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ビジネスの場では、気を付けていたにも関わらずミスをしてしまうこともあります。
「確認したつもりだったのですが…」「後で見たら0が一つ足りなかった…」など、そんな時は、先方に謝罪をすることが重要です。
この記事では、謝罪のメールの書き方や注意点を解説し、実際に使用シーンを想定した文例集をご紹介します。
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謝罪の姿勢が大切
仕事上のミスで相手方に迷惑をかけてしまったならば、理由がどうであれ、まずは謝罪の気持ちを相手に伝えることが重要になります。
「こちらは悪くない」という安易な気持ちで対応してしまうと、相手にそのような気持ちが伝わってしまうものです。そうなると、ますます関係性が悪くなってしまう可能性があります。
まずは、謝罪の気持ちを素直に表すことが大事でしょう。
メールを送るスピードも大切
謝罪メールを送る際にはできるだけ早く送るようにしましょう。謝罪の気持ちを伝えるためには迅速に対応することが重要となってきます。
迷惑をかけるミスをしたにも関わらず、お詫びが遅れるということはあってはならないことです。メールの内容だけでなく送るスピードも意識をしましょう。
口頭でも謝罪する
謝罪する場合、メールのみで済ましてしまうと、相手は「今回のミスについて軽く考えている」と思ってしまうことがあります。
電話や、直接会えるようでしたら面会することが大前提となります。
面会、電話、メールを組み合わせることによって、相手により深い謝罪の気持ちを伝えることができます。
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角が立たない謝り方
前述したように、こちらに非があることを認めることが最も重要です。
②それを受けてこちらに非があったことを反省する
③そのミスに対する防止策を相手方に示す
このような流れになります。
気をつけたい間違った謝り方
前項の内容に沿って謝罪しなかった場合、謝罪したにもかかわらず相手側をさらに怒らせてしまうということもあります。
ただ「申し訳ありませんでした。」と述べるだけでは、「何に対して謝っているのか」「次もまたこういったことが起こるのではないか」と感じてしまいます。
ミスの程度にもよりますが、大きなミスほど丁寧な謝り方が求められます。
お詫びメールの件名について【例3つ】
上記の○○については
- 原因が商品の不良品であった場合は「商品名」
- 納期の遅れによるものでしたら「納期遅延」
などと、状況に応じて何に対するお詫びか分かるようにするのが望ましいです。
件名は相手側が最初に見るところです。何について書かれているのか伝えることが大事です。
ただし、あまり件名が長くなりすぎても良くありません。長すぎると相手方に「回りくどい」という印象を与えてしまいます。
大事なのは本文の中身になりますので、要点をおさえておく程度でよいでしょう。
お詫びメールの注意点
お詫びメールを送る際にいくつか注意するべき点があります。
送る前に注意点を理解し、送るようにしましょう。
ミスをした経緯をきちんと説明する
お詫びのメールを送る際にきちんとミスをした経緯を説明するようにしましょう。状況がうやむやな状態は相手からすると不安を感じるものになります。
自分がミスを犯してしまった経緯を相手にも伝わるように説明をしましょう。
ミスをしたことに対して言い訳や嘘の報告をしない
ミスをしたことに対して、言い訳や嘘の報告は絶対しないようにしましょう。部下のせいにしたり、他の仕事のせいにするのはビジネスマンとして失格です。
自分が犯したミスはしっかりと認め、相手に対するお詫びの気持ちを忘れないことが大切です。
ミスに対する改善策も入れる
ミスを認めた上で同じミスを繰り返さないための改善策も提示するとよいです。
改善策を提示することで相手の不快な気持ちを軽減させることができます。また、改善策を練ることで一度犯したミスを改善するよう努めるようになるため、自らの成長にも繋げることができます。
お詫びメールへの返信の仕方
お詫びメールへの返信の仕方がわからないという方も多いと思います。お詫びのメールに返信をしないと相手に不安感を与えてしまう恐れがあるため、返信はするように心がけましょう。
お詫びのメールに返信をする場合は上から目線にならないよう注意をしましょう。返信をする際にはあくまで大人な対応を心掛けます。相手の不安や心配を落ち着かせるような言葉を添えてみるとよいかもしれません。
また、上司からお詫びのメールが送られてきた場合も上司に対する気遣いは忘れないようにしましょう。
お詫びのフレーズ集9つ
お詫びのフレーズは、細かい言い回しなどを含めれば無数に存在します。いくつか例を紹介します。
これらは「謝罪」の気持ちを表す言葉なのですが、「こちらが悪かった」という反省の意味を示す言葉としては、
上記のような言葉が使えます。
社外向け謝罪メールの文例集3選
納期遅延の場合に使える謝罪メール
納期の遅れに関しては「どうして遅れたのか」、「いつまでに納品できるのか」ということを相手方は知りたいはずです。
起きたことに対してのお詫びと対応策を素直に伝えましょう。
やむを得ず欠席をする場合に使える謝罪メール
誘いを受けたことに対して感謝の言葉を書くようにすると、「断ること」に対しての印象が和らぎます。
断りという事実はあいまいにせず、欠席するというはっきりとした意思表示が必要になります。
不意のトラブルの場合に使える謝罪メール
まずは、原因の究明が必要になります。
こちらに非があったならば、その原因と対応策には触れておくべきです。
また、突発的な原因だったとしても、決して責任逃れしてはいけません。
2度と同じことが起きないようにする旨を伝えることが必要です。
「対応が悪い」と思われてしまうと、それ以上のトラブルに発展しかねません。
社内向け謝罪メールの文例集
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メールの誤送信があった場合に使える謝罪メール
お詫びに使える締めの言葉 – 例文6選
お詫びメールは、締めの言葉次第で、内容の受け取り方が変わってきます。
この締めの言葉も数を挙げればきりがないのですが、その中の一例を紹介します。
ただし、この締めの言葉は本文中の内容によって変える必要があります。本文の内容を受けて、自然な流れで締めくくりましょう。
謝罪メールのまとめ
謝罪メールで大切なことは、「起こったことに対して素直に謝る気持ち」です。
責任逃れの文章になってしまうと、収まるものも収まらなくなってしまいます。
そのうえで、原因究明や今後の対応策について触れましょう。
また、メールとはいえ書面として残ることになりますので、失礼のないよう細心の注意が必要です。
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