選考辞退メールの書き方 迅速に連絡をし就活・転職を勝ち取るポイント

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就職活動中にやむを得ず、選考辞退を企業に伝えなければならないときがあります。そんなとき、連絡方法や断り方などで悩むことがあるかもしれません。

この記事では以下の点について解説いたします。

  • 選考辞退の連絡方法
  • 選考辞退の理由や例文

この記事を参考にすれば、選考辞退の連絡に悩むことなく、次の面接に進めることでしょう。

また、こちらの記事でも選考辞退の方法について解説しているため、参考にしてみてください。
就職・転職における　選考辞退の方法と例文
就活・転職での面接や選考を辞退する際のメール、電話の連絡方法

目次

失敗しない選考辞退のおさえるべきポイント

選考辞退の連絡をする場合、最初に悩むのが連絡方法です。

電話とメール、どちらがよいのか、手紙で再度連絡をするべきかという疑問を解説いたします。

選考辞退の連絡はメールで問題ない

まず、連絡方法はメールがベストです。理由は2つあります。

  1. 採用担当者が忙しく、電話だとなかなか取り次いでもらえないため
  2. 文書で残しておいた方が後々、間違いが起こらずに済むため

就職活動の真っ最中は応募者だけでなく、企業の採用担当者もかなり忙しい時期です。応募者も数人ではありません。

そんな時期に電話で選考辞退の連絡を受けていては採用担当者も大変ですし、漏れが出る可能性もあります。選考辞退の場合、メール連絡がベストでしょう。

選考辞退の連絡は必ずする

応募者本人も採用担当者も忙しいからといって、選考辞退の連絡自体をしない、という行為は避けましょう。必要な連絡を忘れずにすることはビジネスマナーの基本です。

「選考辞退する会社だからきちんとしなくてもいいや」という考えは捨てて、辞退する旨の連絡をします。

もしかすると、他の企業に就職しても、その取引先に選考辞退した会社があるかもしれません。社会人になって、気まずい空気を感じながら仕事をするのはお互いにとってよくありません。

社会人のマナーとしてきちんと連絡をしましょう。

企業の営業時間内に連絡をする

選考辞退の連絡がメールだとしても、企業の営業時間外に連絡するのは避けましょう。採用担当者は忙しいため、残業をしたり、家に帰っても仕事をしているかもしれません。

しかし、それはあくまで「残っている仕事をしているだけ」です。応募者は日中の企業の営業時間内に連絡するようにしましょう。

また、選考辞退することを決めたら、早めに連絡してください。企業側も面接日程を調整しています。面接ギリギリの連絡は迷惑をかけてしまうため、避けたいものです。

どうしても面接日まで期間がない場合は、急ぎのため、電話連絡にするのがよいでしょう。その場合も企業の昼休みや営業時間外は避け、日中にかけるようにします。

選考辞退を電話で連絡する場合はこの記事も参考にしてみてください。
選考を電話で辞退する際のマナーについて 電話での辞退例 注意点

手紙で連絡する必要はない

書面で残しておいた方がよいのと、手紙の方が丁寧だ、という印象から、メール連絡の後、わざわざ手紙を書く人がいます。しかし、手紙で念押しの連絡をする必要はありません。

手紙が届いたら企業の採用担当者は「何か大切な書類」だと思うかもしれません。余計な時間を取らせることになるので、選考辞退の場合、手紙での連絡は必要ありません。

選考辞退を連絡する際のメールのポイント

件名で内容がわかるようにする

採用担当者は毎日数十通、数百通のメールを受信します。その中で漏れなく、きちんと読んでもらうためには、件名で内容がすぐに把握できるようにしておくことが大切です。

例文

件名：【面接辞退のお願い】●●面接予定　△△（氏名）

メールの内容を簡潔にまとめ、氏名を忘れずに入れるとよいでしょう。

ビジネスメールの件名については以下の記事も参考にしてみてください。
相手がひと目で分かる、ビジネスメールの件名（タイトル）文例集

選考辞退をすることを先に伝える

メールを読んだときに、一番の目的は何かを伝えることが肝心です。選考辞退の旨を最初の方に書くことで、採用担当者も内容を理解しやすくなります。また、いつの日程で次の選考が予定されているかを記載しておくと親切です。

