就職活動をしている中で、面接や選考を断らなければならない状況もあります。そんな時には必ず辞退することの連絡は必要です。「辞退するのだから連絡しなくて良い」なんて思って、そのままにしておくと大学へのクレームにもなりかねません。きちんと辞退する旨を担当者に伝えることが大切です。

メールでの辞退は失礼ではありません

メールでの辞退は失礼という意見もたまに聞くことがありますが、今やメールはビジネスに不可欠なコミュニケーションツールです。電話よりもメールの方が効率的という人も少なくありません。

担当者が会議や外出で電話に出られないこともあります。メールなら相手の都合のよい時にチェックできるので、いつでも送信できます。ただし、面接の当日や前日などは、電話で連絡するのがベストです。メールをチェックする時間的な余裕がなければ、連絡しないのと同じ結果になってしまいます。

辞退することが決まったらできるだけ早いうちにメールを送るようにします。

面接・選考辞退メールの注意点

辞退メールを送る際は、まず件名で「選考途中辞退のお知らせ」など辞退メールであることを明確にします。本文ではまず、選考に対するお礼と選考を辞退する旨をお知らせします。そして辞退するお詫びも忘れないでください。最後に「貴社のご発展と皆様のご健勝とご活躍をお祈りいたします」というビジネスメールの締め言葉も必要です。

また、送る時間帯のも注意が必要です。ビジネスメールは基本的に営業時間にチェックする人が多いので、送る側も営業時間内に送るようにします。

メールを送って、さらに確認電話を入れるとより丁寧な対応になり、好印象を与えます。

電話で辞退する場合の注意点

電話で面接や選考を辞退する場合は、忙しい朝の時間帯や昼休みは避けるようにしましょう。電話では、まず自分の名前を伝えて担当者につなげてもらいます。担当者が不在の場合は、再度連絡するか担当者に連絡をもらうか決めておくようにしましょう。基本的にはこちらから再度電話するようにするのがベストです。なかなか連絡のつかない担当者の場合は、会社の人に辞退の旨を伝言してもらうのも方法のひとつです。

担当者につながったら、面接日と再度自分の名前を告げて辞退の旨を伝えます。この際、「貴重なお時間を割いて頂いたのに申し訳ありません」などと心から謝罪することも大切です。電話の場合は、直接担当者と話すのでプレッシャーは大きいかもしれませんが、辞退を伝えるには最も確実な方法です。

担当者にとっては、選考などの辞退はめずらしいことではありません。きちんと辞退の旨を伝えれば問題はないので身構えずに連絡しましょう。

辞退理由を採用担当から聞かれた場合

基本的には辞退の理由を担当者から聞かれるケースはあまりないと思って良いでしょう。辞退の言葉でも「一身上の理由」や「諸般の事情」でという表現で問題はありません。ただし、他社から内定をもらった場合は、正直に内定をもらったことを伝えてもよいでしょう。

辞退の理由を言う義務はないので、例えば会社名を聞かれても、「○○関連の会社です」ぐらいの説明で具体的な社名を言う必要はありません。

辞退することは決して悪いことではありません。ビジネスの場面でも良くあることですから、相手に遠慮しないできちんと辞退の旨を伝え、必要以上のことは言わないという毅然とした態度も大切です。

まとめ

ビジネスシーンでは、断ることは少なくありません。面接や選考を辞退する場合は、時間的に余裕があれば、メールでの辞退でも構いません。ただし、選考に対するお礼と辞退のお詫びが忘れないようにしましょう。

電話では、担当者に面接日時と氏名、そしてお詫びと共に辞退する旨をきちんと伝えるようにします。

転職エージェントを利用すれば、実際に転職しなくても自分の適正年収や、キャリアプランの相談に乗ってくれます。

まずは転職サイト、転職エージェントを気軽に利用してみましょう。

業種&年代など経歴特化型転職エージェントの紹介と比較 

転職したい!その思いに答える16のエージェント解説と、効率的な転職の仕方

マナラボが特におすすめする転職エージェント・転職サービスは以下のとおりになります。

それぞれの特徴を申し上げると、管理職クラス・外資希望の方ならJAC Recruitment・20代ならリクルートエージェントをおすすめします。

JAC Recruitmentはリクルート、dodaに次ぐ第三の売上規模を持ち、外資系に関してはTOPの人脈を持ちます。自分の実力を活かせる場を探している方は特におすすめです。

JAC

年収アップを実現したい方に。外資系企業への転職はJAC Recruitment

また、ハイクラスは他にビズリーチもございます。

ビズリーチ

リクルートエージェントは最大手で、まず転職すべきか、今の会社の方がよいのかの相談に乗っていただけます。転職案件は各年齢全般に渡って用意しているのも最大手ならではです。まずはご自身の経歴から、適正の年収なのかを相談していみてはいかがでしょうか?

r-agent

dodaは転職サイトとエージェントの両方の側面をもっています。とりあえずどんな求人があるのかな?と気になった場合はdodaがおすすめです。またdodaの登録はとても簡単でオレンジ色のボタンから必須項目を入れるだけで5分での登録が可能です。転職案件は20代から30代向けがもっとも多いようです。

またdodaには各業界の年収を知ることができるページもございます。
簡易的なものですが、一度利用してみてはいかがでしょうか。

doda