普段、あまり意識することがないメールの返信。メールの返信を気をつけることによって、仕事の効率もあがり、印象もよくなります。

この記事では、メール返信の基本をとりあげます。

件名で自分の伝えたいことを伝える!

まずメールの返信の際に、件名についている「Re」についてです。
「Re」を削除するか否かで色々な意見がありますが、基本的にはこのままにして問題ありません。

しかし、相手との打ち合わせ日時について返信する時、件名を編集してそこに日時などを入れると相手もわかりやすくなります。

ポイントは相手にどのような内容かひと目で分かるようにすることです。

引用返信を上手に使う

また、引用返信を用いる時も1つ注意したいポイントがあります。それが「>」を使うことです。
「>」がないと、どこまでが返信の内容か見分けがつかない時があります。

その時に「>」があると、相手がそこから過去のメールのやり取りと一瞬で判断することができます。

このようにして、これまでのメールのやり取りを残しつつ、自分の伝えたいことをわかりやすくメールすることができます。

ビジネスメールにおける引用方法やマナーについて、以下の記事でも解説しています。
ビジネスメールの返信時の効果的な引用の方法とマナー

返信メールの注意点

メールの返信のタイミングにも気をつけたいところです。ビジネスの場では24時間以内には相手に返信するのが賢明です。
それ以上遅くなると相手からするとレスポンスが悪いという印象持ちかねません。

またメールを返す場合は深夜の時間帯などは避けるようにしましょう。
これも場合によっては相手からすると後回しにされたという印象を持たれかねません。

メールの返信スピードも念頭に置いて送りましょう。

メール例文集

件名を編集し、打ち合わせ日時を伝える

編集しない場合:「Re:打ち合わせ日程のお伺い」
編集する場合:「Re:打ち合わせ日程のお伺い(◯月△日 13:00~)」

件名を編集し、打ち合わせで要望のあった資料を送る旨を伝える

編集しない場合:「Re:ミーティングにつきまして」
編集する場合:「Re:ミーティングにつきまして(資料添付)」

引用返信部分の先方の質問を抜粋して回答を伝える

□□様

大変お世話になっております。
株式会社◇◇ソリューションズの××と申します。
> ミーティングの日程につきまして、◯月◯日(◯)13時からでよろしいでしょうか。
> お手数ではございますが、ご検討ほどよろしくお願いいたします。
ご提案いただいた日程で問題ありません。
以上、よろしくお願いいたします。

ビジネスメールでの返信方法についてのまとめ

メールは便利な反面、一歩間違うとこちらの意図が伝わらず、トラブルに発展するケースもあります。そのようにならないよう、ちょっとしたことに注意し、相手との円滑なやりとりを実現できるように心がけましょう。