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就職活動での送り状は、応募先に履歴書その他の書類を郵送するときに、表紙のようにして作成し同封する書類のことです。
送り状は就職活動以外でも、社会人になって取引先や顧客に必要書類を送付する機会はたくさんあり、目的や作成上のルールをしっかり心得ておくことが大切です。
送り状（送付状）とはそもそもなにか
送り状の目的は、ビジネスマナーとして、同封する書類の明細を示し、送った書類に漏れがないかどうかを相互に確認するためのものです。就職活動でいえば、志望先の会社から求められた応募書類を送るとき、「書類を間違いなく同封しました」と伝える目的があります。
また「送付状」というものがあります。これは送り状と同様のもので送り状と同じ意味をもちます。
就活での送付状の基本的な書き方や注意点について解説
履歴書の送付状について 必要性や正しい書き方を解説
以下の記事では、書類を送る際のビジネスマナーについて解説しています。書類を送る機会が多い方はこの記事と合わせてご覧ください
採用担当者様？それとも御中？第一印象を決める正しい履歴書郵送方法
履歴書や書類を封筒に入れる際の注意点とポイント
送り状を書く際に必要な項目
送り状を書く際に必要な項目は以下の通りです。
社名・所属・人事担当者名
時候挨拶・選考のお願い
履歴書・職務経歴書（中途採用の場合）・エントリーシートなど
学校名・学部・学年・氏名
送り状の挨拶文は、以下の通りです。
また、書類選考があり、書類通過後面接になる会社の場合は、以下の様に書き表します。
送り状は合否に直接関係はない
応募の必要書類と同時に送るため、採用選考と関係があるように思われますが、送り状が選考の合否に直接関係することはありません。
しかし、封を開けばいきなり書類が入っているというのは社会人マナー、ビジネスマナーとしてはよくありません。今後の印象アップのためにも送り状は必要です。
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送り状はPC作成でもよい
送り状の目的は前段の通りです、文面に工夫する必要はありません。必要事項をはずさず、郵送する書類明細をしっかり書いておけばPC作成で十分大丈夫です。更にテンプレートをダウンロードできるサイトを利用する事で、漏れなく項目を書くことができるでしょう。
送り状に自己PRを書かない
送り状はすぐ捨てられる
送り状はシンプルに書くのが一番です。志望先の会社には、就活の最盛期ともなればたくさんの書類が送られてきます。余分なものにはあまり目が行きません。
必要書類を確認し書類としてファイルされた後は、たいがいの場合、送り状は破棄されるので、あれこれメッセージを書いても意味がありません。
目的から外れると過剰PRになる
よくある間違いが、送り状に自己PRや志望動機を書いている人です。会社がほしい項目はすべて履歴書に書かれているため、書いても重複してしまいます。
あれこれ書けば書くほど、逆に過剰PRと取られるだけです。注意しましょう。
正しい自己PRの書き方は以下の記事で詳しく解説しています。この記事と合わせてご覧ください。
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手渡しのときに送り状は不要
封筒の表面に宛名をしっかりと書く
会社によっては持参で書類を受け付けるところもありますが、送り状は、文字通り「送り」状なので、手渡しのときは不要です。
提出者の名前など送り状に記入していた項目については、一式を封筒に入れた後に、封書の表面に明記します。
封書の表面に書く項目は以下の通りです。
・担当者の所属部門
・役職名
・氏名
右から順に書いた後、最後の左下に、『応募書類一式』もしくは『履歴書・エントリーシート在中』と書きます。市販のもので、朱書きであらかじめ書かれている封筒もあります。
書類を手渡しするときは挨拶を忘れずに
手渡しの際に応対していただいた担当者には「〇〇大学の〇〇と申します。応募書類一式をお持ちいたしました。ご選考の程、宜しくお願いいたします。」と直接口頭で挨拶をします。清々しく挨拶し、向こうから声をかけてもらえれば、自己PRの機会になるかもわかりません。
担当者自身でなく、受付など他の方に代理で受け取ってもらう場合には、「〇〇様にどうぞよろしくお伝えください。」といい添えるようにします。
送り状と同じ意味である送付状について、以下の記事でも詳しく解説しています。この記事と合わせて書類をお送る際に間違いのないように心がけましょう。
送り状についてのまとめ
- 「送り状」は、相手に送付した書類の明細を伝えるビジネス文書で、マナーとして送付書類の一番上に乗せて送ります。
- 就職活動では、履歴書やエントリーシートなどの応募書類を志望企業に送る時に使用します。日時、宛先、挨拶本文、そして書類明細を記入します。
- シンプルかつ正確に書くことが一番で、PCでテンプレートを利用して作成すれば十分です。日付や宛名、そして書類名を間違わないようにチェックをして送るようにします。
- 送り状の文面に、自己PRなどを書きたくなりますが、履歴書やエントリーシートで十分語られていることなので余計な文言を入れないようにします。
- 郵送せず、志望企業の担当者に直接手渡す場合もありますが、この場合は送り状は不要です。手渡す時に、お世話になる旨と選考をよろしくしますという挨拶を必ず添えて手渡すことを忘れないようにします。
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