返信用封筒を作成する主な理由作成する際のポイントを解説

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返信用封筒とは、宛先があらかじめ書かれている封筒のことです。返信用封筒を同封しておくことによって、相手の負担を減らし、確実に返信が貰えるようになります。

この記事では以下の点について解説しています。

この記事の内容
返信用封筒を作成する主な理由
返信用封筒を作成する際のポイント

この記事を通して、返信用封筒について知り、確実に返信がもらえるような返信用封筒を作成しましょう。

返信用封筒を同封する理由

返信用封筒とは、相手から返信を貰うために同封する封筒のことです。

あらかじめ自分の住所や氏名を宛先欄に記載し、切手を貼ったうえで、相手宛の郵便物に同封します。

郵便物を受け取った相手は、同封されている返信用封筒を用いて返信しましょう。返信用封筒を同封する理由は以下の通りです。

返信用封筒を同封しておくことで、相手が返信する際の手間を軽減することができます。

郵便物を差し出すためには、書類を入れる封筒を準備し、宛先を記入し、切手を貼る必要があります。しかし、返信用封筒使用すれば、相手は封筒を用意したり切手代を払ったりする必要がありません。

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返信用封筒を同封しておくことによって、一目で返信が必要であると相手に伝えることができます。

返信が必要な旨を文書に記載していたとしても、相手が返信をくれるとは限りません。

しかし、返信用封筒を同封しておくことによって、返信用封筒が入っているから返信が必要だということがすぐに伝わります。自分からの書類にも返信が必要な旨を記載し、合わせて返信用封筒を用意しておくと一層伝わりやすいでしょう。

返信用封筒には宛先や住所がすでに記載してあるため、宛先の書き間違いがなくなります。

誤った宛先に郵便物が届くと、郵便物が手元に届かないだけでなく、他の人に情報が洩れてしまうというリスクがあります。情報漏洩対策としても、返信用封筒は有効です。

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封筒の表に宛先や住所をあらかじめ記載しておきましょう。

封筒の表に、郵便番号、住所、会社名、名前を記載します。通常、「様」や「御中」などの敬称を宛先の後ろに付けますが、自分から敬称を付けるのはマナー違反であるため、宛先のあとには「行」または「宛」を付けます。

相手が「行」や「宛」を敬称に直してから返信してくれるため、訂正しやすいように少し小さめの字で書きましょう。

封筒の裏には差出人欄がありますが、こちらから相手の住所や名前を記載してはいけません。返信用封筒に相手の名前を記載しておくのはマナー違反となるため、封筒の裏にはなにも書かずに空けておきましょう。

相手が切手を用意しなくてもいいように、返信用封筒にはあらかじめ切手を貼っておきましょう。

封筒の大きさと返送される書類の重さを考えて、切手の金額を決めます。切手代が不足すると差出人のもとへ郵便物が返却され、不足分の切手代を相手に負担させてしまいます。

切手代が足りているか不安な場合は、一回り上の重さに合わせた切手代を貼るようにしましょう。金額が分からない場合は、郵便局へ行けばおおよその金額を教えてくれるため、前もって確認しておくとよいです。

主な切手料金は、定形郵便と不定形郵便で変わってきます。よく使用されるのは長形3号や長形4号の封筒は定形郵便扱いです。

定形郵便の切手代金は、25g以内が82円、50g以内は92円です。（2018年現在）定形郵便でも、重さが50g以上、または厚さが1cmを超えた場合は定形外郵便とみなされます。定形外郵便の場合は形状や重さによって金額がかなり異なるため、郵便局で確認しましょう。

返信用封筒は、そのままの大きさでは封筒に入らないことが多いため、返信用封筒を同封する際に折る必要があります。

折り目が曲がっていると、封筒の中でかさばるだけでなく、相手への印象が悪くなってしまうためです。

返信用封筒はまっすぐ、きっちり折りましょう。広げたときにきれいで、かさばらないことがポイントです。

返信用封筒は宛先が外側に来るように折ります。宛先が見えるようにすることで、相手がすぐに返信用封筒と認識できるようにするためです。

基本的には三つ折りにし、横向きに入れましょう。しかし、三つ折りにすると小さくなりすぎる場合や、うまく入らない場合は別の折り方でも問題ありません。

返信用封筒を同封しておく理由
・相手の手間を減らすことができる。
・返信が必要であることを伝えることができる。
・誤送のリスクがない。
返信用封筒を作成するときの注意点
・宛先や住所を記載し、名前の下には宛先を示す「行」などを付ける。
・切手を事前に貼っておく。切手代が不足しないように事前に確認しておく。
・同封する際はきれいに三つ折りにし、かさばらないようにする。
返信用封筒はビジネスシーンで頻繁に使用されます。ポイントに注意し、返信用封筒を作成しましょう。