次回面接の案内が来た時に今後の選考に進む気がない場合、どうやって選考辞退をすれば失悩む方も多いです。

この記事では、選考辞退の適切な方法、理由が聞かれた時や返信がない時の対応、そして実際に使用できる選考辞退のメールの書き方について解説します。

この記事を通して相手に失礼にならず選考辞退ができます。

ケース別 選考辞退をする際の対応とポイント

選考期間まで余裕がある場合はメールで連絡

基本的に選考辞退をする時にはメールでの連絡でOKです。電話にしなくても失礼にならないか、と不安になる方も多いかもしれませんが、選考期間まで余裕のある時の選考辞退はメールで大丈夫です。

選考辞退をメールでする事によって、証拠が残る、辞退の手続きに手間がない、人事担当者以外が見ても分かるなどのメリットがあります。

選考期間まで時間がない場合などは電話で連絡

逆に、面接の前日や当日など、選考期間まで時間がない時には電話で連絡しましょう。

メールでは先方の担当者が気づくのに時間がかかる場合がありますので、直前での選考辞退は、直接電話で行います。

他にも新卒で推薦を受けている企業や、選考ではなく内定を辞退する時も電話で連絡します。

必ず連絡は入れる

選考辞退をする時には必ず連絡を入れましょう。選考辞退の連絡を入れないことは、面接のドタキャンとなります。

相手先に失礼になるだけでなく、新卒採用の場合、学校へ企業から連絡が入るなどして、何らかのトラブルに発展する可能性があります。

辞退をするからといって失礼な態度をしない

選考を辞退するからといって、失礼な態度をするのは絶対に止めましょう。

企業と自分自身の関りがなくなったとしても、他の企業で働いた時に選考辞退をした企業が取引先になる可能性もあります。新卒採用の場合、自分が失礼な対応をした事によって、他の学生の採用に悪影響となってしまうこともあります。

選考辞退の理由を聞かれた場合の対処法

選考辞退の理由は明確にしなくてOK

選考辞退のメールや電話を入れる時には、理由は明確にせず「一身上の都合により」「諸般の事情」など、ぼかしてしまって大丈夫です。

もしも理由を聞かれた場合の答え方

選考辞退の理由を聞かれた時には、失礼にならない理由を用意しておきましょう。

新卒の例

試験日程と面接が重なったため

既卒・転職の例

(比較的早い段階の面接)自分の志望内容と違うことに気付いたため
(最終面接など)他の企業に内定をもらったため

悪い例

仕事内容に魅力を感じなかった、年収や条件が低かったから、など…

選考辞退のメールで返信がない時の対応は3つ

電話で再度連絡をし、確認をする

選考辞退のメールに返信がない時には、企業にそのまま電話で確認する方法があります。

「大変申し訳ありません、先日メールでもお伝えした通り、諸事情により選考を辞退させていただきます…」など、必ず「メールで先に伝えてありますが」という点を入れておきましょう。

「転送メール」としてメールを再度送る

電話は敷居が高く感じる時には、一度送ったメールを再送する方法もあります。相手がメールに気が付かない、何らかの理由で削除されてしまった場合もあります。

その時には、一度送ったメールを転送メールとして送りましょう。件名にFw:がついた状態で送れば、「過去に同じメールを送っている」証拠になります。

「再度メールをお送りし、失礼いたします」「度々のメール失礼いたします」など文頭に置きます。メール文中には間違っても催促しないようにしましょう。

返信が来なくても気にしない

選考辞退メールに対しては、あえて返信をしない企業もあります。

こちらはメールを送っていても返信がないのは相手側のミスですので、こちらが選考辞退のメールをきちんと送っていれば、あとは相手からの返信がなくても気にする必要はありません。

全部で9ステップ 選考辞退をする際のメールの書き方と例文

段階別、選考辞退メールの書き方

選考辞退のメールの書き方の基本は、ビジネスメールのマナーに沿って書くことです。ここでは、ビジネスメールの書き方に選考辞退を当てはめた、具体的な書き方を、順を追って説明します。

  1. 件名は「選考辞退のご連絡」など、選考辞退である事が分かるようにする。
  2. 相手先の宛名「〇〇株式会社 人事部 〇〇様」など。
  3. 挨拶と自分の氏名を名乗る。「いつもお世話になっております。〇〇です」など
  4. 次に結論を入れる。この場合は「選考辞退すること」と「理由(明確でなくてOK)」
  5. 結論を先に述べてから、辞退に対するお詫びの言葉を入れる。
  6. 辞退を受け入れてくれるようにお願いする言葉を入れる。
  7. メールでの連絡となった失礼をお詫びする言葉を入れる。
  8. ビジネスメールの定型句で締める。
  9. 氏名・電話番号・メールアドレスを入れた自分の署名を入れる。

選考辞退メールの例文

1. 件名:選考辞退のご連絡

2. 〇〇株式会社
人事部 〇〇様

3. いつもお世話になっております。(新卒の場合は学校名+)〇〇です。

4. 先日は、次回の面接のご案内をいただきまして、ありがとうございました。
しかし、大変申し訳ございませんが、一身上の都合により今後の選考を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

5. 貴重な面接と選考のお時間を割いていただいたのにも関わらず、このようなお返事を差し上げる事になってしまい、大変申し訳ございません。

6. 誠に勝手なお願いではございますが、何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

7. また、本来は直接お伺いしてすべきお詫びを、メールでのご連絡となったご無礼も、重ねてお詫び申し上げます。

8. 末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

9. 氏名、
メールアドレス
電話番号

選考辞退の方法と例文に関するおさらい

選考辞退の方法と例文に関するおさらいは以下の通りとなります。

  • 選考辞退の連絡はメールでOK。時間がない時などは電話で連絡する。ただし、連絡をしなかったり、失礼な対応をしてしまったりしない。
  • 選考辞退の理由は「一身上の都合」など、明確にしなくてOK。もし聞かれた時には失礼にならない理由を用意しておく。
  • 選考辞退メールの返信が来ない時には、「電話で確認する」「転送メールを再送する」「気にせず何もしない」の3つの方法がある。
  • 選考辞退メールの作成は、ビジネスメールのマナーと作成法に合わせて行う。
  • 選考辞退メールの作成手順は9段階。分かりやすい件名、相手の名前、挨拶と自分の名乗り、結論(選考辞退とその理由)、辞退へのお詫び、辞退の承諾へのお願い、メールでの連絡に対する失礼のお詫び、ビジネスメールの定型句、署名。

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