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会社を設立した場合、市町村などの公的機関、金融機関などの届出に「履歴事項全部証明書」が必要になります。
会社で総務の仕事に携わっている人や、会社設立をした経験がある人なら「履歴事項全部証明書」を見たことや取得したことがあると思いますが、たいていの人にはなじみのない書類なのではないでしょうか。
この記事では「履歴事項全部証明書」とはなにかから、オンライン、法務局の窓口、郵送とそれぞれの取得方法の説明と手数料など、取得する前に知っておくと心強いことについて解説します。
履歴事項全部証明書とは
「履歴事項全部証明書」とは、「登記事項証明書」という法務局に登録されている会社の情報を記載した証明書のうちのひとつです。
「履歴事項全部証明書」と「登記簿謄本」の違い
「履歴事項全部証明書」は知らなくても、「登記簿」または「登記簿謄本」という名前は聞いたことがある人もいるのではないでしょうか。
先述のように「履歴事項全部証明書」は、「登記事項証明書」という証明書のうちのひとつです。では「登記簿謄本」はなにかというと、情報をデータ化する前に紙ベースで登記簿を管理していた時代の名前です。
会社から「登記簿取ってきて」と指示されたら、「履歴事項全部証明書」が必要だと思ってよいでしょう。
「登記事項証明書」の種類
法務局に登録されている会社の情報を紙ベースに印刷したものが「登記事項証明書」です。「登記事項証明書」には次の4種類があります。
- 現在事項証明書
現在の会社の情報だけを記載した証明書です。 - 履歴事項証明書
「現在事項証明書」の内容に加えて、3年前までの履歴が記載されている証明書です。 - 閉鎖事項証明書
「履歴事項証明書」に含まれない、すでに閉鎖された登記記録の証明書です。 - 代表者事項証明書
会社の代表者の代表権についての証明書です。
「履歴事項証明書」と「現在事項証明書」の違い
「現在事項証明書」と「履歴事項証明書」の違いをもう少し詳しく説明していきます。
「現在事項証明書」は現在の登記情報だけが記載されているものです。対して「履歴事項証明書」には「現在事項証明書」の内容に加え、基準日(交付の請求をした日の3年前が属する年の1月1日)以降に抹消された事項が記載されます。
例えば役員の任期が2年の場合、「履歴事項証明書」では3年前までの履歴が記載されるため、1人の役員について下記のような記載となります。
山田一郎
平成27年4月1日重任
平成27年4月7日登記
平成29年4月1日重任
平成29年4月7日登記
平成31年4月1日重任
平成31年4月7日登記
「現在事項証明書」の場合、同項目は下記のような記載になります。
山田一郎
平成31年4月1日重任
平成31年4月7日登記
「履歴事項証明書」と「現在事項証明書」には、それぞれ全部証明書と一部証明書がありますが、公共機関や金融機関の手付きで書類を求められたときには、「履歴事項全部証明書」を提出すればまず問題ありません。
「履歴事項全部証明書」に記載されている事項
「履歴事項全部証明書」に記載される事項は次の通りです。
- 会社所在地
- 会社名
- 法人番号
- 商号 / 内容変更年月日 / 登記年月日
- 本店所在地 / 移転年月日 / 登記年月日
- 公告方法
- 会社設立の目的（事業内容）
- 発行可能株式総数
- 発行済株式の総数並びに種類及び数
- 株券を発行する旨の定め
- 資本金額
- 株式の譲渡制限に関する規定
- 役員に関する事項 / 役職 / 氏名 / 重任年月日 / 登記年月日
- 取締役会設置会社に関する事項
- 監査役設置会社に関する事項
「履歴事項全部証明書」が必要な場面と有効期限
「履歴事項全部証明書」が必要な場面
「履歴事項全部証明書」が必要になるのは、主に次のような場面です。
- 会社設立の届出
- 会社の所在地変更
