ビジネスにおいてメールでのやりとりは必要不可欠なものです。書き方次第では相手に与える印象も異なってきますので、少しでも好感を与えるようなメールの書き方を学ぶことは大切です。

メールの最後につける「署名」も同じです。「署名」の表現方法を間違えると不快感を与えてしまうこともあります。

署名とは

「署名」とは、メールでの「名刺」のようなものです。

メールの送信者ネームや送信者の情報を記載するものです。送信者の情報には、「会社名」「部署」「住所」「電話番号」「ファックス番号」「メールアドレス」「URL」などがあります。

全ての情報を掲載する必要はありませんが、最後に署名をつけるのは、ある意味ビジネスマナーでもあります。

特に初めてメールを送る相手には、どこの誰からのメールであるかは明確にしておきましょう。

どのような相手に送るべきか、また相手によって署名メールの内容を変えるべきか

署名をひとつ作成して保存しておけば、メールを送る際には便利です。
特に複数の人に送る場合などは効率的といえます。

但し注意したいのが「どのような相手に送るか」です。

署名をつける相手は主にビジネスに関わる人たちですので、家族や友人などの親しい人に署名はあまり必要ありません。親しい人なら名前だけ記載した場合でもコミュニケーションをとることができます。

ビジネスで使う署名の場合、相手によって内容を変えましょう。

社内でのメールなら名前と部署だけのシンプルな署名で十分ですが、重要になるのが社外の方への署名です。
まだ面識のない人にメールを送る場合は、「会社名」「部署」「名前」「メールアドレス」「URL」ぐらいの情報で署名を作成しておくのが無難です。

住所や電話番号などの情報を入れておくと必要のないDMなどが送られてくる可能性があります。情報を全て公開する義務はありません。信用できる相手以外は必要最低限の内容で止めておきましょう。

仕事上で付き合いの長い相手でも署名は必要です。
署名に近況や新しい情報などを加えると、より効果的な署名になります。 相手に合わせて数パターンの署名を用意して、使い分けるようにしましょう。

署名についてこちらの記事も参考になります。
学生がメールを返信する際の署名の書き方について 注意点 例文

署名の書き方・ポイント

署名は名刺と同じと言いましたが、名刺以上に相手には便利な情報になります。住所などをコピー&ペーストして住所録にも反映できます。そのため署名の書き方も相手にとって使い勝手の良いものにする工夫が必要です。
悪い書き方は、会社名や名前などを横に並べることです。

×株式会社○○ 営業2課 山田一郎 〒000-0000 東京都○○区○○ビル ○F
TEL 03-0000-0000 FAX 03-0000-0000メール info@△△△.jp URL http://△△△.jp

これでは、ひとつひとつ分けてコピーしなければならないので、手間がかかります。

<良い例>
株式会社○○ 営業2課
山田一郎
〒000-0000 東京都○○区○○ビル ○F
TEL 03-0000-0000
FAX 03-0000-0000
メール yamada@△△△.jp
URL http://△△△.jp

このように改行して記入しておくと、データとして保存しやすくなります。また、電話番号やメールアドレスはクリックすればすぐに開けるようにしておきましょう。

また、署名の中にさりげなく情報を入れておくのもビジネスを進める上では大切なことです。

新商品やサービスの情報を掲載したURLを貼り付けます。しつこいコメントは逆効果になるので、「詳しくはこちらのページをご覧下さい」と簡単に付け加えておきます。
署名に会社のPRを入れるのもOKです。シンプルな内容であれば宣伝効果はあるので、積極的に取り入れましょう。

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TEL 03-0000-0000
FAX 03-0000-0000
メール info@△△△.jp
URL http://△△△.jp
皆様のおかげで創立30周年を迎えました。
感謝の気持を込めて○○を限定販売いたします。
詳しくは、こちらをご覧下さい。
http://○○○.com/memorial/

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長い付き合いの方には、署名に近況や最近の情報を加えるのも効果的です。

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来月のイベント情報です。
http://○○○.com/ivent/

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TEL 03-0000-0000
FAX 03-0000-0000
メール info@△△△.jp
URL http://△△△.jp
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また、「フェイスブック始めました」「今月の釣り場情報」「今月の俳句」など、相手の趣味などに合わせた情報を加えると、相手との距離感がグッと近づきます。

署名メールの例文

相手に印象を与えるためには、デザインを工夫した署名を作成するのも効果的です。罫線や記号などを使ったテンプレートを作成しましょう。但し、記号の使い方には注意が必要です。

<悪い例>
♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪
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TEL 03-0000-0000
FAX 03-0000-0000
メール yamada@△△△.jp
URL http://△△△.jp
♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪♪

このように♪などは、少しくだけたイメージになるのでビジネスのメールには相応しくありません。同様に♥や★なども避けた方がいいでしょう。

<良い例>
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TEL 03-0000-0000
FAX 03-0000-0000
メール yamada@△△△.jp
URL http://△△△.jp
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メール yamada@△△△.jp
URL http://△△△.jp
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さらに、影をつけたペンプレートも個性的でインパクトがあります。

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TEL 03-0000-0000
FAX 03-0000-0000
メール yamada@△△△.jp
URL http://△△△.jp_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/_/

ビジネスメールでの署名についてのまとめ

ビジネスでのメールのやりとりは日常的になっています。日々おこなうものだからこそ、メールの表現には注意が必要です。相手に合わせた署名を数パターン用意してビジネスメールに活用して下さい。

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