ビジネスにおいて、どれだけ慎重に仕事をこなしていても、ミスをしてしまうことはあります。ミスをして反省文を書く必要が出てきた時に、基本的な構成や例文をあらかじめ知っていれば、とてもスムーズかつスピーディーに取り掛かることができます。ビジネスシーンでの反省文の書き方と基本的な構成について解説し、そのまま使える例文集にまとめてみました。

反省文を書くケース/どのような時に書くか

反省文は、業務上のミスを犯した場合、あるいは、社内で迷惑にあたるような行為を行ってトラブルを起こした場合などに、従業員が会社に提出する謝罪文のことです。

反省文を書かなければならない過失の程度は、それぞれの会社の規定や上司の裁量によるところが大きいのですが、例としては、遅刻が多い、身だしなみの乱れ、書類作成が滞るなど、会社に損失が生じるほどではないが、このまま継続すると仕事の質の低下や周囲への悪影響がもたらされる可能性がある場合に、反省文が求められることがあります。

始末書との違い

始末書は、反省文と同様の謝罪文なのですが、処分や弁償をともなう重大な過失までがその対象となるという違いがあります。つまり、反省文は、始末書よりも、もっと軽い過失や規則違反が対象ということになります。

顛末書(てんまつしょ)との違い

顛末書に関しても、始末書と同様に、処分や弁償をともなう重大な過失までがその対象となる謝罪文です。しかしながら、厳密にいうと、始末書とも少し異なります。

顛末書は、なぜそうなったのかを報告する意味合いが濃いものになります。始末書は、不始末やミスやトラブルを詫びる反省文となります。

そのため、顛末書は、基本的には社内向けの報告書となります。また、役所や公的機関などに提出する報告書類の名称(書類再発行の申請書など)にも用いられていますが、取引先やお客様などの社外に向けては、あまり使われない名称です。
一方、始末書は、社内処分(懲戒、訓告、戒告など)を伴うような場合に、反省文として広く用いられます。

反省文を書く意図や目的

反省文を書く意図と目的は、過ちを反省し、起こった原因をよく分析し、解決策を考えてまとめることで、二度と同じ過ちを繰り返さないようにすることです。そのため、反省文の内容は、事実を正確に記述した事情説明がまず必要です。

しかし、反省文は謝罪文であって報告書ではありません。前述した始末書は重大な過失が伴っているので詳細に書く必要がありますが、反省文はそこまで書く必要はありません。

反省文で最も大事なものは、謝罪と反省の気持ちです。同じ過ちを繰り返さないためにも、今後の改善策と新たに心がけたいことを伝え、お詫びの気持ちをしっかりと相手へ伝えましょう。

反省文のポイント5選

ポイント1:言い訳はせず、正直に。

反省文では、自分がした過ちや不始末をまず正直に記します。その際、言い訳はせずに、事実に基づいて書きことがポイントです。注意された点を改めて、今後二度と同じ過ちをくり返さないことを明示します。曖昧な表現をするのではなく、「~します」・「~しません」と明言するように書くことで、反省の気持ちや改善の意志が、とても効果的に伝わります。

ポイント2:敬語を正しく使う

反省や謝罪の意を表す反省文では、です・ます調が基本です。敬語の使い分けを間違ってしまっては、反省・謝罪は伝わりません。
二重敬語はもちろん、 謙譲語を会社や相手のことに使うなど、不適切な表現にならないように注意して、最後にきちんと見直しましょう。

ポイント3:反省の言葉にバリエーションを持たせる

反省の言葉は「申し訳ございません」「失礼いたしました」「以後、気を付けます」などを多用してしまいがちですが、バリエーションを持たせると、事務的なものにならず、誠意が伝わりやすくなりますので、意識して書いてみると良いでしょう。

反省文の書き方と基本的な構成

まず、体裁は「です・ます調」で、段落を付けるオーソドックスなスタイルが一般的です。
ビジネス文書の基本にならい、日付・宛先・タイトルを冒頭に記入し、所属・氏名などを末尾に記入後、必要であれば捺印します。
(※会社規定のフォーマットが用意されている場合は、この限りではありません。)
(※基本はA4横書きですが、縦書きの場合は、日付を手紙と同様に本文の後に書きます。)

基本的な構成としては、以下の3点を必ず盛り込んで書くようにしましょう。

① どんな失敗をしたのか、なぜそうなってしまったのかという事実と原因
② それに対して、どういう考えがあるのかという反省と謝罪
③ 今後どう気を付けて再発を防いでいくかの対策案

反省文の例文集

遅刻した場合

●年●月●日
○○社長 ○○様 会議における遅刻についての反省文
私、(自分の名前)は大切なお取引先との会議に遅刻し、関係者各位に多大なご迷惑をお掛けしたことを、ここに反省文を提出し、深謝申し上げます。
○○の方々をお招きし△△にて行われた会議のため、私は、計画の概要説明をするため、■■から車で向かっておりましたが、事故渋滞によって会議場所への到着が遅れ、参加者の皆様を約◎分もお待たせしてしまいました。
参加者各位にご迷惑をお掛けしたことは言うに及ばず、会社の信用にも関わる失態を招いてしまいました。誠に申し訳なく思っております。今後は往路での不測の事態を考慮し、余裕をもって到着するよう出発し、このような不手際が二度とないよう、万全を期して仕事に取り組んでまいります。このたびは心よりお詫び申し上げます。
××部署
(名前×× ××)
■誤記してしまった場合
●年●月●日
○○社長 ○○様

書類の誤記に関する反省文

この度は、私の入力ミス確認不足による誤記で、多大のご迷惑をお掛けし申し訳ございませんでした。
書類は、○○に関するものです。○○の表記が間違っていたため、取引先様からの苦情が寄せられました。
原因として私が○○部に渡すデータ作成の際、計画書のデータを転記するときに誤入力したためです。入力データの確認は、随時行っておりますが、今回は間違いを見逃してしまいました。大切な取引先とのご不興を買い、信用の失墜につながる間違いを犯しましたことを心よりお詫び申し上げます。また、関係者の皆様にも大変申し訳ないことを致しました。
今回は、取引先からの確認により大事には至りましたが、今後同じミスを繰り返さないためにもデータの作成・管理を徹底いたします。
以上、この度の不始末につき重ねてお詫びを申し上げます。
××部署
(名前×× ××)

まとめ

会社で反省文を書かなければならない立場になった場合には、「反省の気持ち、原因と対策」をきちんと押さえて、丁寧な言葉つかい、で誠意あふれる内容の反省文を書いて、提出しましょう。

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