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社会に出ると、仕事やプライベートを問わず人と関わることが必須になってきます。
面と向かって話をすることももちろん重要ですが、メールでのやりとりも甘くみてはいけません。思わぬ過失から、信頼を失ってしまう可能性もあります。
立派な大人として振る舞うためには、メールの正しい書き方もしっかりと頭に入れておきましょう。
この記事では、特に皆が悩みがちな「お断り」のメールの書き方について解説し、例文をご紹介します。
お断りメールの書き方3つのポイント
はっきり断る
相手が目上や取引先の人だったりする場合、「断る」という行為はとてもハードルが高いです。
今後の付き合いがなくなるかもしれないと不安になるかもしれません。
だからといって言葉を濁して曖昧にすませてはいけません。
相手はYESかNOかを求めているため、曖昧な返事をしてしまえばYESに捉えられてしまい、後々面倒になってしまうこともあります。
「断るほどでもないのでは？」という場合は別の案を提案するのも一つの手段ですが、そうでない場合は、相手のためにもはっきりした断りの文言を入れましょう。
感謝の気持ちを述べる
「断る」「断らない」という選択が迫られるような状況のとき、相手は自分に対して時間を割いてくれたり、何かしらの労力を費やしてくれていることが多いと思います。
ただ断りの一言しかなければ、「配慮がなっていない」と思われてもおかしくありません。
対面でもメールでも、断るときには必ずお礼も一緒に添えることを心がけましょう。
提案してくれたことに対するお礼を忘れなければ、たとえお断りメールだとしても、相手をそこまで嫌な気持ちにすることはないはずです。
また、お誘いを断るときには、感謝の気持ちを述べると同時にお詫びの形の文面にすると角が立ちません。
クッション言葉をうまく取り入れる
はっきり断るといっても、「無理です」「できません」といった言葉だけでは相手を不快な気持ちにさせてしまいます。
メールは文面でしか伝えられないからこそ、クッション言葉をうまく使いながら、なるべく優しい表現ではっきり断るのが理想です。
お断りメールでぜひ使いたいのが、「大変恐縮ですが」「せっかくなのですが」などのクッション言葉です。
これらをうまく取り入れることによって、相手に対する申し訳なさをしっかりと文面に取り入れつつ断ることができます。
クッション言葉の例
・せっかくなのですが
・あいにくですが
・大変残念ですが
また、クッション言葉に続ける断りの文言も否定形で終わらせないようにすると柔らかく伝わります。
言い換えの例
・お引き受けできません → ご要望には添いかねます
・欠席します → 参加を見送らせていただきます
お断りメールの構成
お断りメールで要件とお詫びの気持ちをしっかり伝えるには、次のような組み立てにするとよいでしょう。
2.お断りする旨とその理由を伝える
3.せっかくのお声がけを断ることに対するお詫びを伝える
4.今後ともよろしくお付き合い願いたい旨を伝える
様々な場面でのお断りメールの例文7選
それでは上記のポイントを踏まえて、シチュエーション別のお断りメールの例文を紹介します。
見積もりに対するお断りメールの例文
この度は、見積もりのご提案、誠にありがとうございました。社内にて慎重に検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、納期の関係で辞退させていただきたく存じます。
せっかくのご提案にお応えできず大変申し訳ございません。またの機会にお声がけさせていただきますので、今後ともよろしくお願いいたします。
内定辞退のメール例文
この度は、採用内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。大変恐縮ではございますが、自身の適正について真剣に考慮した結果、別の会社様とのご縁を感じ、採用内定を辞退させていただきたくご連絡させていただきました。
貴重なお時間を割いていただいたのにもかかわらず、大変申し訳ございません。末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
不採用を告げる際のメール例文
先日は、弊社の採用試験にお越しいただき誠にありがとうございました。社内にして慎重に審議した結果、誠に残念ではございますが、今回は採用を見合わせていただくこととなりました。
ご希望に添えず大変恐縮ですが、ご了承くださいますようお願い申し上げます。末筆ながら貴殿の今後のご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。
イベントや宴会のお断りメール例文
この度はお誘いいただき、誠にありがとうございます。せっかくお誘いいただいたのに誠に恐縮なのですが、当日はどうしても外せない用事がございますため、辞退させていただきたく存じます。
次回はぜひ参加したいと思っておりますので、また次の機会によろしくお願いいたします。
冠婚葬祭の欠席のメール例文
結婚式
ご結婚おめでとうございます。せっかくお招きいただきましたところ誠に恐縮ですが、当日はどうしても都合がつかないためやむなく欠席させていただきます。
お二人の末永いお幸せをお祈り申し上げます。
葬式
この度は突然の訃報を知り、大変驚いています。心よりお悔やみ申し上げます。本来ならばご焼香にお伺いすべきところなのですが、誠に心苦しいながらやむを得ない事情がありお伺いできそうにございません。
末筆ではございますが、○○様のご冥福を心よりお祈り申し上げます。
面談や会社見学の不参加を告げるメール例文
大変お世話になっております。先日、貴社にて開催される会社見学の予約をさせていただいておりましたが、諸事情により参加が難しくなってしまいました。お忙しい中お手数をおかけしてしまい大変申し訳ございません。
また次回、機会がありましたら参加させていただきたく存じます。何卒よろしくお願いいたします。
お断りメールへの返信の仕方
お断りメールには返信するのがマナー
お断りメールを受け取った場合は、速やかに返信するのがマナーです。文面は短めで構いません。お断りの内容を了解したということを知らせ、検討してくれたことヘのお礼を述べましょう。
お断りメールへの返信の例文
お忙しい中ご丁寧に連絡をくださりありがとうございました。今後とも変わらぬお付き合いの程、よろしくお願い申し上げます。
お断りメールについてのまとめ
お断りメールというのはどうしても送りづらいものですが、相手に失礼のないように対応しなければいけません。
メールを作るときには、お礼をしつつ、なるべく優しい表現で、はっきり断る文面にすることが大切です。
お断りメールを受け取った場合は、速やかに返信することを心がけましょう。
また、選考や内定を辞退する際のお断りメールについての記事もおすすめです。転職活動の参考になります。
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