ビジネスの世界においては、適時適切にメールを送る必要があります。しかし、意図が伝わりにくい内容のメールを送ってしまうのは非常に問題です。そのため、分かりやすさを十分に意識する必要があるのです。

この記事では、メールの件名をどのように設定するかという点について具体的に説明していきます。

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タイトルは簡潔にわかりやすく伝えるためのポイント

メールを送信した場合、そのメールを受信した相手が最初に目にするのが「件名」です。
基本的には、メールの件名から、本文のおおよその内容を察してもらう必要があります。

端的に要約する

件名が本文を要約したものであればベストです。

件名が長くてわかりにくいものであれば、すぐにメールを開いてもらえない可能性があります。
その場合、早急に返信が必要なケースだと問題になってしまいます。

そのため、短めに要約した文にしなくてはなりません。

件名、様々な場面での良い文例、悪い文例

相手に送るメールの件名というのは、適切でなければなりません。しかし、あまり適切でない形でメールを送ってしまう場合が多々あります。

そこで、件名における良い例と悪い例を、場面ごとに示して説明していきます。

打ち合わせの場合
良い文例:打ち合わせの日程調整の件
悪い文例:打ち合わせの件

良い文例の場合、打ち合わせの日程についての連絡であることがすぐにわかります。それに対し、悪い文例の場合打ち合わせについての何の連絡なのかが全くわかりません。

上司に報告する場合
良い文例:【報告】新商品の売上目標達成の件
悪い文例:新商品に関する報告

良い文例の場合、報告であることがわかるよう工夫がなされています。
また、どんな内容のメールであるのかもはっきりわかるようになっています。

それに対し、悪い文例の場合、新商品に関する何の報告なのかが一見わからないため、その点が問題となります。

上司に相談する場合
良い文例:新製品の企画書作成についてのご相談
悪い文例:新製品のご相談

悪い文例の場合、新製品に関する何の相談なのかがわからないため、件名としては適切とはいえません。

あまり短すぎてもなんの連絡かわかってもらえませんので、自分がメールを受け取る立場にたって件名を推敲しましょう。

件名の注意点 返信の「Re」について

相手とメールのやり取りをする場合、「Re」に注意しなければなりません。

やり取りが多くなると「Re」がたくさん続く形になり見栄えが悪くなります。そのため、きちんと整理する必要があります。

また、件名に「Re」が1つもないメールを送信した場合、受信した側はそのメールを新規のものだと捉えることになります。
そのため、返信したことをわかりやすく示すためにも、「Re」は全部消さない方がいいです。

まとめ

このように、件名一つとっても、色々とマナーがあります。そのため、ないがしろにせず、細心の注意を払うことが大切です。
件名だけで、他人からの評価が良くも悪くも変わることもあります。

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