- 社会保険り加入手続き
- 会社名義の銀行口座の開設
- 会社名義のクレジットカードの契約
- 営業所などの賃貸契約
- 会社名義の携帯電話の契約
- 「履歴事項全部証明書」の有効期限
「履歴事項全部証明書」に有効期限が印刷されているということはありませんが、前章で紹介したような手続きで提出を求められる際は、一般的に発行日から3ヶ月以内のものとされています。取得する際には、使用目的と発行日から何か月以内のものが有効かの確認を忘れないようにしましょう。
履歴事項全部証明書の取得方法
「履歴事項全部証明書」は誰でも取得することができます。社員であることなどの制限はありません。また、どこの法務局でも取得できます。身分証明書の提示や印鑑も必要ありません。
取得方法は次の3つがあります。
法務局の窓口で取得する
法務局に出向いて取得する場合は、交付申請書に必要事項を記入して提出する方法と、証明書発行請求機から交付申請をする方法があります。
1.申請書に記入して申請する方法
交付申請書に必要事項を記入し、手数料分の収入印紙を貼付して窓口に提出します。交付申請書は法務局に用意してあるほか、法務局のホームページからダウンロードすることもできます。
2.証明書発行請求機から申請する方法
証明書発行請求機が設置されている法務局であれば、申請書を書かなくても発行請求機の操作で申請書を作成することができます。流れは次の通りです。
- 発行請求機に会社情報を入力、もしくは会社の印鑑カードを読み取ります。印鑑カードを読み取れば会社名等の情報入力が不要です。
↓ - 整理券が発行されますので、手数料分の収入印紙を用意して待ちます。手数料は整理券に記載してあります。
↓ - 窓口で必要事項が印刷された申請書を手渡してくれますので、手数料分の収入印紙を貼って提出して書類の交付を受けます。
収入印紙は法務局内に販売窓口があります。郵便局やコンビニエンストアでも販売していますので、あらかじめ購入しておくこともできます。
郵送で取得する
「履歴事項全部証明書」郵送で取得することもできます。交付申請書を法務局宛に郵送すると、「履歴事項全部証明書」を郵送してくれます。流れは次の通りです。
- 法務局のホームページから交付申請書をダウンロードして必要事項を記入し、手数料分の収入印紙を貼付します。
↓ - 交付申請書・返信用封筒を法務局へ郵送します。どこの法務局に送付しても構いません。
送付用封筒には「履歴事項全部証明書交付申請書在中」と朱書きします。
返信用封筒には宛先を記入して切手を貼っておきます。重さによって郵便料金が変わるので、複数通を取得する場合は料金不足に注意しましょう。
オンラインで請求する
「履歴事項全部証明書」の請求はオンラインで行うこともできます。オンラインで請求した証明書は、指定場所への郵送もしくは最寄りの法務局で受け取ることが出来ます。
オンラインで請求すると、窓口や郵送の場合より手数料が安く済みます。また、手数料はインターネットバンキングやPay-easyに対応したATMから支払うことができ、収入印紙を買う手間も省けます。
取得に関する手数料
「履歴事項全部証明書」の取得に関する手数料は次の通りです。請求、受取方法によって手数料に違いがあります。
- 書面請求 600円
- オンライン請求・送付で受領 500円
- オンライン請求・窓口交付で受領 480円
「履歴事項全部証明書」についてのまとめ
- 「履歴事項全部証明書」は「登記事項証明書」のひとつで、法務局に登録されている会社の情報を記載した証明書です。
- 公的機関や金融機関の提出用として「登記簿が必要」と言われたら、一般的に「履歴事項全部証明書」を指しています。
- 公的機関や金融機関の提出用としては、多くの場合発行から3ヶ月以内の証明書が有効とされます。
- 「履歴事項全部証明書」は、法務局の窓口、郵送、オンラインのいずれかで発行請求ができ、請求の方法によって手数料に違いがあります。
