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メールでのコミュニケーションが主流となった近年では、初対面の挨拶さえもメールで行うことは少なくありません。好印象を与え信頼を得ることはビジネスにおいて不可欠です。
この記事では、メール送信の基本とマナーを押さえて解説します。ビジネスシーンで活用しましょう。
挨拶メールの基本的なポイント2つ
どこの誰なのかを明確にする
知らない相手から届いたメールに警戒心を持つのは当然のことですね。
自己紹介の際は社名、氏名はもちろんのこと紹介者様がいる場合はその氏名、経緯を伝えることで読み手に安心感を与えましょう。
学生がメールを返信する際の署名の書き方について 注意点 例文
目的・内容を明確にする
件名には具体的な内容を記載し、メールの目的を明確に相手に伝えることがポイントです。
はじめましての相手に送る挨拶メール文例3選
××株式会社 ○○課
○○様平素は大変お世話になっております。
○○株式会社 ○○課 ○○と申します。
このたび、御社のご担当を○○より引き継ぐこととなりました。
引継ぎの際にはご不便をおかけしないよう努めてまいります。
取り急ぎメールでのご連絡となり誠に恐縮でございますが、改めてご挨拶に伺う所存でございますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
××株式会社 ○○課
○○様○○株式会社 ○○課 ○○と申します。
はじめてメールをお送りさせていただきます。
日頃よりお取引させていただいております○○様よりご紹介をいただきました。
当社は○○商品で事業展開をしております。貴社の事業内容を○○様からお伺いしたところ当社のサービスが互いの利益向上に大いに貢献できると確信しご連絡をさしあげた次第でございます。つきましてはぜひお伺いさせていただきたいのですが、○○様のご都合をお聞かせ願えないでしょうか？突然の申し出にもかかわらず誠に恐縮でございますが、ご連絡を心よりお待ち申し上げております。
当社パンフレットを添付いたしますので、ご確認いただけると幸いでございます。
××株式会社 ○○課
○○様○○株式会社 ○○課 ○○と申します。
本日はご多忙中にもかかわらず、貴重なお時間を頂戴いたしまして誠にありがとうございました。
いただいた貴重なご意見をもとに改めてご提案に伺いたいと存じます。メールにて恐縮ではございますが、取り急ぎお礼申し上げます。
今後とも、引き続きどうぞよろしくお願いいたします。
文頭で使えるフレーズ
挨拶メールでやってはいけない注意点3つ
件名に「はじめまして」や「こんにちは」は使わない
件名に「はじめまして」や「こんにちは」を使うことは必ず避けましょう。迷惑メールと勘違いされて削除されてしまう可能性がほとんどです。
件名には本文の目的を記載し、また社名を記載するなど読み手が一目で内容を理解できることが大事です。
環境依存文字やＨＴＭＬ形式は使わない
環境依存文字やＨＴＭＬ形式も使用しないほうがよいでしょう。
添付書類は多くて2000Kbにおさえ、どのデバイスでも読めるファイルサイズにして送ると相手に不快感を与えません。
BCCでの同時送信はしない
不特定多数に送るセールスの場合を除き、ＢＣＣでの同時送信は重要メールとして認識されないばかりか、失礼とも受け取られますので極力控えましょう。
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初対面で好印象をあたえるためのポイント
メールでの連絡はとても便利で合理的な手段でありながら、基本的なルールとマナーを知らなければ社会人として常識がないと判断されてしまいます。
また、顔の見えないやり取りは文章のちょっとしたニュアンスから、読み手に不快感を与えることもあります。
はじめての相手には丁寧に配慮したメールを心がけることで好印象を与えることができます。
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