今やビジネスになくてはならない連絡ツールとなったメールは、電話と違って相手の都合がいい時に読んでもらえるという利点があります。その反面、後回しにされてしまう可能性も含んでいます。

そのようなことにならないように、ここでは後回しにされないメールでの依頼文の書き方のコツをご紹介していきます。

後回しにされないメールの件名の書き方

【依頼】のように目立たせ、埋もれさせない

メールボックスに並んだたくさんのメールの中で、重要性や緊急性を判断するのはまず目に入ってくる件名です。

【依頼】という強調された文字を使って目立つように、かつメールの内容が一目見てわかるようにすれば、自然と目に留まってスルーされにくくなります。
ただし、目立たせることばかりを考えて【要返信】【至急】などといった強めの言葉を使うのは、お願いをする内容のメールである以上、相手に強要する印象を与えて失礼になります。特に社外宛てのメールでは注意が必要です。

○【依頼】▲▲についてのお願い
×【要返信】会議ご出席のお願い
×【至急】資料送付のお願い

日付や具体的な依頼内容を含める

件名に依頼内容の具体的なワードや日付を入れると、一瞬でメールの内容が把握でき、頭に残ってスルーされにくくなります。

迷惑メールは反対に不特定多数の人に当てはまる抽象的なワードを件名にしているので、間違われることはなくなります。

× お願い
× お世話になっております
× ありがとうございました
○ 3/5▲▲フォーラムご出席のお願い
○ 議事録ご確認のお願い(7/10▲▲会議)

初めての相手へは社名と名前を明記する

初めての相手へメールを送る時は、件名に会社名と名前を入れておくといいです。

例えば、原稿執筆のご依頼(○○商事 山田太郎)としておけば、依頼者と依頼内容がはっきりしているので頭に残り、信頼性も感じられて後回しされにくくなります。
またその場合、会社名や名前は英語表記よりもできるだけカタカナにした方が読んでもらいやすくなります。

× Project S company
○ プロジェクト エス カンパニー

後回しにされないメールの本文の書き方

依頼の内容をはっきりさせる

件名で目に留まり、せっかく開封してもらったメールの本文がわかりにくくては、返信を後回しにされてしまう可能性があります。

大切なのは、依頼内容が簡潔にはっきりと伝わるように書くことです。そのためには、依頼の内容を最初に書いてしまうことが有効です。

この度は、○○先生に弊社雑誌「△△△ ●月号」の原稿執筆をお願いしたくメールを差し上げました。
●月●日に東京本社にて行われた定例会議の資料をお送りいただきたくご連絡を差し上げました。

また、複数の案件を一つのメールで依頼するのは焦点がぼやけ、返信する時に漏れやすくなるリスクがあるのでよくありません。
ただ、関連する内容で複数の依頼が必要な場合もあるので、その時は「○点お願いがございます」というように前置きをしてから、

1.□□についてのお願い
2.▲▲についてのお願い

上記のように、箇条書きにすると伝わりやすくなります。

期日をはっきり示す

依頼する立場からすると、期日を限定してしまうのは憚られるという気持ちもわかりますが、「お手すきの時に…」という曖昧な依頼は「後回しでもいいです」と伝えているようなものです。

また、「明日」や「明後日」「一両日」というように読んだ日時によって変わってしまう表現ではなく、何月何日とはっきり期日を提示するのがビジネスマナーの基本でもあります。

一両日に関する参考事はこちら
「一両日」は今日か、明日か 意味や使い方などの解説と例文集

回答しやすい書き方にする

メールを読んでもらえても、曖昧な問いかけでは返事の仕方に戸惑って後回しにされがちです。

アポイントメール、日程調整などは具体的に日にちを提示してその中から選んでもらう形式にすると、簡単に返事ができるので返信もスムーズにしてもらえるでしょう。

× 6月中のご都合がよい日にお願いできないでしょうか。
○ 下記のいずれかの日程からご都合のよい日時をお知らせいただければ幸いです。
① 6月12日(月)10:00~
② 6月14日(水)11:00~
③ 6月20日(水)13:00~

 

アポイントメールについての参考記事はこちら
ビジネスでのアポイントメールの件名や本文の作成ポイントと例文3つ

後回しにされないメールでの細かな気配り

メールの文章は簡潔でわかりやすいことが大切ですが、そればかりでは素っ気なく、少し冷淡な印象を与えかねません。そうならないためにも、相手を気遣うフレーズが大切です。

挨拶文では…

先日はお忙しい中ご足労いただき誠にありがとうございました。
早速のご連絡をいただきましてありがとうございます。
お風邪を召したと伺いましたが、お加減はいかがでしょうか。

このように、本題の依頼に入る前に相手を気遣う一言を添えると、円滑なコミュニケーションができます。
本文では…

お見舞いメールに関する参考記事はこちら
ビジネスでのお見舞いメールのポイント3つと上司などへの文例5選

恐れ入りますがご検討いただけないでしょうか。
お忙しいところお手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
ご面倒でなければ参加をお願いできますでしょうか。

こうしたクッション言葉は好印象を与えるので、気持ちよく依頼内容を検討してもらえることにつながります。

メール例文(見積もり依頼書)

件名:【ご依頼】お見積書送付のお願い(新商品●●)
△△株式会社
○○部
鈴木太郎様いつもお世話になっております。××商事の高橋です。
この度は、先日ご提案いただいた貴社新商品●●についてお見積りをいただきたく、ご連絡を差し上げました。つきましては、下記の内容で見積書を送付いただけますでしょうか。商品名:●●
数量:200個お忙しいところ恐縮ですが、今月末の11月30日までにお送りいただけるとありがたく存じます。
それでは、どうぞよろしくお願いいたします。
季節柄、体調を崩されませんようご自愛ください。

 

「恐縮ですが」に関する参考記事はこちら
「お手数ですが」「恐縮ですが」の英語でのビジネスメール例文12選

後回しにされないメールについてのおさらい

後回しにされない依頼メールは、件名でまず気付いてもらうこと、そして本文で簡潔に内容が伝わることが大切です。
さらに、クッション言葉を使って気分よく検討してもらえる気配りをし、簡単に回答できる書き方を工夫すれば、メールのやり取りがスムーズに進んで、ますます仕事が捗ることになるでしょう。

メールの件名に関する参考記事はこちら
相手がひと目で分かる、ビジネスメールの件名(タイトル)文例集

メールは転職活動においても大切なツールとなっています。転職活動の際はこちらの記事も参考になります。
転職したい!その思いに答える16のエージェント解説と、効率的な転職の仕方
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