就職活動を進めていくと、第一志望の企業と面接日が重なったり、やむを得ない事情で選考を辞退する必要性が出て来る場合があります。選考を辞退する事で時間の余裕ができ、第一志望に注力したり、他社の面接対策などに時間を取れるメリットもありますが、一度選考を辞退した場合は取り消しができない為注意が必要です。
選考辞退をする場合に抑えるべき基本的なポイントを確認しましょう。

選考辞退をする場合のポイント

辞退を決めた場合、出来るだけ早く連絡をする

どんな理由があったとしても、選考辞退を決めた場合は速やかに先方に連絡を入れましょう。面接の日程が決まっている場合は、先方も面接官や採用担当者の予定が抑えられているという事です。
また、選考を辞退するといっても当日キャンセルは心象が良くありませんので、選考辞退をする場合はすぐにでも連絡をしましょう。

基本的にはメールで連絡をする

基本的にはメールで選考辞退の連絡をします。また、メールを送信後、電話で選考辞退についてのお詫びを伝えるとより丁寧です。

当日に連絡をするなどマナー違反をしない

上記しましたが、当日に選考辞退の連絡をするのはマナー違反です。相手も仕事の時間を割いて予定を空けていたのですから、選考辞退を決めた時点で連絡を入れる事が誠実な対応です。

前日や当日になる場合は電話で連絡をする

当日の連絡はマナー違反ではありますが、突然の不幸がありどうしても採用面接を辞退しなくてはいけなくなる場合もあるかもしれません。
その場合はメールでは無く電話で確実に先方に選考辞退の申し出とお詫びを告げます。この場合も行けないと分かった時点ですぐに連絡をするようにしましょう。

選考辞退をする際のマナー

選考辞退をする事自体は珍しいものはありません。最低限のマナーを守れば、先方の心象を下げる事もありません。

・連絡は選考辞退が決まった時点で速やかに行う
・メールや電話をする場合は営業時間内に行う
・緊急の場合で夜間にメールを送る場合は「夜分遅く申し訳ありません」と一言断りを入れる。

文章はシンプルで具体的にする

メールで選考辞退の連絡をする場合、回りくどい文書では無くわかりやすく簡潔にする必要があります。
また、企業には日に何件ものメールが届きますので、件名は「面接辞退のお願い」といった完結で内容の分かりやすいものにします。
また、辞退の意思は本文中の前半ではっきりと伝えます。

お詫びとお礼の文は忘れずに入れる

「どうせ辞退する企業だから」といって、お詫びやお礼を忘れる事は社会人の対応としてはNGです。
相手が自分の為に時間を割いている事実を理解し、面接を辞退する事へのお詫びと、これまで貴重な時間を割いてくれた事へのお礼を必ず伝えましょう。

選考辞退をする際の例文

選考辞退メールで伝える例文

件名:面接辞退(選考辞退)のお詫び
本文:
株式会社○○
人事部 ○○様いつも大変お世話になっております。
○○大学〇〇学部〇〇〇〇と申します。
〇月〇日〇時から採用面接のお時間を頂戴しておりましたが
一身上の都合により選考を辞退させて頂きたいと思います。
貴重なお時間を選考のために頂戴したにも関わらず、辞退させて頂く事となり
大変心苦しく思っております。
何卒ご容赦頂きますようお願い申し上げます。

最後になりますが、貴社のさらなるご発展と、
社員皆様のご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

署名

辞退の理由は書く必要はありません。
理由を聞かれるケースは殆どありませんが、もし理由を聞かれた場合は、「他社で内定を頂戴し、そちらに入社する事になりました」と正直に伝えても問題はありません。

選考辞退を伝える電話の場合 例文

お忙しいところ恐れ入ります。〇月〇日〇時から採用面接のお時間を頂戴しておりました〇〇大学○○学部の〇〇〇〇と申します。
誠に申し訳ないのですが、一身上の都合により選考を辞退させて頂きたくご連絡をさせて頂きました。これまで貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。

電話で連絡をする場合は、時間帯に気を付けます。
朝の始業直後や昼休みの時間帯は避けるようにします。また、携帯電話から電話をする場合は騒がしい場所や電波が弱い場所は避けましょう。

書類選考を辞退する場合のメール例文

書類選考を辞退する場合も、同じようにメールで選考辞退の旨を伝えます。

件名:書類選考辞退のお詫び
本文:
株式会社〇〇
人事部〇〇様いつも大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇〇〇〇と申します。

現在書類選考を受けさせて頂いておりますが、
他社より内定を頂戴し、そちらへの入社を決定いたしましたので
辞退させて頂きたく、ご連絡致しました。
選考にお時間を頂いておきながら、誠に申し訳ありません。
何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。
また、メールでのご連絡となった事をお許しください。
最後になりますが、貴社のさらなるご発展と、
社員皆様のご健康とご活躍を心よりお祈り申し上げます。

署名

まとめ

企業にとっても選考辞退は珍しい事ではありません。しかし、チャンスを一つ失う事になる為、選考辞退を決定する際は、後悔しない選択をするようにしましょう。
また、選考辞退を決定した際は、時間帯・言葉遣いなどに気を付け、誠意をもって連絡をする事が大切です。
例文はあくまでも一例に過ぎません。そのまま使うのではなく、自分の状況に置き換え自分の言葉で相手に感謝とお詫びの気持ちを伝える姿勢が大切です。
以下のまとめを確認し、マナーに沿った連絡をしましょう。

・選考辞退を決めた場合は速やかに連絡をする
・メールは営業時間内に行う
・メールの件名・内容は簡潔に分かりやすいものにする
・夜間にメールを送る場合は「夜分遅く申し訳ありません」とお詫びを入れる
・メールを送った後、電話で再度お詫びをすると丁寧な印象になる
・急遽選考を辞退する事になった場合は必ず電話で連絡をする
・電話を掛ける際は、始業時間と昼休み付近は避ける
・選考辞退のお詫びとお礼を必ず伝える

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