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就職活動や転職活動をした際に、応募書類を送付した後にどこの企業でも書類選考期間があります。
基本的に、早い企業であれば即日から一週間くらいで、また遅いところでも一か月から二か月くらいでは返信があることが多いのですが、企業によっても違いますし、応募者の数によっても違います。
選考期間連絡のメールや選考結果のメールが来たときにどのように対応できるかで採用者への印象も変わることがあるでしょう。
書類選考期間連絡へのメール返信や書類選考通過の返信の仕方、メール返信のポイント、署名の書き方などについて解説します。
書類選考期間連絡へのメールは返信しなくてもよい
気になる書類選考期間ですが、書類選考期間連絡はメールをしてくれる企業としてくれない企業があります。担当者によっても違ってきます。応募者多数の場合には一斉送信のような場合もあるでしょう。
一般的に、メールへは返信をしたほうが良いと考えがちですが、このような場合には必ずしも返信をしなければいけないということはありません。
返信しなくても良い理由
企業の担当者は、多数の応募者に対して書類選考期間連絡をおこなっています。「書類選考期間の件、かしこまりました。どうぞよろしくお願いいたします」などと返信したくなるところですが、この場合、全員からこのような返信が来たら担当者が迷惑なこともあります。
書類選考に通過した連絡が来た場合のみ返信をします。
書類選考通過の返信の仕方
書類選考を通過できた場合には、丁寧に返信をしましょう。連絡をもらったお礼と、メールを読んだということをわかりやすく簡潔に伝えます。
書類選考のメール返信のポイント
返信の時には届いたメールの内容を残す
返信する際に失礼に思い、メール内容を消してはいけません。前回の内容をのちに参照できるように残しておきましょう。
件名もできるだけ残す
企業が送ってきたメールの件名も、できれば変えずに残すようにすると採用者にもわかりやすいです。
新たに件名を書く場合には、「書類選考通過メールのお礼連絡の件」などで良いのですが、たとえば企業側が、件名を「面接日程のお知らせ」としてきた場合には、そのまま「Re：面接日程のお知らせ」としたほうがわかりやすいでしょう。
多数の応募者を相手にしていますから、企業の人事担当者の立場になって返信の仕方も考えるようにするとベストです。
環境依存文字は避ける
企業側が応募者と同じＰＣ環境であるとは限りません。文字化けをおこすと読めずに失礼にあたりますから、文字化けのないように、環境依存文字は使わないようにしましょう。
署名を忘れない
ビジネス関係のメールでは、基本的に最初に企業の名前や担当者名、最後に自分の名前などの署名を入れなくてはいけません。
多くの応募者がいる中、署名を忘れては誰が送ってきたメールなのかが担当者にわからなくなりますので気をつけましょう。
返信例文
以下、返信の例文です。
株式会社●●
人事部 採用ご担当者様
お世話になっております。
△△大学○○学部○○学科 ●山●子と申します。
この度は、書類選考通過のお知らせをいただきありがとうございました。
面接の機会をいただき大変嬉しく思っております。
ご指定いただきました日時に面接に伺わせていただきます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
△△大学○○学部○○学科 ●山●子
書類選考落ちには返信をするべきか
書類選考落ちには返信をしても特に返信をしなくてもどちらでもかまいません。ただ、企業も時間を使って採用のための選考をしています。
たとえ落ちてしまったとしても、感謝の気持ちを伝えると丁寧です。
「この度はありがとうございました。残念ながらご縁がありませんでしたが、またの機会がございましたらどうぞよろしくお願いいたします」などと書くと良いでしょう。
まとめ
・書類選考を通過できた場合には、連絡をもらったお礼と、メールを読んだということをわかりやすく簡潔に伝える。
・メールの件名や内容はできるだけ残して返信する。
・環境依存文字は使わない。
・署名を忘れない。
以上のことに注意すると企業の担当者に良い印象を与えることができます。
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