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ビジネスシーンでは、書類の郵便、FAXでの送付の時には、送付状をつけるのがマナーです。パソコンを使って簡単に作成できる送付状ですが、あるかないかで、受け取り手の印象が違います。
ここでは、送付状の必要性や、就職活動の際の書類、履歴書などの送付の際の送付状の例や気をつけるべきポイントを解説していきます。簡単に作れる送付状で、社会人としての印象を向上させましょう。
送付状は就活で必須
履歴書やESなど応募書類郵送の際にも、送付状をつけるのはマナーです。
書類だけを封筒に入れて送るのは、社会人としては完全なマナー違反です。
送付状は、添え状やカバーレターともいわれ、一般的なものですが市販はされていません。しかし簡単に作成でき、印象もアップします。
送付状は、Wordのひな型にも入っており、本でサンプルやインターネット上でもテンプレートが入手できます。
送付状の役割
送付状があることで、受け取り手は書類をすべて確認しなくても、何が、誰から、誰に送られてきたかを簡単に把握できます。
ただし、書類を直接企業に持参する場合には、送付状は必要ありません。
送付状は、パソコンで作成します。
丁寧さや熱意を伝えるために、送付状を手書きで作成してもよいとする情報もありますが、送付状の役目を考えると、わかりやすいのが一番なので、読みやすいパソコンでの作成のほうが適しています。
万が一、送付状を添え忘れても、それが直接不合格に結びつくものではありません。
送付状の基本ルール
用紙サイズはA4にしましょう。
役割からもわかるように、送付状で伝える内容は、最低限、誰から誰宛へ送るのか、何を何枚送ったのか、あれば補足説明を書くのが基本ルールです。
丁寧さを保ちつつ、読みやすさを追求しましょう。
パソコンで作成する送付状の例と注意点
基本はA４の用紙です。画像を参考に送付状をつくれば、問題ありません。
また、下記からwordでのダウンロードができるので、こちらもご活用ください。
送付状の日付は右上
日付は、西暦でも和暦でもよいでしょう。ここでのポイントは、日付は記載日ではなく、書類の提出日を書きます。
郵送の場合の提出日は、ポスト投函日が適当ですが、同封する履歴書や職務経歴書と日付を合わるのを忘れないようにしましょう。
送付状の宛先は左上
宛先は、応募先の正式な企業名、所属部署とわかれば採用担当者の名前を記入します。
企業や部署宛であれば「御中」、担当者がわからなければ「採用担当者様」、個人名がわかれば宛であれば「様」をつけましょう。「宛」「行」は謙譲の表現なので、宛先には使いません。
自分の情報は、宛先会社名より下の段の右端
「郵便番号」「住所」、学生は「大学名学部名専攻」、「名前」「電話番号」「メールアドレス」をもれなく記載します。
電話番号は連絡のつきやすい携帯電話の番号がよいでしょう。左に記載した応募先企業の宛名よりも、一段下に自分の連絡先を記載するのがマナーです。
送付状の本文のはじまりには頭語と結語は必ず使う
送付状の本文のはじまりには、必ず頭語と結語を使いましょう。頭語と結語はセットで使い、もっとも一般的なのは「拝啓」と「敬具」です。
ほかにも頭語・結語はありますが、「謹啓」「謹白」は堅苦しいです。逆に「前略」「草々」だと私信のようでカジュアルすぎます。
送付状の時候の挨拶と結びの挨拶
頭語・結語に続き、前文の挨拶を入れるのもマナーです。これも一般的に使われる「貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。」がよいでしょう。
季節に合わせた時候の挨拶を入れる人もいますが、送付状は丁寧さが伝わればよいものなので、ここで時間を考えて考える必要はありません。
送付状の同封書類の箇条書き
文面のタイトルは、書類送付では「応募書類の送付について」が一般的です。ケースにより「面接機会のお願い」や「内容確認のお願い」など完結なタイトルで内容を伝えましょう。
そして、送付状でもっとも大切な伝達事項は、「記」と一文字記入した下に書きます。箇条書きで、同封書類の名称と枚数を記載します。
枚数に間違いがないように、正しい枚数を確認して記載します。
送付状の本文に応募経緯や自己PRを入れない
中には、書類送付の送付状で自己PRをするのがよいという意見をありますが、送付状の役割を考えるとそれは適切なことではありません。
実際に、送付状はすぐ捨てられてしまうものです。送付状での自己PRは、逆に目的意識が低い印象になったり、過剰なPRだと受け取られ危険性の方が高いでしょう。
自己PRよりも、簡潔かつマナーの守られた文書であること、手書きではなくパソコンで作成することに集中するほうが、社会人のマナーにあっています。
送付書類はクリアファイルに入れる
作成した送付状と書類は、クリアファイルに入れて郵送するのがよいでしょう。
万が一、雨に濡れても、封筒の中の大切な書類まで濡れてしまうことがないです。その上、まとまっているほうが、受け取り手が扱いからです。
送付状についてのまとめ
- 履歴書などの応募書類を企業に送付する際には、送付状を同封するのがマナーです。
- 送付状には、何が、誰から、誰に送られてきたかを簡単に把握できるようにする役割があります。
- 書類を持参する時には、必要のないものです。送付状はパソコンで作成し、用紙サイズはA4で作成しましょう。
- 送付状の具体的な作成のポイントは、日付は右上、宛先は左上、自分の情報は、宛先会社名より下の段の右端、頭語と結語、時候の挨拶と結びの挨拶、同封書類の箇条書き、本文に応募経緯や自己PRを入れないなどがあります。
- 送付書類はクリアファイルにまとめて入れて、郵送しましょう。
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