※本サイトはプロモーションを含んでいます。
自分の考えを相手に説明して的確に伝えるのは、誰にとっても難しいことです。しかし、説明が下手であると、ビジネスではとても不利になってしまいます。
ここでは、説明が下手な理由はなにかや、説明上手になるためのポイント、説明上手になれる習慣をご紹介します。説明力を上げることで、ビジネス上のコミュニケーション力を大きく向上させることができるでしょう。
説明が下手な理由とは？
説明が下手な人には、さまざまな理由がありますが、共通している点がいくつかあります。
要点が伝わらない説明は下手
一般的に話が長い人にありがちな理由は、要点が伝わらない説明であることがあげられます。話が長すぎて、話し手自身の中で要点がぼやけてきてしまうこともあれば、聞き手が集中して聞けなくなってしまい、結果的に要点がわからないこともあるでしょう。
また、主観的な意見や思いが多いと、要点がぼやけてしまいます。客観的な意見が少ない説明は、主観の意見だけで話に説得力を持たせようとするめに、余計な言葉数が多くなってしまう事が原因です。
説明が下手な人は言葉につまる
言葉につまる人に多い説明下手の原因は、考えがまとまっていないうちに話し出していることです。早く伝えようと思って話し出しているものの、考えながら話しているので、言葉につまってしまいます。
説明が小刻みになったり、言葉につまって空白の時間ができたりすると、聞き手は聞きずらくイライラしてしまうでしょう。実際は、最後に要点を説明できている頃には、聞き手が話を聞いてくれていない状況になってしまっていることもあります。
主語がはっきりしない説明は下手
話している本人は、すでに自分が知っている情報ですので、説明をするときに主語を省略してしまうことがあります。しかし、聞き手にとって初耳な話の説明は、主語がなければ理解できない事が多いでしょう。
話の先を急いでしまい、主語を略してしまうせっかちな人も多いです。また、主語を省略してしまう人は、動詞に重きを置いて話を進める癖がある傾向があります。
説明下手から脱却するための方法
以下で解説する説明上手になるためのポイントは、当たり前で簡単なことばかりです。ビジネスの取引などで重要な説明をしないといけない場面では、一度落ち着いてポイントを振り返ってから説明に入りましょう。
まずは自分が理解をし 説明下手を脱却する
説明する前の段階で、自分が説明しようとしていることをちゃんと理解しているか確認してみましょう。理解が足りないと、話が長くなって要点がぼやけてしまったり、本当に伝えるべきことを伝えきれなかったりしてしまいます。
理解していれば、ある程度の話の構成、伝える順番もみえてくるでしょう。
相手への配慮をすると説明下手を脱却できる
説明を始めたら、相手の様子を見ながらゆっくり話すことも重要です。話が理解できない時や初めて聞く言葉が出てきたときなどは、表情に変化があるでしょう。説明をしている際には、聞いている相手への配慮も必要です。
話の最中に相手を見ながら、理解しているか確認しながら進めることで、話している自分が落ち着くこともできるでしょう。
以下の記事では配慮についての詳しい解説をしています、正しい言葉の使い方を学んで、ビジネスで役立てましょう。
配慮 ビジネスにおける配慮の意味と使い方 英語表現
ビジネスにおける「配慮」の意味と使い方、類義語との違い
結論を先に伝えると説明下手を脱却できる
特にビジネスシーンでの説明の仕方や話し方では、結論を先に伝えるのは鉄則です。聞く相手が、その後の話から必要な情報を聞き取りやすくなったり、話を聞く態勢に入りやすくなったりします。
また結論を先に伝えると、話し手が目的を意識してシンプルに説明を構成できます。万が一、話が中断したとしても、結論はさきに伝えてあるため説明を再開しやすい事も、ビジネスシーンで役に立つ話し方・説明の仕方でしょう。
５W１Hを意識すると説明下手を脱却できる
主語を省略しがちな説明の仕方になってしまう人は、動詞ではなく動作で表現するのを意識するとよいでしょう。具体的にいうと、話の中で5W1Hをはっきりさせるように話を展開させます。
5W1Hを説明すると、主観的な意見が入らないため、より効率的に説明ができるでしょう。
以下の記事では、文章の構成力を上げるためのPREP法について解説しています。文章の組み立てるのに役立つ方法を学ぶことで、話や説明に説得力を持たせる事が出来るでしょう。
文章に説得力をもたせるPREP法を徹底解説
文章構成の基本 5W1Hとは 起承転結・PREP法についても解説
説明上手になる習慣
説明上手になるには、普段からの習慣でトレーニングしていくこともできます。通勤途中にもできる方法もあります。説明に自信のない人はやってみてください。
日記をつけると説明上手になれる
日記をつけるには、その日にあったことをまとめる作業をしなければいけません。出来事を整理する癖を付けておくと話や説明をするときの話の組み立てを考える習慣につながります。
また、日記は書くだけでなく、一度は読み返してみましょう。自分が伝えたかったことが伝わる文章になっているか、客観的に読みかえします。すると、自分の説明の下手なところに気がつく機会にもなります。
映画など興味のある記事のあらすじをまとめるとよい
日記で自分の考えをまとめるのに慣れてきたら、あらすじをまとめる作業もよいでしょう。あらすじを作る方が、難易度が高いかも知れませんが、要点を抑えるにはよいトレーニングです。
映画をみてあらすじを自分なりに書いたら、インターネットでその映画のあらすじを検索して、自分が書いたあらすじと比較してみるとよいでしょう。
通勤途中に読んだもののあらすじをまとめてみるのも、よいトレーニングです。
音読すると説明上手になる
音読は黙読よりも脳裏に深く刻まれ、実際に自分が説明をするときには、自然と構成の考え方などが分かってきます。たとえば、英語の習得には会話が一番早道といわれることや赤ちゃんが母親の言葉を真似して覚えていくのと、理論的には同じ方法です。
テンポのよい面白い話を聞くとよい
わかりやすくユーモアのある演説が人気の政治家には、落語のファンが多く、演説の参考にしている方が多いです。ユーモアはもちろん、話の構成が落語で学べるといわれています。
電車通勤の間に聞くこともできるため、試してみるのもよいでしょう。
説明が下手についてのまとめ
- 説明が下手な理由には、話が長く、または主観が多いせいで要点が伝わらない、考えがまとまらないうちに話し出すので言葉につまる、主語がはっきりしていないなどがあります。
- 説明が上手になるためのポイントは、まずは自分が理解すること、相手に配慮をすること、結論をさきに伝えること、５W１Hを意識することでしょう。
- 説明上手になるための習慣として、日記をつけたり、映画や興味のある記事のあらすじをまとめたり、音読したり、テンポのいい面白い話を聞いたりするのがおすすめです。
毎日職場で説明力が足りないといわれるけれど、説明力を上げる以前に能力を向上させられる精神的余裕がない…ブラック企業といわれる職場に苦しめられている社会人は数多くいます。
