就職活動では、多くの会社にアプローチして、何社かの面接を受けることが一般的です。当然、面接や選考を辞退することもあります。このような場合、電話で連絡した方が良いのか、メールでも大丈夫なのか迷いますね。

基本的にはメールでも構いませんが、場合によっては電話でなければ失礼になることがあるので、メールでの連絡でよい場合と電話での連絡がよい場合をきちんと理解することが大切です。この記事では電話で選考をを辞退する場合について解説していきます。

電話で選考辞退をした方がよい場合

メールでの辞退は面接までの時間的な余裕がある場合にするのが基本です。前日や当日にメールで辞退するのは厳禁です。

忙しい担当者は頻繁にメールをチェックするとは限りません。担当者がメールをチェックしていなければ、ドタキャンと同じになってしまいます。このような場合は、必ず電話で辞退の旨を担当者に伝えるのがマナーです。

また、時間的な余裕があっても最終面接を辞退する場合は、電話で連絡するようにしましょう。

最終面接は役員などが参加する可能性があり、担当者としても重要な面接になります。このような大切な面接をメールだけで辞退するのは、失礼になります。きちんと担当者に辞退の旨と同時にお詫びをします。

電話で選考を辞退する際の進め方

電話で選考を辞退する際には、正しいマナーで適切に用件を伝えることが大切です。

担当者へ取次をお願いする

電話では、まず自分の氏名と用件を言い、担当者につないでもらいます。担当者が不在や会議中などで電話に出られない場合は、再度電話することを伝言してもらいましょう。選考辞退の場合は、再度担当者に電話するのが基本です。

電話に出た人に辞退の旨を伝言してもらうこともありますが、きちんと伝わらない危険性があるので、必ず再度電話するようにして下さい。

氏名を名乗り、電話対応できるか確認する

担当者に電話がつながったら、「○月○日の○時に面接をお願いしている○○大学の○○と申します」と面接の日時と氏名を言います。面接日と大学名があることで、担当者はよりあなたを認識しやすくなります。

そして、「お時間よろしいでしょうか」と電話対応できるか確認します。万が一担当者が忙しい場合は、都合の良い時間を聞いて、再度電話することを伝えます。

ストレートに面接や選考辞退の旨を伝える

あれこれ前置きをせずに、ストレートに辞退の旨を伝えるのが、ビジネスマナーでもあります。担当者は辞退に対して怒ることはまずありません。弁解めいたことは言わずに、簡潔に選考辞退の旨とお詫びを伝えることが大切です。

ただし、前日や当日などの時間が差し迫った時の辞退では、まず連絡が遅くなったことに対するお詫びを真っ先に告げるようにしましょう。

選考辞退に対する謝罪をする

辞退の旨を伝えたら、「貴重なお時間を割いて頂いたのにも関わらず、このような結果になって申し訳ありません」と謝罪を付け加えることも大切なマナーです。

相手が切るまで電話は切らない

最後に「では、失礼します」と言って話を終わらせますが、この時担当者が電話を切るまでは、電話を切らないようにします。なかなか相手が切らない場合は、静かに電話をきるようにして下さい。

電話をかける際の注意点

基本的なマナーですが、電話をかける場合は極力静かなところから電話します。周りが騒がしかったり、電波の状態の悪い場所からの電話は相手に失礼です。静かで落ち着いて話せる場所から電話しましょう。

電話する時間帯にも注意が必要です。朝の始業時などはミーティングなどで忙しい時間帯なので避けるようにしましょう。また、昼時も外出などしている可能性が高いのでNGです。ただし、当日のキャンセルに関しは早く伝えることが重要ですので、時間帯は関係ありません。

また、選考辞退の理由は具体的に言う義務はありません

選考辞退を申し出る場合、「一身上の理由で今回の面接はご辞退させて頂きます」とか「諸般の事情により選考をご辞退させて頂きます」のように、辞退の理由は曖昧にするのが一般的です。

ほとんどの場合、担当者から具体的な理由を質問されることはありませんが、万が一質問されたとしても、言わなければならない義務はありません。他社の内定が決まった場合でも、具体的な社名は言わずに「○○関連の会社です」ぐらいの説明で十分です。

電話での選考辞退例

・お忙しいところ申し訳ありません。私、○○大学の○○と申しますが、新卒採用の面接
の件でお電話いたしました。恐れ入りますが、人事部の○○様はご在席でしょうか。(電話受付者)
・少々お待ち下さい。

(担当者)
・○○です。

・私、○月○日○時に面接のご通知をいただいております○○大学○○学部の○○と申します。今回はご案内有難うございます。ただ今、お時間よろしいでしょうか?

(担当者)
・大丈夫です

・本日は、諸般の事情により今後の選考をご辞退させて頂きたくご連絡いたしました。貴重なお時間を割いて頂いたのに、このような結果になり申し訳ありません。

(担当者)
・残念ですが、かしこまりました。

・それでは、失礼いたします。

まとめ

様々な連絡はメールでおこなう時代ですが、面接や選考の辞退は、電話でおこなう方が良い時があります。特に、面接までに時間が迫っている場合や最終面接などの辞退は、電話連絡がベストです。

電話で選考辞退を伝える時は、

・氏名を名乗り、電話対応できるか確認する
・ストレートに面接や選考辞退の旨を伝える
・選考辞退に対する謝罪をする

などに注意しましょう。

また、騒がしい場所からの電話や電波状態の悪いところからの電話などは相手に失礼になるので、落ち着いて話せる場所から連絡するのが最低限のマナーです。

「どうせもう会わないから」といい加減な対応をしては、社会人になった時に苦労します。ビジネスマナーの基本として、正しい電話での辞退の仕方を学んで下さい。

そして何よりも、選考して頂いた感謝の気持と辞退する事態になってしまったことを心からお詫びすることが大切です。

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