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一般的に「事務職」と聞いても、漠然としたイメージしか沸かない人がほとんどです。「1日中机に向かって事務作業をする仕事」なんて思っている人も多いですよね。でも実際は思っているより体力勝負な部分もあるんです！決して目立つ役どころではありませんが、会社にとってはなくてはならない存在の事務職、仕事内容によってさらに細かく分類されますので、今回はそれぞれの特徴と効果的なアピールの仕方を解説します。
事務職で求められること
事務職でまず求められるのは、仕事の正確さです。事務職というのは、その名の通り会社を運営するにあたり発生する、たくさんの細かい事務的作業を一手に引き受ける職種ですから、頼まれた仕事を漏れなく確実にこなす必要があります。自身で仕事の優先順位を決め、正確に、迅速に処理する能力が求められます。
事務職の志望動機でアピールするポイント
「事務職」と一言で言っても、たくさんの種類の事務職が存在します。ここでは、事務職という職種をさらに5つに分けて、そのアピールポイントを解説します。
事務全体
事務職全体に求められるポイントは、やはり仕事への正確さや迅速さ、積極性です。どんな小さな会社であっても、事務が縁の下の力持ちとなり、業務が円滑に進められるようにサポートしていかなくては業務が成り立ちません。
そのため、言われて動くのではなく、自分から仕事を探し片っ端から片付けていく、そんな姿勢で仕事に臨むつもりであるという意気込みを、それまでの経験を交えて具体的に伝えるのが最も効果的と言えます。
経理事務
経理事務は、会社の大小に関係なく必ず配置されている職種です。
会社に関わる金銭を管理して財政をまとめていく経理事務は、1日中数字を見ている仕事と言っても過言ではありません。そんな経理のアピールポイントは、仕事の正確さと金銭を管理するということに対する自覚です。ミスが許されない環境で、自分がどれほど自覚を持って仕事に臨むつもりでいるかという抱負を伝えましょう。
また、すぐに仕事に結び付くわけではありませんが、日商簿記の資格を取得しておきましょう。できれば1級、最低でも2級を取得しておけばさらなるキャリアアップを見据えたアピールが可能です。
総務事務職
会社全体が円滑に動くために、さまざまな業務を任されているのが総務事務です。
一般業務に加え、人手不足の部署へ一時的に応援に行くことも。とにかく仕事の内容が多岐にわたるので、計画的に、一つ一つ確実に業務を遂行する能力が必要です。他部署同士や他会社との仲介役となることも多く、学生時代にリーダーシップをとった経験もアピールポイントです。
会社の規模によって経理や人事などと分かれている場合もありますが、全部まとめて総務事務が行うという会社も少なくありません。思った以上に体力を使いますので、できる限りの体調管理と広い視野を持って仕事に臨むという姿勢でアピールしましょう。
一般事務職
一般事務は、職場内での電話やメールの対応、来客への対応、資料や書類作成やそのファイリング、備品管理、勤怠管理などが主な仕事です。
次々と仕事が回ってくる一般事務では、他スタッフとの連携が非常に重要となるため、アピールポイントとしてコミュニケーション能力の高さは外せません。また、パソコンを使用する業務も多いので、オフィス系のソフトを使いこなすことができればより好印象。仕事の幅も広がり、よりスキルアップを目指すことも可能です。
人間関係にうまく溶け込み、着実に、無駄なく仕事をこなすことで会社に貢献していくつもりだということを積極的にアピールしましょう。
営業事務
営業事務の主な仕事は、営業マンのサポートをすること。扱う商品の受発注や伝票、請求書整理などを行ない、問題が起こればクレームにも対応します。
営業事務に求められるのは、相手のニーズにいかに答えられるかということです。相手が求めていることを素早く理解し、すぐにでも行動にうつす、そんな柔軟性や判断力、行動力が必要な営業事務では、運動部などで培った経験もアピールポイントとなります。
資料を作成して実際にプレゼンテーションを行うこともあるので、人前に立つことに慣れているというのも印象アップ。
顧客を相手にすることも多いので、ビジネスマナーを身に付けておくとなおいいでしょう。
事務職の志望動機例文
ここでは、それぞれの職種における志望動機の例文を紹介します。当然ですが、職種によって業務内容が異なるため、「どうしてこの職種なのか」「自分がどのように会社に貢献できるのか」を踏まえて、特色を出すのがポイントです。
事務職の志望動機の書き方 おすすめ資格 未経験からでも転職を成功させる方法
経理の志望動機
学生時代から数学が得意だったことから、それを活かすために経理の仕事に就きたいと思うようになりました。大学2年時には独学で日商簿記2級を取得、現在に1級合格を目指しスクールに通っています。
実務経験はありませんが、単に「金銭を管理する」ということではなく、簿記取得のために学んでいる知識を最大限に活かしながら、業務内容を深く理解し、いち早く即戦力になれるように邁進してまいります。
総務事務職の志望動機
私は学生時代にサッカー部のマネージャーをしていました。全国大会に出場するような強豪チームだったため、試合に関することはもちろん、部費の徴収や管理、チームメイトの体調管理や洗濯などの雑用まで何でもこなしました。慣れるまでは大変でしたが、徐々に作業に優先順位をつけ滞りなく進めていくことができるようになり、気づけばチームの一員として認めてもらえるようになっていました。
この経験を是非とも仕事に活かしたいと思い、会社の中でも様々な経験ができる総務事務の仕事に応募させていただきました。これまでに培った計画性やコミュニケーション能力を最大限に発揮し、少しでも会社に貢献できるように頑張っていきたいと思います。
一般事務職の志望動機
私は昔から地道にコツコツと行なう作業が大好きで、就職を考えた際には真っ先に一般事務職が思い浮かびました。大学在学中には、独学でマイクロオフィススペシャリストの資格を取得し、それを活かして大学教授の元でデータ収集や統計作業などに尽力した経験もあります。
資格取得は楽ではありませんでしたが、そのお陰で今では忍耐力も付き、一生懸命何かをやり遂げる喜びを学びました。採用していただけた際には、それらの経験を活かし、1つひとつの仕事を丁寧かつ迅速に、常に期限に余裕を持った働き方をしていきたいと思います。
営業事務の志望動機
不安定な情勢の中できるだけ長く同じ会社に勤めたいと考え、地域でも特に歴史が長く信頼のある御社で働きたいと思い、この度応募させていただきました。前職では販売だけでなく、発注作業やシフト調整、買い付け、ネットショップの立ち上げにも携わった経験があります。
最も自分に合っているのは接客業務で、直接お客様と話をしながら商品を紹介することに喜びを感じ、それに伴い少しずつではありますが、コミュニケーション能力も培われてきたという実感があります。
今後は、御社の商品について精一杯勉強させていただき、営業スタッフがスムーズに業務を進められるように、全力でサポートに努めてまいりたいと思います。
まとめ
事務職にもいくつか種類があり、効果的な志望動機もさまざまです。
会社の金銭を管理する経理事務には簿記の取得が効果的、オールマイティに仕事をこなす総務事務では広い視野をもって常にアンテナを張っていることが大切です。
また、会社の顔とも言われる一般事務は希望者も多いためパソコン関係の資格取得者が有利、スタッフと一緒になって奔走する営業事務は顧客との接触も多いためビジネスマナーは必須です。
このようにそれぞれ特色がありますので、自分に合った部署を見極め、それに対する自分のアピールポイントを整理しましょう。
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