ビジネスメールの返信時の効果的な引用方法とマナー 「＞」の使い方

ビジネスシーンでは、社内外を問わずメールのやり取りを行います。チャットやSNSに慣れている人たちはメールに触れる機会が少なくなっているのではないでしょうか。きちんとしたマナーを知っておきたいですよね。

ここでは、ビジネスパーソンが心得ておくべきメールの「返信時」の引用のルールについては特に詳しく具体例などもご紹介します。ぜひ参考にしてください。

メールの返信に関してはこちらも参考になります。

相手に伝わる！ビジネスメールでの返信のポイント

まず確認したいメール返信時の最低限のマナー

まずはビジネスでのメール返信についての基本的なマナーについて確認していきましょう。

返信はできるだけ早く

メールを送ってくれた相手は、あなたの返答を待っています。１営業日内の返信が理想的です。すぐに答えられない用件でも、「○日までにご連絡します」「確認が取れ次第、ご連絡いたします」の一言を送っておきましょう。

緊急、至急、早期解決は電話連絡

緊急、至急の要件については、メールを返信と共に、先方に電話で連絡するようにします。内容によっては電話の方が早くまとまる、解決すると思えることは電話で回答しましょう。

承諾だけでも必ず返信

相手のメールの内容が連絡事項で、内容に対する返答や質問が無かったとしても、「確認しました」「承知しました」「受け取りました」など何らかの返信をします。一言の場合は件名の頭に書き加えても問題ありません。

タイトルは変更不可

始めのタイトルはお互いのやり取りの中で他のメールと区別する情報になります。一連のやり取りをすぐに確認できるようタイトルは変えないようにしましょう。

RE：は残しましょう。

RE：があると相手が自分のメールに対する返信ということが分かります。そのまま残しておきましょう。

※RE：が長くなったら工夫をしましょう。

やり取りが長くなると、RE：も長く連なってしまい件名が分からなくなることがあります。そんな時は余分なRE：を削除して、後ろに数字や日付、ごく短い言葉を入れて差別化をしましょう。(1)(2)(3)などでも分かりやすいでしょう。

相手のメールを引用するのはマナー違反ではない？

引用とは、いただいたメールの一部をそのままコピーし、返信するメールに貼り付けることです。その後に回答や質問を追記して作成します。

マナー違反ではありません。時間の効率化にもなり、お互いの誤認を防ぐこともできるのでビジネスシーンではよく使われます。

引用して返信するメリット

先方からのメールを引用すると自分の手間が省けるので、より早く返信することができます。

引用しない場合、相手のメールの内容を確認しながら返信メールを書くことになります。確認しても日付や時間などタイプミスがないとも限りません。引用によって双方の誤認を防ぐことができるのです。

読み手に取っても、引用された質問に回答されていれば、以前のメールを確認する必要がなくなります。ビジネスパーソンはたくさんの様々な内容のメールに対応しています。回答や質問だけが記載されていると、何を聞いていたかな？前のメールは何のことをお知らせしたのかな？と分かりにくいことがあるのです。

引用する際に気をつけたいこと

全文を引用することはできるだけ避けましょう。余計な内容は省くようにしないとメール自体が長くなります。読むのにも時間が掛かり相手に失礼になります。

回答の必要な質問や意見だけを抜粋しましょう。複数の抜粋がある場合は、それぞれに自分の回答や質問を追記するようにしましょう。

質問が多く、回答が複数になる場合に限っては「引用にて失礼します」「インラインにて失礼いたします」など一言添えましょう。１つか２つの質問への回答であれば記載はしない方がいいです。

引用する時は、引用部分だと分かるようにしておきます。先方のメールの一部をコピーペーストしたら、引用部分の行の左端に記号をいれておきます。「＞」「＞＞」などが一般的です。

効果的な「引用」のしかた【例文集】

引用が役立つケースの具体例をご紹介しましょう。

【ケース１】　アポイントの依頼の例

【ケース２】　予定の日時候補選択の例

【ケース３】　質問に対する回答例

【ケース４】　複数の質問がある場合

まとめ

基本的なメール返信のマナー、引用する時のメリットやポイントについてご紹介しました。

送信してもらってからの経過時間、メールの読みやすさ、正確さ、そして確認のしやすさなど相手に配慮すると色んな工夫ができそうですね。でも自分本位のやり過ぎには気を付けましょう。まずは、最低限のマナーを身に付けることから始めてみてください。