議事録とは会議の記録である

議事録を作成する目的

議事録とは、会議や打ち合わせの内容、経過や結論を記録した物です。
議事録として記録に残す事によって、会議の内容や経過を後から振り返る事も、欠席した人も会議の内容が共有できるようになります。
会議の内容について言った!言わない!の水掛け論が発生した時にも、議事録を確認すれば解決できます。

議事録がわかりやすいと仕事の効率化につながる

議事録作成は、メール作成と同じく大切なビジネスマンの基礎スキルといえます。
議事録を上手に作成する事によって、会議や打ち合わせのタスクと普段の業務との差別化を図り、最優先でやるべき事も整理できるようになります。
そのため議事録を上手に作成できればより仕事も効率よく進める事ができるようになるでしょう。

議事録を書くための事前準備

過去の議事録を参考にする

過去の議事録には、そのまま使用できるフォーマットが使われている事もあります。また、初めて議事録を作成する時にも、どんな風に作成すれば良いかを見る上で参考になります。

記録の取りやすい方法を用意しておく

議事録を作成する上で会議や打ち合わせの内容を記録しておく必要があります。その方法は様々ありますが、自分にとって一番方法を見つけておきましょう。最初はひたすらノートに手書きでも勿論構いません。議事録作成の経験を積んでいくごとに、自分に最適な記録を取る方法を見つけると、より効率よく議事録作成が可能になります。またICレコーダーを使って聞き漏らしがないようにすることも効果的です。

 

議事録作成環境をチェックしておく

自分が記録の取りやすい方法が取れない会議や打ち合わせである可能性もあります。PCやスマートフォンの持ち込みは可能か、議事録記録用にPCなどが借りられるかなど事前にチェックしておきましょう。

4つの議事録作成でおさえておくべきポイント

記録者は率先して自分でやろう

まず、議事録作成は誰が行うのかについて把握しておきます。学生時代には生徒会や委員会で初期の役割を行う生徒がいましたが、会議や打ち合わせの時にはわざわざ記録の為に役を立てる事はありません。
議事録作成は誰がやっても良いのですが、管理職などメインの参加者が記録を行うと、会議の進行にも支障が出てしまいます。その為、若手社員や新卒社員が引き受ける事が多いのです。

もしも、議事録係を募られた時には、引き受けると上司から議事録作成の評価を受ける事ができますので、自分のビジネススキルアップの為にも積極的に議事録作成を引き受けましょう。

必要な情報

議事録作成の情報で、特に定められている内容はありませんが、作成する上では以下の項目を押さえておけば大丈夫です。

・参加者
・会議の日時
・開催場所
・会議の目的(取引先の方など、社外の人との打ち合わせ等を行う場合)
・発言者の名前と発言内容(重要な発言や質問など)
・決定事項
・会議の概要
・会議の要約

24時間以内に提出

議事録作成は、提出期限が設けられている時にはそれを守らなければいけませんが、できるだけ24時間以内に行う様にしましょう。もしも、議事録作成以外に仕事のタスクがある時など、すぐに作成に取り掛かれない時にも、次の日までには対応するようにします。
会議や打ち合わせの記憶が鮮明な内にまとめる事によって、より良い議事録作成ができます。

会議の結果を記す

議事録作成で一番重要なポイントが、結論を記載する事です。会議の結論、結論において会議の決裁権限者はどう判断しているか、結論の日時や数量、場所や手段など具体的な内容の3つのポイントを要約してまとめましょう。

3つのポイントから見る作業効率化につながる議事録の書き方

客観的な視点で、読み手の欲しい情報を書く

議事録は、読み手が欲しい情報を分かりやすく書く必要があります。その上では、自分の意見などは取り入れる必要ありません。客観的な視点で、どんな人が読むか、欲しい情報は何かを意識して書きましょう。

簡潔に、見みすく書く

議事録は、忙しいビジネスシーンの中でも一目見ただけで情報が得られる様に書かなければいけません。簡潔、かつ見やすいようにまとめましょう。全体の文字数は200文字程度とし、適度な余白を入れる、一文を同じくらいの長さに揃えるなど、全体のバランスも良く作製します。

見栄えの良い議事録は、「読む価値がある」「細部まで気遣いがある」とされ、高評価にも繋がります。

5W1Hを意識して書く

議事録を書く時には、「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「なぜ」「どのように」という5W1Hを意識して書くだけで、要点を押さえた見やすい議事録になります。
また、欠席者などその場にいなかった人が後から内容を共有できるように、結論に至った経緯も記載しておきましょう。

悪い事例から見る、知っておくべき議事録作成の注意点

読みにくい・見栄えが割る

見栄えが悪い議事録は、せっかく内容が良くまとまっていても読みにくく、良い議事録ではありません。読み手が第一印象で「読みたくなる」見栄えも美しい議事録を作成しましょう。字が汚い方は、パソコンでの入力がおすすめです。

まとめた後は、全体的な文字のバランスを見る、体裁を整える事を意識し、自分で読み直しましょう。

内容にまとまりがない・薄い

会議の内容をそのまま記載した事によって、内容がまとまっていない議事録になっている事があります。特に内容がまとまっていない点は上司から指摘されるポイントとして多くなっています。必要のない文章は省き、シンプルにまとめる必要があります。
逆に、内容をまとめる為に文章を省き過ぎて必要な情報が載ってないなど、内容が薄いのもNGです。

順序がバラバラ

記載されている内容の順序がバラバラだと、結論やそれまでの過程が分かりにくく、記録として残すべき議事録としては不適切です。順序がバラバラになってしまっている主な原因は、5W1Hが抜けてしまっている事、結論がまとまっていない事があげられます。

議事の進行を振り返ることができるような形で行うとよいでしょう。

議事録 作成例

必要な情報がまとめられている議事録フォーマットを使用すると、より効率よく議事録をまとめる事ができます。会社であらかじめフォーマットが決まっている物があればそれを使用しましょう。

Webサイト仕様決めミーティング

▼開催日時
20××年×月×日(×)15時〜16時

▼場所
第一会議室

▼参加者(敬称略)
〇田、〇下、〇本、〇山

▼前回からの宿題
・スマホからのWebサイト利用率調査(〇下)
・対応ブラウザ確定(〇山)

▼進捗確認
・デザイン進捗
→デザイナーの●●さん作成中。×月×日に3案提出予定(〇本)
→紙でいいので来週のミーティング時に見れる状態にして欲しい(〇田)

・URL設計
→×月×日までに完成予定

▼次回への宿題
・Webサイトデザインを紙の状態で見せる(〇本)

議事録のテンプレート(外部サイト)

マイクロソフト オフィス テンプレート

まとめ

・議事録は会議や打ち合わせの内容を後から共有するために記録する物である。
・議事録作成の際には記録者・必要な情報・提出期限・結論を押さえておく。
・議事録作成のポイントは3つ。客観的な視点で、見やすく簡潔に、5W1Hを意識する。
・議事録フォーマットを使用すると、効率よく議事録の作成ができる。

上手な議事録を作成する事は、上司からの高評価に繋がります。また、議事録作成の積み重ねは、ビジネスマンとしてのスキルアップにもなります。