転職や就職活動をする際は、いくつかの企業の選考が同時進行で進むことがよくあります。面接の日時が重なったり、現職の仕事が抜けられずに面接を辞退しなければいけないシーンが出ることもあります。やむを得ず面接を辞退しなければいけない時、どのようなメールを送れば良いのでしょうか。ポイントや具体例をチェックしましょう。

面接をやむを得ず辞退する際の注意点

転職や就職活動の際は、なるべく多くの面接を受けたいものです。本命でなくても面接を受けることは、業界の雰囲気を知ることができたり、企業の対応を直に受けることで志望順位が変わることもよくあります。

本命の面接の練習にもなるので、時間や都合が合う場合には積極的に受けるようにしたいものです。スケジュール管理が難しく、やむを得ず辞退する際は以下のポイントに注意しましょう。

面接の辞退をなるべくしないためにも不安がある方は転職エージェントを利用してみましょう。

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辞退をすると決めたら早めに連絡をする

面接はその人に対して個別に時間も場所も用意されるものです。相手先企業だけでなく、繰り上げで受けられる志願者にも迷惑が掛かります。

面接日の都合がつきそうにない、他の企業の面接を優先したいなど、予定していた面接を辞退すると決めた場合には、なるべく早めに連絡を入れましょう。

面接までに日数がある場合は、メール連絡をするだけでも失礼にはなりません。メールは深夜や早朝を避け、なるべくその会社の営業時間内に送るようにしましょう。

メールで連絡する際も失礼のない言葉遣いをする

相手先の企業とはもう2度と顔を合わせることがないかもしれません。しかし、どんな状況でもきちんと対応することは社会人としてのマナーです。

メールで連絡する際も、言葉足らずになっていないか、受け取った相手が不快な気持ちにならないかなどに気を付けて、失礼のないメールを送りましょう。

無言の辞退は絶対しない

面接には時間も人員も必要になります。相手先に迷惑の掛からないように気を付けることは社会人として当然の振る舞いです。転職先がその会社と同じ業界であったり、同じ地域の会社であれば、今後また顔を合わせる可能性も高いものです。

今後のためにも、辞退が言い出しづらい、辞退の連絡が面倒臭いからと言って、無言の辞退をすることはやめましょう。

当日、または前日に辞退する際は電話で連絡をする

急な体調の変化や状況の変化で、やむを得ず急きょ面接を辞退する場合には、メールではなく直接電話で連絡を入れましょう。面接を辞退する時はきちんと誠意を見せることが大切です。

事情によっては、日程調整をしてもらえることもあります。希望する場合はその旨を伝えましょう。電話もメールと同じく、その会社の営業時間内にかけることが前提ですが、始業後すぐや就業時間前などの忙しい時間帯は常識的に避けるべきでしょう。

電話連絡をしても繋がらない、または担当者が不在で繋がらないという場合は、電話と併用してメールでも連絡を入れておきましょう。メールでは電話した旨を伝えるため、「お電話をさせていただきましたが、ご不在であったため失礼ながらメールにてご連絡させていただきました」と添えておきましょう。

一度辞退をしたら、再び受けることは不可能

面接を一度辞退してしまうと後日受けたいと思っても、再び受けることは基本的に不可能です。日程を変更して受けようと思っている場合は、かならず1度目の連絡の際に、辞退ではなく日程変更を依頼するようにしましょう。

面接を辞退する際に送るメールのポイント

件名で内容がわかるようにする

件名は常に簡潔がビジネスメールのルールですが、面接辞退の時も同様です。件名に氏名も入れておくと誰からのものか分かりやすいため親切です。
【件名 例】

面接辞退のご連絡・面接辞退のお願い

文章の前半で辞退する意思を伝える

ビジネスメールは内容を簡潔にまとめることが求められます。長々と文章を書くのではなく、言いたいことは前半に書いて伝えるようにしましょう。簡潔といえども丁寧な文章を書くように気を付けましょう。

メールには、面接辞退の旨、辞退することへの謝罪、チャンスをいただいたことへの感謝を記します。

辞退理由は無理に書かなくてよい

辞退理由は無理に書く必要はなく、「一身上の都合により」とまとめてしまっても構いません。理由をかく場合も、他社に内定をいただいたなど簡単に記すだけでOKです。

【辞退理由 例】

一身上の都合により・諸般の事情により・他社より内定をいただいたため

必ず署名を入れる

ビジネスメールの最後には電子署名を残すことが基本になります。電子署名は、メールソフトを使って氏名+住所+電話番号+メールアドレスを1セットとして作ります。
メールアドレスを署名に入れておくと、相手が返信する際に便利です。

面接辞退をする際のメールの書き方

 
【例文】

件名:面接辞退のお願い 小林〇子
本文:
株式会社丸商事
 仲村様

お世話になっております。
〇月○日 13:15より面接のお時間をいただいております、小林○子と申します。
大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、面接を辞退させていただきたくご連絡をさせていただきました。
お忙しい中、日程の調整をしていただいたのにも関わらず、身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。

今回、メールにて面接辞退のお願いをしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
末筆ながら貴社の益々のご発展とご活躍をお祈りいたします。
何卒よろしくお願いいたします。

************************
小林 ○子
〒○○○―○○○○
大阪府大阪市〇〇町1-2-3 第3〇〇ハイツA-102
TEL:090-9999-9999
MAIL:○○○@○○○○.ne.jp
************************

まとめ

・面接を止むを得ず辞退する場合は、辞退を決めたらなるべく早くに相手先へ連絡を入れます。

・面接までに日数がある場合はメールで、前日など急な事態の場合は電話で連絡を入れます。

・メールを送る際には、失礼のないように簡潔に作ることが基本です。メールの内容は、辞退する旨と、謝罪、感謝の3点を盛り込みましょう。

・面接を無断で欠席することは社会人としてルール違反です。必ず連絡を入れましょう。

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