例文

●月○日△時より採用2時面接のお時間を頂戴しております◆◆と申します。
この度の面接を辞退させていただきたく、本日はご連絡をいたしました。

辞退の理由ははっきりと書かなくてもよい

採用担当者には選考辞退の旨をはっきりと伝えることが第一です。理由は何であれ、企業側からしてみれば選考辞退したことには変わりないのです。

辞退の理由ははっきりと書かず、「一身上の都合」としておくのがよいでしょう。

例文

本文：大変心苦しいことですが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたく、本日はご連絡いたしました。

辞退をすることに対しての謝罪文を添える

せっかく自分に興味を持って、次のステップに声をかけてくれたのに選考を辞退するのですから、相手に謝罪の意を示すことをお忘れなく。

例文

お忙しい中、面接の日程を調整していただきましたのに、大変申し訳ありません。

ビジネスマナーを守った文章にする

選考辞退といえども、社会人になることを控えた人としてビジネスマナーを守ったメールを送りましょう。

他の会社に入ってから、選考辞退した会社の人と関わることがないとも言い切れません。相手に失礼な態度を取ったり、カジュアルすぎるメールは避けてください。

件名：【面接辞退のお願い】5月11日（水）田中花子

本文：
●●株式会社
人事部　人事課　鈴木様

お世話になっております。
5月11日（水）13時より面接のお時間を頂戴しております田中花子と申します。

大変申し訳ありませんが、一身上の都合により、この度の面接を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
メールでのご連絡、失礼いたします。

お忙し中、面接の日程調整をしていただきましたところ、ご迷惑をおかけして申し訳ありません。

お手数をおかけして申し訳ありませんが、何卒よろしくお願いいたします。

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マナラボ太郎
〒123-4567
東京都東京区1-2-3-405
TEL:090-9876-5432
E-mail:manalabotaro@gmail.co.jp
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選考辞退メールの悪い例

件名：ご連絡・・・1

本文：
鈴木様・・・2

お世話になっております。
今度面接を予定している田中花子と申します。・・・3

大変申し訳ありませんが、面接を辞退いたします。・・・4

以上、よろしくお願いいたします。・・・5

マナラボ太郎・・・6

 

悪い例の解説

  1. 件名だけを見て担当者は何の連絡か分からない。件名は分かりやすく簡潔に！
  2. 会社名や部署名も加え、どの人宛かきちんと書く。
  3. 面接の日程を入れないと、どの人か確定できない（同姓同名の人がいる可能性がある）ため、不親切である。
  4. 選考辞退の理由は書かなくても良いが、申し訳ない気持ちが文面から感じ取れない。「申し訳ない」旨の一言を加える。
  5. あっさりしすぎているので、日程調整してもらったお礼や辞退のお詫びを再度入れる。
  6. 自分の氏名と住所や連絡先をきちんと記載する。

選考辞退をメールで連絡する場合の書き方などについてはこちらの記事も合わせて読んでみることをおすすめします。
選考辞退をする際のメールの書き方と注意点、選考辞退メールの例文

選考辞退メールのおさらい

選考辞退メールのおさらいは以下の通りとなります。

  • 選考辞退の連絡はメールがベスト
  • 連絡は営業時間内にし、お昼休みは避ける
  • メール連絡の際は件名を見て、内容が分かるように書く
  • 選考辞退の旨をはっきりと最初に伝える
  • 日程調整をしてもらったこと、選考辞退することに対してお詫びを書く
  • 誰が書いたメールか分かるように自分の連絡先をきちんと入れる

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