週報は、ビジネスマンにとっては切っても切り離せない大切な報告書です。週報を書く目的や、正しい書き方を押さえておけば、上司を納得させられる週報を書く事ができます。ここでは週報の書き方、ポイントから、例文、テンプレートをお伝えします。

週報を書く4つの目的を抑えておこう

週の業務の3つのポイントを正確に伝える為

週報を書く最大の目的が、その週に行ってきた業務の内容・進捗状況・成果を正確に伝える事です。

上司が部下の状況を把握する為に実施

上司自身も部下と同じ業務をこなす職場も多くなっています。週報があれば、部下の状況を把握しながら、上司として適切なアクションやアドバイスを行う事ができ、それと同時に自分の業務を進める事も可能になります。

コミュニケーションの為の報告

週報は、上司と部下を繋ぐコミュニケーションツールとしての役割も果たしています。特に新しい部署に来たばかりの時など、上司とまだ打ち解けていない場合には、週報が両者の間を取り持つ事もあります。

自分自身を振り返る為のタスク

週報を書く事によって、自分が一週間で行ってきた事を振り返る事ができます。それによって、今後の業務に生かす事や、自分の成長を感じてモチベーションを上げる事もできます。

ビジネスマンなら知っておきたい、週報を書く際のポイント3要素

1,記述は具体的に、簡潔にする事

一日の業務内容を書く日報と異なり、週報は一週間単位での業務内容を記述します。

細かくダラダラと書くのではなく、内容は具体的に、かつ簡潔に分かりやすくまとめましょう。

2,成果も記述する事

週報では、前述の通り、一週間の業務内容の内容・進捗状況、そして結果を記述します。ただ行った内容を記載するのではなく、それに対する成果を記述しておきましょう。成果を記述する事によって、どんな行動がその成果に結びついたのかを分かりやすく相手に伝える事ができます。

3,成果を踏まえて、今後の目標も記述する事

自分が行ってきた業務に対して得られた成果、その成果を踏まえて今後の目標も記載しましょう。上司も、部下の具体的な達成目標を知ることによって、適切なアクションができます。

やってはいけない週報の悪い例

今後の事を書いていない

一週間に行った業務内容、進捗状況、そして成果をただ記載しただけの週報はNGです。

必ず、目標など今後に繋がる事に対する記載を忘れずに行うようにしましょう。

過去の週報をコピーする

週報を書く事自体、面倒に感じてしまう方は珍しくありません。だからと言って、過去に書いた週報の内容をコピーし、少しリライトしただけの週報の書き方は絶対に行ってはいけません。

週報を書く目的の一つに、自分自身を振り返る事があります。過去の週報のコピーを行うと、自分の成長を妨げてしまう事になります。

週報の書き方と記載すべき項目

書式が用意されている場合

企業によっては、週報に使用する所定の書式がある場合、ない場合があります。
ある場合は、エクセルやワードファイルなどの所定の書式を使用します。週報が完成したら、ファイルをメールで添付する、プリントアウトして手渡しする、など所定の方法で提出しましょう。

書式が用意されていない場合

所定の書式がない場合には、自分でファイルを作成して提出する方法と、メールの文面に直接打ち込んで提出する方法などがあります。
下記では、メールで直接打ち込んで週報を提出する方法について見てみましょう。

メールに直接週報の内容を打ち込んで提出する場合

受け取ってすぐに、週報のメールである事が分かるように、件名には「〇〇週間業務報告」と入れます。その後、週報を提出する担当者名、週報である事が分かる文面、時系列ごとの業務報告、成果、検討課題など今後の目標、特記事項があれば記載します。
最後に、自分の署名、の構成となります。
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完成したら、一度時間を置いてから提出

週報が完成したら、少し時間をおいてから見直してみましょう。その時には気が付かなかった誤字や脱字を発見できる他、内容の見直しや表現をより分かりやすい物に変えた方がよいなど、一度時間を置く事によって気が付く事もあります。
時間を置いてからチェックし、期限内に確実に提出しましょう。

このまま使える!週報の例文とテンプレート

メールに記載する週報の例文:メーカー企業営業マンの場合

件名:【2/20~2/25週間業務報告】
営業二課
田中一郎課長表記につきまして、下記のとおり報告いたします。報告期間:29年2月20日(月)~29年2月25日(金)
業務内容
2/20(月)
新商品〇〇資料作成
㈱〇〇東京営業部訪問2/21(火)
㈱〇〇東京営業部訪問、新工場見学日程の打ち合わせ
工場見学の為の資料作成

2/22(水)
㈱△△訪問、試作品Aサンプル提出
〇〇担当者会議に出席

2/23(木)
㈱〇〇埼玉工場まで視察の為日帰り出張

2/24(金)
㈱〇〇東京営業部△部長と共に、茨城新工場見学へ同行、ご案内

成果・報告事項等
今週の成果
㈱〇〇東京営業部の△部長から、以前よりご要望のあった茨城新工場見学を行う事ができた。
試作品Aサンプルが完成した為、客先へも提出する事ができた。

今後の課題や目標
試作品Aサンプルを使い、より多くの新規ユーザー獲得を行う。
にも、新工場見学を希望している客先との日程調整を行い、より多くの受注を獲得できるように努めたい。

来週の予定
新商品Bサンプルの完成納期や工程確認の為、工場生産管理部長との打ち合わせ
㈱〇〇新商品発表会への参加
△△説明会への参加

営業二課
マナラボ太郎
メールアドレス:〇〇〇〇@〇〇.co.jp
内線:〇〇〇〇

週報テンプレート(word)

まとめ

週報は、書けば書くほど上達し、自分らしさを盛り込む事もできます。また、成果と今後の目標を見据える事により、今後の業務に対する心構えも整える事もできます。そして、上司との大切なコミュニケーションツールともなります。正しく、かつ分かりやすい週報を書けるスキルを身につけましょう。