ビジネスで作業や品物を発注する際には、相見積もりという形式をとることがほどんどです。ここで相見積もりをとる場合の流れや注意すべきことを知っておくことで、スムーズな取引ができるようになります。

そもそも相見積もりとはなにか?

「相見積もり」とは、複数の業者に同じ条件で見積もりを提出してもらい、価格や諸条件を比較することをいいます。相見積もりをとることで、業者による価格差や納期の違いなどを確認できるため、よりよい条件で契約をすることができます。

ビジネスで作業や品物を発注する際には、相見積もりをとるが基本だと思ってよいでしょう。また、プライベートでも引っ越しや部屋のリフォームなどでは相見積もりをとるのが一般的です。

相見積もりは「あいみつ」と省略されることもあります。上司に「あいみつお願します」というようにいわれることがあるため覚えておきましょう。

相見積もりをとる場合のマナーやルール

同じ条件を提示する

相見積もりをとる際、まずやらなくてはならないのは条件をしっかり決めることです。相見積もりの目的は価格や納期を比較することであるため、条件が違ってしまっていては正しく比較ができなくなってしまいます。

相見積もりをとることを先方に伝える

相見積もりをとる場合は、相手に前もって伝えておきましょう。相見積もりをとっていることを伝えるのは、心苦しく感じる人もいるかもしれませんが、相見積もりは一般的に行われていることで、悪いことではありません。

相手が自分に決まるものだと思って先の準備をしていたら相手に迷惑がかかります。見積もりを依頼するタイミングで相手に伝えるようにしましょう。

金額や納期に制限がある場合は相手に伝える

これは相見積もりだけに限ったことではありませんが、見積もりを取る場合、予算や納期があらかじめ決まっている場合は初めに伝えておきます。

例えば10万円を上限に考えていたとして、相手が提示した金額が20万円だったら比較検討の対象にもならず、相見積もりの意味もなくなってしまいます。

相見積もりを依頼する場合の例文

相見積もりを依頼する場合の例文(メール)を紹介します。

件名:見積もり作成のお願い・名刺印刷

本文:
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の××です。

早速ですが、弊社ロゴ変更に伴い、社員の名刺印刷を検討しております。
つきましては、下記の内容でお見積書の作成をお願いしたく存じます。

品目:名刺
個数:100枚×200名分
デザイン:添付ファイルに詳細を記載
予算:100万円程度
納期:20XX年6月末日
納入場所:弊社本社へ一括納入

お忙しい中恐縮ですが、〇月〇日までにご提出いただけましたら幸いです。

尚、この度、複数の業者様へお見積もりを依頼しております。
ご提出いただいたお見積書内容を検討しまして、〇月〇日までに発注有無のご返事をさせていただきます。
お手数をおかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

相見積もりの見積書を確認するポイント

見積書を確認するにはいくつか注意すべき点があります。以下では名刺印刷の場合を例にとって解説します。

明細をきちんと確認する

見積書の形式は業者によって様々です。名刺印刷を、紙代・版代・印刷代、と明細を分けて記載しているものもあるでしょう。名刺印刷一式として料金を提示している場合もあります。

明細をよく見て、どの金額を比較すればよいかを判断しましょう。また、内税か外税かにも注意して確認しましょう。

金額に含んでいるもの、いないものを確認する

相見積もりは名刺だけの金額なのか、ケース代を含んでいるのか、送料は含まれているのかなどを確認します。

発注側の作業を確認する

社員の名前をデータで提供する必要があるのかなど、発注側でやる作業はあるのかを確認します。

支払い方法と期日を確認する

見積書には「納品後〇〇日以内にお支払いください」のように支払いについての期日があります。支払い方法や期日が社内の規定に合っているか、振込手数料がどちら持ちなのかなどを確認しましょう。

相見積もりを断るときに注意すること

期日までに必ず連絡する

見積を依頼するときに案内していた返答期日までには、必ず連絡を入れましょう。

感謝の意を伝える

お断りする際は、相手が不快にならないように十分に配慮します。

今回はご縁がなかったとしても、お付き合いがなくなったわけではありません。お手間をかけて見積もりを提出してくれたことへの感謝の気持ちをしっかり伝えることが今後にもつながります。

お断りするときの例文

お断りするときのメールの例文を紹介します。

件名:ご提案いただいたお見積もりの件について

本文:
〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の××です。

この度は名刺作成のお見積もりをいただき、ありがとうございました。
社内にて検討いたしました結果、大変恐縮ではございますが、費用の面で折り合いがつかず、
今回は見送らせていただくこととなりました。

貴重なお時間をさいてご提案いただきましたのに、
このようなご連絡になってしまい、誠に申し訳ございません。

また機会がございましたらお声をかけさせていただきたく存じますので、
その際は何卒よろしくお願い申し上げます。

相見積もりについてのまとめ

  • 「相見積もり」とは、価格や条件を比較する目的で、複数の業者に同じ条件で見積もりを提出してもらうことです。
  • 相見積もりをとるときは、同じ条件で依頼すること、相見積もりをとることを先方に伝えることがマナーです。
  • 相見積もりを確認するときは、明細をきちんと確認して金額を比較する、発注側の作業を確認する、支払い方法と期日を確認するのがポイントです。
  • 相見積もりを断る場合は、相手が不快にならないように配慮し、感謝の気持ちを伝え、期日までに必ず連絡するようにします。