選考辞退の連絡方法 メール・電話・書類 それぞれのやり方

就職活動を進めていくと、第一志望の企業と面接日が重なったり、やむを得ない事情で選考を辞退する必要性が出て来る場合があります。選考を辞退する事で時間の余裕ができ、第一志望に注力したり、他社の面接対策などに時間を取れるメリットもありますが、一度選考を辞退した場合は取り消しができない為注意が必要です。
選考辞退をする場合に抑えるべき基本的なポイントを確認しましょう。

選考辞退をする場合のポイント

辞退を決めた場合、出来るだけ早く連絡をする

どんな理由があったとしても、選考辞退を決めた場合は速やかに先方に連絡を入れましょう。面接の日程が決まっている場合は、先方も面接官や採用担当者の予定が抑えられているという事です。
また、選考を辞退するといっても当日キャンセルは心象が良くありませんので、選考辞退をする場合はすぐにでも連絡をしましょう。

基本的にはメールで連絡をする

基本的にはメールで選考辞退の連絡をします。また、メールを送信後、電話で選考辞退についてのお詫びを伝えるとより丁寧です。

当日に連絡をするなどマナー違反をしない

上記しましたが、当日に選考辞退の連絡をするのはマナー違反です。相手も仕事の時間を割いて予定を空けていたのですから、選考辞退を決めた時点で連絡を入れる事が誠実な対応です。

前日や当日になる場合は電話で連絡をする

当日の連絡はマナー違反ではありますが、突然の不幸がありどうしても採用面接を辞退しなくてはいけなくなる場合もあるかもしれません。
その場合はメールでは無く電話で確実に先方に選考辞退の申し出とお詫びを告げます。この場合も行けないと分かった時点ですぐに連絡をするようにしましょう。

選考辞退をする際のマナー

選考辞退をする事自体は珍しいものはありません。最低限のマナーを守れば、先方の心象を下げる事もありません。

文章はシンプルで具体的にする

メールで選考辞退の連絡をする場合、回りくどい文書では無くわかりやすく簡潔にする必要があります。
また、企業には日に何件ものメールが届きますので、件名は「面接辞退のお願い」といった完結で内容の分かりやすいものにします。
また、辞退の意思は本文中の前半ではっきりと伝えます。

お詫びとお礼の文は忘れずに入れる

「どうせ辞退する企業だから」といって、お詫びやお礼を忘れる事は社会人の対応としてはＮＧです。
相手が自分の為に時間を割いている事実を理解し、面接を辞退する事へのお詫びと、これまで貴重な時間を割いてくれた事へのお礼を必ず伝えましょう。

選考辞退をする際の例文

選考辞退メールで伝える例文

辞退の理由は書く必要はありません。
理由を聞かれるケースは殆どありませんが、もし理由を聞かれた場合は、「他社で内定を頂戴し、そちらに入社する事になりました」と正直に伝えても問題はありません。

選考辞退を伝える電話の場合 例文

電話で連絡をする場合は、時間帯に気を付けます。
朝の始業直後や昼休みの時間帯は避けるようにします。また、携帯電話から電話をする場合は騒がしい場所や電波が弱い場所は避けましょう。

書類選考を辞退する場合のメール例文

書類選考を辞退する場合も、同じようにメールで選考辞退の旨を伝えます。

まとめ

企業にとっても選考辞退は珍しい事ではありません。しかし、チャンスを一つ失う事になる為、選考辞退を決定する際は、後悔しない選択をするようにしましょう。
また、選考辞退を決定した際は、時間帯・言葉遣いなどに気を付け、誠意をもって連絡をする事が大切です。
例文はあくまでも一例に過ぎません。そのまま使うのではなく、自分の状況に置き換え自分の言葉で相手に感謝とお詫びの気持ちを伝える姿勢が大切です。
以下のまとめを確認し、マナーに沿った連絡をしましょう。

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