こちらの考えを相手に伝えるために文章を作成する機会は誰にでも訪れます。その際相手から「いまいち意味が分かりづらかった」と言われてしまうこともあろうかと思いますが、もしかしたらその文章には5W1Hが抜けていたかもしれません。

この記事では「5W1H」やその他の文章構成方法について説明していきます。相手に何かを伝えるために核となる部分を理解することによって分かりやすい文章を書けるようになるでしょう。

5W1Hとは

「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(誰が)」「What(何を)」「Why(なぜ)」「How(どのように)」の6つの要素をまとめた言葉が「5W1H」です。

「5W1H」はそれぞれ6つの英単語の頭文字を表しており、これらのことが整理されていると相手に伝わりやすく分かりやすい文章になります。

注意点とポイント

文章は主語・述語・修飾語から成っていると言われていますが、実際には一部省略されていても前後の関係からなんとなく意味が伝わる場合もあります。

しかし、相手からしたら「こういうことを言っているのかな?」と、想像させる手間によって、その文章を読み取るためにいくらかの労力が必要となってきます。

そのため相手に難儀をさせないよう正確に物事を伝えるためには「5W1H」を踏まえた文章作りを心がけたいところです。

5w1hの文章の作り方と例文

例えば「私は昨日、本を借りるためにバスに乗り図書館へ行った。」という文で見てみます。

「When(いつ)」=「昨日」
「Where(どこで)」=「図書館」
「Who(誰が)」=「私」
「What(何を)」=「行った」
「Why(なぜ)」=「本を借りるため」
「How(どのように)」=「バスに乗り」

それぞれこのように対応しています。相手に「私は昨日、本を借りるためにバスに乗り図書館へ行った。」という事実を正確に伝えるためには、文の中に「5W1H」の6つの要素が必要となることが理解できるかと思います。

「Why」と「How」が抜けている「私は昨日、図書館へ行った」という文と見比べた場合、相手からしたら「知り合いの職員がいるから会いに行ったの?」「家から距離が離れているのに歩いて行ったの?」など自分が伝えたい事実と異なったとらえ方をされてしまう場合もあります。

物事を正確に分かりやすく相手に伝えるためには「5W1H」が抜け落ちていないかに注意すると誤解されることのない文章を作ることができます。

5W2Hとは

また「5W1H」と似た言葉に「5W2H」というものもあります。これは「5W1H」の他に「How much(いくらで)」を加えたものです。特にビジネスの場では金額が記載されていなかったり数字が違ったりするなど小さなミスが大きな問題に発展してしまうこともあります。

お互いの意思の疎通を図る意味でも、これらの要素が文中に正確に記載されているか確認する必要があります。

その他の文章構成方法 起承転結・PREP法

その他の文章構成では「起承転結」と「PREP法」が主につかわれます。

「起承転結」とは、「事柄の説明」→「それを受けて話を展開」→「今までの流れと違うことを提示」→「全体をまとめる」で構成するものです。ストーリー調となり、読み手にワクワク感など感情に訴える際に有効です。しかし、ビジネス文章やウェブライティングでは、あまり効果的ではありません。理由として、ビジネス文章やウェブライティングの読み手は、結論を早くに知りたい方が多いため、結果を先に告げた方が効果的だからです。

ビジネス文書ではPREP法をつかいます。

「PREP法」とは、「Point(結論)」「Reason(理由)」「Example(事例)」「Point(結論)」の頭文字をとった言葉です。主にビジネスシーンで使われる方法で、初めに結論を述べ次にその理由を。理由の根拠となる事例を挙げながら再度結論で締めるといった流れで構成すると説得力のある文章となりやすくなります。

まとめ

こちらは的確に伝えているつもりでもいまいち相手に伝わらない文章となってしまう場合もあろうかと思います。その際は「5W1H」が文の中に含まれているか見直してみても良いでしょう。その上で文章構成方法を意識してストーリー調となるよう心がけると、より相手に伝わりやすい文章を作ることができるでしょう。