ビジネスメールでの質問・問い合わせ｜書き方のポイントと例文

ここでは、メールマナーの中でも特に難しい、相手に質問・問い合わせをする際の正しい言葉遣いやポイントを紹介します。
要点をしっかりまとめないと、メールでの質問は相手に伝わりません。件名から、文末の署名まで細かく解説いたしますのでぜひ、参考にしてください。

「聞く」「尋ねる」の敬語　「伺う」の正しい使い方

「伺う」の意味

ビジネスで使われる「伺う」には主に2つの意味があります。「質問する」「聞く」という意味と「訪問する」です。ここで紹介するのは前者ですが、これらは敬語の種類である謙譲語というくくりでは同じです。謙譲語とは、自分や身内の立場を低めるための表現方法のことで、相手を敬う際に使う言葉のことです。

「参る」の意味と「伺う」との違い　行くの敬語例文集

「お伺いさせていただきます。」は正しい？

結論から言うとこれは間違いです。メールの文面で頻繁に目にする表現ですが、なぜいけないのでしょうか。理由は「お伺いさせていただきます。」が二重敬語に当たるからです。
まず「伺う」は「聞く」の謙譲語で、そして「お○○させていただきます。」も「する」の謙譲語で敬語なので、二重敬語となり間違いです。
「伺いたく存じます」や「○○について伺いたいのですが」という表現が適切です。
「伺いたく存じます」は一見、二重敬語のように感じますが、「伺いたい（聞きたい）」と「存じる（思う）」、それぞれ別々の言葉が謙譲語となっているため正しい表現となります。また「伺いたく思います」でも間違いではありません。
先ほどの「お伺いさせていただきます」は、「伺う」と「する」という1つの意味の言葉に2つの謙譲語が重なってしまっているので不適切だと言えます。

質問メール　「件名」の必須ポイント

件名のポイントをつかむだけで送る相手に与える自分の印象が大きく変わります。

相手がひと目で分かる、ビジネスメールの件名（タイトル）文例集

用件がひと目でわかるようにする

メリットは2つあります。
相手にとってのメリットは、何よりも、すぐに内容が理解できること。たとえば商品の在庫について尋ねたい場合に、件名を「1点質問です。」とするのか「○○（商品）の在庫状況について質問です。」とするのかでは、相手にとってわかりやすさがまったく違います。特に件名を見てメールの緊急性を判断し、優先順位をつけながら仕事をしている人にとっては大変助かる工夫です。

自分にとってのメリットは、件名に用件を加えておくことで本文では書き出しからすぐに内容に入ることができる点です。「○○について質問があるのですが～」と確認の前置きをする必要がなく、「表題の件ですが～」といきなり内容に入ることができます。

すべてのビジネスメールにおけるポイントは「わかりやすく簡潔に伝えること」です。
必要な部分以外は削り、できるだけ短く簡潔に相手に伝えることができるスキルが問われます。

「ご」の使用法に注意

「ご質問があります」「ご質問がございます」は不適切なので使用しないようにしましょう。この場合、質問をするのは自分です。自分の動作に「ご」をつけてしまうと自分自身を敬っていることになります。

しかし相手に質問を求める場合に使われる、「何かご質問はございますか？」などの「ご」は相手が質問する動作を敬っている表現なので間違いではありません。まわりくどいと捉える人もいるため「質問はございますか？」でもいいでしょう。

件名の例

質問メール　本文のポイント5つ

短くまとめる

長くダラダラとした文章は相手に読みづらさを感じさせます。また質問文が長すぎると結局何を一番聞きたいのかが伝わりにくくなります。一度のメールの中での質問の数は、できれば1つか2つに絞りましょう。そのためには自分でわからないことについて事前に下調べをし、質問内容を絞り込む作業が必要です。

複数の質問は箇条書きでわかりやすくする

質問が複数ある場合は、箇条書きで質問項目を挙げるとより分かりやすいです。それぞれの質問の冒頭に、番号を振って質問数をわかりやすくしたり、「・」や「●」を使用して見やすさを強調したりするといいでしょう。

質問する前に一言断りを入れる

相手は仕事の貴重な時間を割いて質問に答えてくれます。本文では質問に入る前に一言、相手に感謝したり、お願いをするような言葉を添えることがポイントです。「御多忙の中、お手数をお掛けしますが～」「お忙しい中、失礼いたします。」といった具合です。

質問でも「？」は使わない

ビジネスメールにおいては「？」や「！？」といった疑問符や感嘆符は使用しないのが一般的です。明確な決まりがあるわけではありませんが、不快に感じる人もいるため、たとえ質問文であっても最後は「。」で終わる方が無難です。

期日がある場合は期日とその理由も明記する

何らかの理由でできるだけ早めに回答がほしい場合は期日を質問の最後に付け加えます。その際は「なぜ期日があるのか」「なぜ早く返事が欲しいのか」の理由も一緒に書き添えておくのがマナーです。
またその方が、質問に答えて欲しいというこちらの意志を強調することもできます。

角が立たないビジネスメールでの催促の仕方

質問メール　　締めの言葉　例文

質問メールは、特に締めが肝心です。中途半端だと質問そのものが中途半端に見えるので、相手は返事をしたく無くなります。
気持ちよく返事をしてもらうための、締めの言葉をいくつか挙げます。

頭語と結語の早見表と例文（テンプレート付き）

そのまま使える質問・問い合わせメール　例文

質問の例文

問い合わせの例文

さらに本文の末には、次の項目も忘れず、署名を記載しましょう。

差をつける！ビジネスメールでの署名の書き方・例文・テンプレート

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質問・問い合わせメールに対する返信　ポイント3つ

相手に伝わる！ビジネスメールでの返信のポイント

まずはお礼から述べ返信する

こちらから回答をする際、冒頭で自分の会社や名前を名乗るのは当然として、その次には質問や問い合わせをもらったことに対するお礼を書きます。
「この度は、○○の件につきましてお問い合わせいただき誠にありがとうございます。」このような形でメールをかきだしましょう。

「＞」を使い、効果的に引用する

質問に回答する際は、回答の上に、相手の質問も添えます。
その際、相手が見やすいような工夫として「＞」が使われます。

「＞」をつけて相手の質問を見やすく強調することで、こちらの回答がより理解しやすくなります。
また回答は結論から述べるのもポイントです。

回答に時間がかかる場合

質問や問い合わせにすぐに答えられない場合、答えが出てから返事をすればいいと考えている人がいますが、遅れる旨を先に伝えておくのがマナーです。

「お問い合わせいただきました件につきまして、早急に確認いたします。ご回答までに数日かかることが予想されますのでしばらくお待ちください。」といった具合です。
24時間以内に確実に返信できる場合であれば基本的には必要ありません。

回答メール　書き出し例

回答に対するお礼　例文

相手が会社であれ、個人であれ、質問に回答してもらった時は丁寧にお礼をしましょう。他の仕事がある中で、自分の質問に正確に答えるために時間と労力を割いてくれています。

さらにこれらの文に続けて、疑問が解消されたことでどのような結果になったかも付け加えると、より相手への感謝の気持ちを伝えることができます。

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まとめ

質問、お問合わせメールについて、ご紹介いたしました。ここで紹介した例文は基本となりますので、あいてがもし、くだけた表現がよい人であれば、都度、文末をかえるなどすれば、問題ありません。人それぞれにあったメールを心がけましょう。