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事務の求人で目にする「営業事務」、一般事務とは何が違うのか、事務だけど営業するのかと気になる方も多いのではないでしょうか。
ここでは、営業事務と一般事務の違い、仕事内容、そして営業事務を目指すなら身に着けたい能力や資格について解説しています。
営業事務としてバリバリ働きたい人、必見です。
営業事務と一般事務
一般事務との違い
営業事務とは、事務職種の中のひとつです。一般事務は、データ入力やファイリングなどが中心になりますが、営業事務は営業職のサポートが中心となります。
また、一般事務は社内のことを業務として取り扱う場面が多いのに対し、営業事務は社外のことを業務として取り扱う場面が多いです。
営業事務の仕事内容
営業事務は、事務職ひとりひとりに担当する取引先が付きます。担当は、営業職、取り扱っている製品や業務別などで取引先が決められます。
そして、営業職と取引先との間に立ち、業務が円滑に進むようにサポートするのが主な仕事です。
営業事務は「アシスタント」と呼ばれる他、製品を顧客にスムーズに届ける為の業務がメインとなる、メーカーや商社系の営業事務は「デリバリー」「調達」などと呼ばれることも多いです。
営業事務の仕事例
- 電話やメールでの対応…主に顧客と
- 受発注に関する業務全般…生産管理や在庫管理、納期調整など
- 納品書、請求書などの作成及び送付
- 営業職不在時に、顧客とのやり取り代行（業務と場合による）
一般事務の仕事内容
一般事務は、主に社内で発生する業務を処理することが多いです。総務や庶務事務などもこれに当たります。
コツコツ同じ作業を行うこともあるので根気や、細かいことに気が付く気配りなども必要になります。
一般事務の仕事例
- 電話やメールでの対応…主に取次など
- 郵便物の管理や送付
- 備品の補充や発注
- データ入力やファイリング
- 資料や書類の作成
- 従業員の出張費など経費精算
営業事務として成功する為に必要な能力、資格
MOSなどのパソコンスキル
営業事務は、パソコンでの業務が中心となります。
また、受発注に関しては専用のシステムを持っている企業が多くなっているので、システムを円滑に操作できるためにも、最低限のパソコンスキルは持っておきましょう。
職種によっては、アクセスでの在庫管理、パワーポイントでのプレゼン用資料の作成などを行う場合があります。
応募したい営業事務の求人内容を見て、必要なソフトのスキルなどが記載されていれば、そのソフトに該当するMOSを取得しておくと、応募する際に有利になります。
正しいビジネスマナーを身に着けておく
営業事務は、直接顧客と対応することも多い事務職です。正しいビジネスマナーを身に着けておく必要があります。電話やメール、対面でのマナーや敬語の使い方など押さえておきましょう。
万が一の話ですが、自分が顧客に失礼な対応を知らず知らずのうちに行っていた事により、クレームに発展することもあります。
正しいビジネスマナーを身に着けているとアピールできる資格は秘書検定です。秘書検定を取得しておくと、顧客への対応も安心して任せられる人物として評価され、営業事務には有利な資格です。
臨機応変な対応ができる
営業事務は、自分の担当する取引先によって状況が異なる事務をこなさなければいけません。
例えば、A社から急ぎの受注、B社からは納期に余裕のある受注が入ったとします。この場合は、当然優先すべきはA社への処理です。ところが、B社に収めていた製品が届かない、不良品が届いたなどの事態が起きれば、A社への対応ではなくB社の対応が最優先となります。
この様に、刻一刻と変わる状況を的確に判断し、仕事の優先順位を都度変えるなど、臨機応変な対応をしなければいけません。
マルチタスク
複数の取引先からの処理を一括して行う為、一つの業務を行いながらもう一つの業務を同時進行できる、マルチタスク能力が必要になります。
例えば、製品の納期回答が遅れている場合に、問い合わせの電話やメールをして、回答待ちの間に他の作業を行うなどです。
迅速に、確実に仕事を行える
毎日限られた時間内に仕事を終わらせなければならず、不測の事態も多く発生します。
多くの業務を同時にこなすことが多いため、どうしてもうっかりミスや物忘れが起きやすくなります。作業は迅速、かつ正確に行われることが求められます。発注を忘れる、納期や納品数量を間違えるなどのミスはあってはなりません。
冷静な判断力と処理能力
営業事務は、一般事務よりも忙しい場合が多いです。電話応対も多く、やるべきこともたくさんあります。忙しい時でも、冷静にやるべき業務を判断し、処理していく能力が必要になります。
また、顧客からのクレームや商品未着などのトラブルが発生した時も、担当営業と顧客をつなぐ窓口として対応します。中には感情的になっている顧客の対応をしなければいけないこともありますが、焦らずに冷静な対処ができなければいけません。
営業事務で成功するための秘訣
誠意を持って対応し、やりがいを見つける
営業事務は忙しく作業も適確に行わなければなりません。そのため、難しい仕事と感じるかもしれませんが、一番大切なのは顧客に対して誠意をもって対応する事です。
人と接する事が好きな人や、バリバリ仕事をしたい人には最適な事務職です。
また、製品やサービスを顧客の元に無事に届けるお仕事ですので、世間に流通している商品やサービスの製造や販売に関わることもできます。そして、営業職や顧客から自分の対応によって感謝された時には、とてもやりがいを感じるお仕事です。
自分なりのやりがいを見つけてみましょう。
細かくメモを取る
派遣の仕事としての求人も多く、未経験者でも採用する企業も多い為、事務で働いてみたいと考えている人の転職に営業事務はピッタリのお仕事です。
しかし、憶える事もたくさんある営業事務に初めて挑戦する時には戸惑いもあると思います。
初めて営業事務として働く時に大切なのは「メモを取る」ことです。最初は迅速さよりも、業務の流れを覚え、確実に仕事を処理できるようにしましょう。毎日働く中で、スピードも徐々に身についていきます。
営業事務に関するおさらい
営業事務に関するおさらいは以下の通りとなります。
- 営業事務とは、担当する取引先を持ち、営業職と取引先の間に立つ、営業のアシスタント業務を行う事務職である
- 一般事務は対社内の業務が多く、営業事務は対社外の業務が多い
- 顧客に直接応対する事が多い為、ビジネスマナーやパソコンスキルは必須
- 正確さ、迅速さ、マルチタスクが求められる
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