポイント
リマインドメールを送る際、まれに「リマインドメールです。」と直接書く人がいますがこれは避けましょう。特に取引先や顧客への催促である場合、メールを受け取る立場としては気持ちがいい表現ではありません。
たとえば、「○○の会議についての予定確認」や「【再確認依頼】××提出の期限日について」といった表現で件名を書く方が不快にさせるリスクを低減させることができるでしょう。
本文のポイント
本文を書く際は、以下のポイントに気を付けてください。
・日時や場所は箇条書きで書く
・複数人に送る場合は一言添える
こうした丁寧な表現であっても催促している内容であることは変わりません。その点を意識して、感情的にならずに「お手数ですが…」という謙虚な気持ちで文を作りましょう。
まずはじめに「いつも大変お世話になっております」などの挨拶を書き、続けてリマインドの内容を書いていきます。ビジネスメールは忙しい相手にも読みやすく瞬時に内容が分かるように書くことを心がけます。「5W1H」を意識して書くとよいでしょう。
「where」イベントの場所はどこか。
「when」 いつまでが返信期限なのか。いつ開催かなど。
「who」 会食や会議に参加するのは誰かなど。
「why」 イベントの目的など。
「how」 どんなリアクションを求めるか。メールで返信、など。
またビジネスメールの基本として、日時や場所については相手が見やすいように箇条書きで表記します。
複数人に送る際は、「早々にお返事をいただいている方もいらっしゃいますが…」、「すでに提出していただいた方につきましては申し訳ございません。」などの文言を添えるようにしましょう。
こちらの確認不足を相手に悟られるリスクを避けるというメリットがあります。
リマインドメールの例文
件名と本文のポイントを押さえたリマインドメールの例文を2つ紹介します。
「社外の人との食事会」のリマインドメール（出欠の催促）
【再確認依頼】食事会へのご出欠について
（本文）
大変お世話になっております。
A株式会社、営業部の鈴木でございます。先日ご連絡いたしました食事会につきまして、
再度、ご出欠の確認をさせていただきたくご連絡差し上げます。
日時：○月○日（水曜日） 18時～20時
場所：××ホテル（必要であれば住所や電話番号も記載）
お忙しいところ恐れ入りますが、△月△日の17時までに出欠をお知らせください。
よろしくお願いいたします。
「社内の歓送会や飲み会」のリマインドメール（確認）
営業部△△の送迎会について予定確認
（本文）
お疲れ様です。営業部の佐藤です。さっそくですが、営業部△△の送迎会の予定日が迫って参りました。
改めて当日の予定を送らせていただきますので、ご確認ください。
日時：○月○日（水曜日） 19時～21時
場所：××レストラン
参加費：5,000円
当日キャンセルにつきましてはキャンセル料がかかってしまいますので、
改めてご予定の確認をお願いいたします。
なお変更等ございましたら、お手数ですが当メールもしくは私佐藤の携帯まで直接ご連絡ください。
（電話番号）
それでは、当日はよろしくお願いいたします。
リマインドメールに対する返信
リマインドメールに返信する側になった時は、次の2つの注意点を意識しましょう。
①できるだけ早く返信する
返信が求められるリマインドメールの大半は、急を要するものです。本文で質問されている内容に対してできるだけ早く返信することを心がけましょう。自分が思っているよりも、相手はいつメールがいつ返ってくるかを気にしています。
②リマインドをもらったことへのお礼の言葉を添える
リマインドメールの返信には「リマインドメールをいただきありがとうございます。」のようなお礼の一言を添えるのを忘れないようにしましょう。
わざわざリマインドを送ってくれた相手に対して「気づかせてくれて助かりました」という思いをきちんと伝えることは、今後のビジネスをスムーズに運ぶためにも重要です。
③こちらに非がある場合はお詫びの文言を入れる
こちらからまったく連絡をしないまま、期日がギリギリまで迫っている中でリマインドメールを受けた場合は、お詫びの文言を添えて返信しましょう。
「ご連絡が遅れて申し訳ございません。」と素直に謝ったり、「本来ならばこちらからご連絡差し上げなければならないのに…」といったように、相手の配慮に謝意を示すような文章がいいでしょう。
