見積もりを出してもらうメールの書き方ポイントを徹底解説

ビジネスの現場では商品やサービスの購入前に、料金や価格を前もって算出する「見積り」が発生します。
金銭に関わるナイーブな内容になりますので、相手に理解しやすい内容で提示する事が大切になります。
また、メールの内容が薄い場合、優先度が低く捉えられ先方からの返事が後回しにされる恐れもあります。
見積メールを作成する場合のポイントを確認し、スムーズな取引ができるよう心がけましょう。

見積もりメールをする際のポイント

件名と本文は簡潔でわかりやすい文面

見積もりメールを送信する際、一瞬で内容を把握できる件名を付けます。
ほかのメールに埋もれて確認ができないと取引の進捗が遅くなりますので注意が必要です。

メール本文も、同じように用件が伝わるように簡潔に内容を伝えます。

相手がひと目で分かる、ビジネスメールの件名（タイトル）文例集

取引条件などをはっきり提示する

見積もりメールを送る際に「曖昧な部分」があってはいけません。
先方も見積もりを作成する際にどこまでの金額を提示すればいいのかがわからくなります。
こちらから依頼したい内容や、条件があれば初回のメールではっきりと提示するようにしましょう。
また、後から条件を追加すると金額が変わったり、見積もりの内容自体が変わってしまう恐れがありますので、無駄な作業を増やさないためにも提示できる部分はすべて提示します。

複雑な見積もりの対応はより丁寧に

システムやサービスなど、受注条件により価格や内容が変動するような複雑な見積もり作成を依頼する場合は、相手にとっても負担がかかる作業になります。
見積もりを依頼する側であっても、相手に「してもらう」立場である事を念頭に置いて丁寧に相手の対応を促しましょう。
メールを送ったのちに、担当者へ電話などでフォローを入れるとより丁寧になります。

返答期限を本文に書く

必ず、メール本文に「〇月〇日までにご返答頂けますようお願いいたします」など、返答期限を書くようにしましょう。
先方も忙しい場合、「優先順位が低い」「見込みが薄い」とみなされると返事を後回しにされてしまう可能性もあります。
万が一返事が来なかった場合でも期日を設けておけば、提示した期限を目途にこちらから再度アプローチを掛けることもできます。

関連記事　角が立たないビジネスメールでの催促の仕方

具体的な内容を記載する

単に見積もりを依頼するだけでは、こちらの意図が伝わらず対応を後回しにされてしまうこともあります。
見積もりを依頼する場合は、どの程度検討しているかなどを具体的に記述しましょう。

一般的な見積もりメールの書き方

日頃の感謝の意を伝える

これはビジネスメール全般にいえる事ですが、普段から取引をしている相手であれば、日頃の感謝の言葉を添えるのが一般的です。

見積書の作成、送付を依頼することになった理由を書く

何故見積書を依頼することになったのか、簡潔に経緯を記載すると相手にもこちらの意図が伝わりやすくなります。

見積書の送付をお願いする

回りくどい言い回しはせずに「見積書の作成を依頼したい」とはっきりと記述しましょう。
その際、具体的な数字や予算があれば記載します。
記入漏れがあるとビジネスに遅れが出ますので、間違いがないように注意しましょう。

送付期限の希望を伝え、締めの文章を添える

見積もりメールをする際の例文

まとめ

見積もり作成をメールで依頼する場合は下記の点を注意して、送信するように心がけましょう。