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就職活動で、面接や選考の段階になって断らなければならないことはよくあります。理由はそれぞれですが、断ることを決めたらなるべく早く先方に連絡することは大切なマナーです。
しかし、電話で直接話すのも気が重いものです。そんな時はメールで伝えるのも悪くありません。かつてはメールで断るのは失礼という考え方が強かったですが、今やメールは効率的なコミュニケーション手段として定着しています。
この記事ではメールで面接や選考を辞退する際の書き方について解説します。
メールで選考辞退する場合の注意点
面接の当日や前日にメールで辞退をすることはNG
メールを送るタイミングは面接の当日や前日はNGです。担当者が見忘れてしまう場合もあるので、面接まで余裕のある日に出すようにしましょう。前日や当日の場合は、必ず電話を入れるのが最低限のマナーです。
メールを送る時間は営業時間内がよい
メールを送る時間を意識することも大切です。担当者が仕事のメールをチェックするのは基本的に営業時間内ですから、送る側も営業時間内に送るようにします。夜に送れば、1日分のロスになることを認識しましょう。
どうしても夜に送らなければならない場合は、「夜分遅くに申し訳ありません」などのコメントを書き加えることも必要です。
メールで選考辞退をする前によく考える
メールでのお断りは電話のような精神的なプレッシャーがないので、比較的簡単に出来てしまいます。
しかし、この簡単さが後で「断らなければ良かった」などの後悔につながることも少なくありません。内定が出ていない場合は、少しでも多く手駒を持っていた方がベストです。きちんとした理由がなければ、安易に辞退のメールを送るのは良くありません。本当に辞退して良いのかを熟考することも大切です。
選考辞退の連絡は必ずする
面接や選考の辞退は必ずすることが重要です。「内定をもらったから他の会社はどうでもいい」と勝手な判断で連絡をしないと大学にクレームが入ることもあります。担当者は人数を計算して面接を組んでいるからです。
また、選考が最終段階になっていれば、予定していた人数が少なくなり、新たに人材を探す手間もかかります。学生の場合、学校側の信用問題にもなるので、辞退を決めたらすぐに担当者に連絡しましょう。
面接・選考辞退メール書き方 3つのポイント
辞退メールだから用件だけを伝えれば良いのではありません。選考のチャンスを作ってくれた担当者に対して失礼の無いようなメールの書き方が大切です。
先に、選考辞退メールであることを知らせる
メールの件名に、「選考途中辞退のお知らせ」など、辞退の内容であることを明確に書きます。件名が明確でないと担当者が後回しにしてしまう可能性があるので、辞退メールであることを明確にしておきます。
そして、本文でも選考のお礼と共に選考を辞退する旨を真っ先に告げるようにします。ダラダラと辞退する理由などを書き込み必要はありません。
辞退メールで辞退の理由を書く場合でも、「他社様に内定をいただいたため」「諸般の事情により」「もう少し検討したいため」など簡潔に加えればOKです。ほとんどの会社では辞退理由を聞くことはありません。もし聞かれた場合でも、理由を話す義務はありませんので、安心して下さい。
好意に反したことの謝罪と辞退の許諾をお願いする
ビジネスマナーとして、選考の機会を与えて下さった好意に反して辞退するという結果になってしまったことを謝罪することは必要です。「貴重なお時間を割いて頂いたのにも関わらず、このような結果になり申し訳ありません」などお詫びの気持をきちんと伝えます。
さらに、「身勝手ではありますが、なにとぞご容赦くださいますよう、お願い申し上げます」と付け加けば、より丁寧な表現になります。
また、メールでの連絡になってしまったことを謝罪することも必要です。担当者の中には「メール＝失礼」という意識の人もいます。後々のことを考えると「本来は直接お詫びにお伺いするべきところをメールでのご連絡になり重ねてお詫び申し上げます」のように書いておくと安心です。
ビジネスメールの基本を遵守する
学生であろうと会社の担当者に送るメールは、ビジネスメールの基本を守ることが大切です。
まず、最初に担当者の「会社名」「部署」「氏名」を書き込みます。会社名は正式な名称で記入します。良く間違えるのが、「株式会社○○」と「○○株式会社」です。失礼の無いように会社の正式名称は必ずチェックして下さい。
次に、自分の大学名・学部・氏名を記入します。何度かお会いした担当者であれば、「いつもお世話になっています。○○大学○○学部の○○です」という挨拶文から入っても良いでしょう。
そして、最後にビジネスメールの定型句で締めるようにします。辞退メールの場合は、「貴社の発展と皆様／○○様の一層のご活躍をお祈りいたします」のような締めの言葉を使うのがベストです。
選考辞退メール 例文
○○株式会社
○○部 ○○様
○月○日○時より面接のお時間を頂戴している
○○大学○○学部の○○と申します。
先日は面接のご通知を頂き誠に有難うございました。
しかし、諸般の事情により今回の面接を辞退させて頂きたく存じます。
貴重なお時間を割いて頂いたのにも関わらず、誠に申し訳ありません。
本来は直接お伺いしてお詫びすべきところ、メールでのご連絡となり重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と皆様のご健勝とご活躍を心よりお祈りしたします。
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メールは今や重要なコミュニケーションツールです。選考や面接のお断りもメールですることはマナー違反ではありません。
辞退メールを送る際のポイントは以下の通りとなります。
② 好意に反したことの謝罪と辞退の許諾をお願いする
③ ビジネスメールの基本を遵守する
これらのポイントをしっかりと守まりましょう。
ただし、面接の当日や前日など時間に余裕の無い場合は、電話で連絡します。また、メールで連絡した後でも、再度電話でお詫びするのも丁寧な対応になります。
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