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訪問後にお礼メールを送ることは、ビジネスパーソンにとって基本的なマナーです。しかし、お礼メールを送るタイミングや、内容を間違ってしまうと、相手に失礼になってしまう可能性もあります。今回は、そんな訪問後のお礼メールのマナーとメールの文例集をご紹介いたします。
また、アポイントを取る際はこちらを参考にするとより理解が深まります。
ビジネスでのアポイントメールの件名や本文の作成ポイントと例文3つ
食事のお礼メールはこちらもご参考ください。
上司、先輩、取引先との食事や飲み会でのお礼メールの書き方
お礼メールは当日中に
訪問後のお礼メールは、訪問をしたその日にするのが基本的なマナーです。もし、遅れてしまったとしても翌日までには必ず送りましょう。
これは、訪問してから何日も経った後に、お礼のメールを送ると、相手は「今更送ってきたの？」と困惑してしまい、逆に印象が悪くなってしまう可能性があるからです。
お礼メールは早ければ早いほど相手に感謝の気持ちが伝わります。帰社したらできるだけ素早いお礼のメールを打つことを心がけましょう。
内容はわかりやすく簡潔に
お礼メールは相手に感謝の気持ちを伝えるものです。故に、本件と関わりがないことを書いたり、雑談を加えたりすることは、かえって感謝の気持ちが伝わらない場合があります。お礼メールはシンプルにストレートに気持ちが伝わるよう意識しましょう。
相手は、貴重な時間を割いてわざわざ自分と会ってくださっています。素直に「ありがとうございました。」という気持ちをメールに打ちこみましょう。
本文を見なくても伝わる件名を
件名を書くときに気を付けたいポイントとして
上記2つのポイントが重要です。
件名は、相手がメールを読むときに一番初めに確認する部分です。いわば、メールにおいての第一印象になります。そのため、本文を見なくても件名だけで内容が伝わるように書くことが重要です。また件名はなるべく短く、用件のみを書くことが望ましいです。多くても20字程度にまとめましょう。
相手がひと目で分かる、ビジネスメールの件名（タイトル）文例集
本文を書く際は5W1Hを意識する
5W1Hという言葉をご存知でしょうか。文章を考える上での重要要素で、
who（誰に）
where（どこで）
why（なぜ）
what（なにを）
how（どのように）
と英語の頭文字を取ったものです。
5W1Hを意識して、本文を書くことで、明確に相手に内容が伝わります。
企画書などではここに「How much いくら」が付随し5W2Hとなります。
シチュエーション別、訪問に関するお礼メール
1,訪問に対するお礼メール
営業部 課長 ◯◯ ◯◯様お世話になっております。本日訪問をさせていただきました、
◯◯商事
営業部 ◯◯でございます。本日は◯◯様もご多用中にもかかわらず、
お時間をいただき、誠にありがとうございます。私の提案に対して真摯に対応してくださり、心より感謝申しあげます。今後、◯◯様のご意見をもとに、さらに精進してまいる所存です。
今後とも、ご指導ご鞭撻のほど宜しくお願いいたします。まずは、メールにてお礼申しあげます。
上記は基本的な訪問後のお礼メールです。件名はシンプルに書き、本文では、わざわざ自分のために時間を使っていただいたことへの感謝の気持ちを伝えることが重要です。
また、訪問をした当日にメールを送った場合は、「まずは、メールにてお礼申しあげます」というフレーズを入れると、相手に感謝の気持ちがさらに伝わります。
2,訪問に対するお礼メール（アポイントなしの場合）
営業部 課長 ◯◯ ◯◯様いつも、ご愛顧いただきありがとうございます。本日、訪問させていただきました、
株式会社 ◯◯
営業部 ◯◯◯でございます。本日は、突然の訪問にもかかわらず、
◯◯様の真摯な対応に厚くお礼申しあげます。また、弊社の新サービスを、いち早く◯◯様にご提案したく、今回突然の訪問となったこと、お許しください。本日ご提案させていただきました、
弊社の新サービスについて、ご検討のほど、
何卒宜しくおねがいいたします。まずはメールにてお礼申しあげます。
訪問をする際は事前にアポイントを取って行くのが原則ですが、中には急に訪問をしなくてはいけない場合もあります。
そのような場合は、訪問をしたお礼と、突然の訪問に対する、謝罪の言葉を添えることで、相手により一層感謝の気持ちが伝わります。
3,訪問に対するお礼メール（次の訪問日が決まっている場合）
代表取締役 ◯◯ ◯◯様平素より大変お世話になっております。本日訪問をさせていただきました、
株式会社 ◯◯
営業部 ◯◯◯でございます。本日は◯◯様もお忙しい中、貴重なお時間を割いていただき、
誠にありがとうございます。今後◯◯様始め、皆様の意見をもとに、
本サービスをさらに充実させていく所存でございます。また、次回の訪問時には、◯◯様の意見をもとに、
本サービスの点を中心に進めさせていただきたく存じますが、◯◯様のほうで、何かご相談、気になることがございましたら、お気軽に私、◯◯まで、ご連絡ください。まずはメールにてお礼申しあげます。なお、次回の訪問日は、◯月◯日となっておりますので、どうぞ宜しくお願いいたします。
次回の訪問日が決まっている場合は、最後にその日付を明確に記載しましょう。そうすることで、相手との日にちのズレを事前に防止することができます。
4,訪問に対するお礼メール（相手から課題を頂いた場合）
件名 訪問のお礼/株式会社〇〇営業部〇〇
株式会社 ◯◯
代表取締役 ◯◯ ◯◯様
大変お世話になっております。
本日訪問をさせていただきました、
株式会社 ◯◯
営業部 ◯◯◯でございます。
本日はご多忙中にもかかわらず、◯◯様の貴重なお時間を割いていただき、心より感謝申しあげます。
今回の、私どもの提案に対する、◯◯様の「◯◯◯◯のサービスの向上」についての課題に関しましては、
次回◯◯様のご期待に添える提案をできるよう、
改めて、慎重に社内で検討する所存でございます。
再度、良いご提案ができる準備が整いましたら、
改めて、私から◯◯様へご連絡差し上げますので、
何卒、宜しくお願いいたします。
まずは、メールにてお礼申しあげます。
訪問した際に、相手から課題などをいただいた場合には、その場だけで話を終わらせることなく、社内に持ち帰り、慎重に検討する旨をメールにて明記しましょう。
また、課題の新たな提案をできるようになった場合、こちらから必ずご連絡すると明記することで、次回のビジネスチャンスにも繋がります。
まとめ
⒉件名はシンプルに用件のみを書く。
⒊本文は5W2Hを意識して書く。
⒋単調なお礼メールを書くのではなく、相手や訪問した際の状況によって内容を使いわける。
