退職する際の挨拶は基本、「直接会って」が望ましいのですが、付き合いの広い仕事の場合、なかなか全員に挨拶することは難しいです。最近は退職挨拶をメールで行う人も増えています。
この記事では以下のような疑問を解説いたします。
- どんなことに気をつけてメールを送ればよいか
- 退職メールを書く際の注意事項
- 社内向け、社外向けで内容は異なるか
「失礼ながら」メールで送るということも含めて、どのように書いたらよいのか確認していきましょう。
目次
退職の挨拶メールはいつ送るべきか
退職を公表してもよい時期になり、社内で周知されたら、最初は社外の人にメールを送ります。仕事でよく関わっている人や取引先に後継者への引き継ぎの件も含め、2〜3週間前に送ります。
引き継ぎ期間が短く、取引先への報告がギリギリになると、「責任感のない人だった」という印象が残ってしまいます。
最終出社日になったら、社内の人へもメールを送信しましょう。勤務時間内に送るのが良いとされる場合と業務時間外が望ましいという場合があります。
また、1週間前にはメールして引き継ぎの件も周知させておくべきだという意見もあり、会社の慣習によって異なります。その会社の習慣に合わせるのがよいでしょう。
退職の挨拶メールは業務上関わりがあった人に送ろう
退職の挨拶メールは社外、社内ともに業務上関わりがあった人に送りましょう。
社外
社内
一斉送信で送るべきか個別か
一斉送信で送るべきか、個別で送るべきか迷う方も多いのではないでしょうか。具体的に解説していきます。
一斉送信しても良い相手先
仕事でもプライベートでもあまり接点のない人には一斉送信でも問題ありません。この場合、一斉送信の相手先が誰か分からないように「Bcc」で送付します。
退職理由は詳しく書く必要はないため、一身上の都合とするのがよいでしょう。結婚や出産などのおめでたい理由の時は記載しても構いません。
個別に送るべき相手先
仕事で特にお世話になった人や関わりが深かった人に対しては個別に対応しましょう。
文章中にもその人とのエピソードや思い出話を入れてもよいでしょう。もし、社内にいる場合は直接挨拶することがベストです。送別会などを開いてもらった場合にはそのお礼も忘れずに加えましょう。
退職メールを書く際のポイント
退職メールを書く際は以下のようなポイントに注意しましょう。
日付を忘れない
いつ退職するのかが分かるように退職日を明記します。退職日までに何をしなければならないか先方が優先順位を決める際に重要な役割を果たします。
引き継ぎについて
業務が続いている限り、後任は誰かを明記してください。本来なら、後任者と一緒に直接挨拶に出向くのがベストですが、どうしても都合上、不可能な場合はメールに後任者の名前と連絡先（アドレスや内線）を記載します。
引き継ぎについて何も書かれていない退職メールは相手を不安にさせますので、必ず書くようにしましょう。
退職メール 例文
社内向け 上司・同僚の例文
上司、同僚に退職メールを送る際の例文は以下の通りとなります。
●●部
部長 △△様お疲れ様です。○○部の（氏名）です。
一身上の都合により、本日をもちまして、退職することとなりました。
本来ならば、直接お伺いしてご挨拶すべきところをメールでのご挨拶、失礼いたします。
入社以来、△△部、●●部、■■部と様々なお仕事をさせていただきました。至らぬところが多く、△△部長にはいつも助けていただいておりました。多くのことをご指導いただき、ありがとうございました。
これまで学んできたことを今後の人生にも生かしていきたいと思っております。
末筆ではございますが、△△部長もお身体に気をつけてくださいませ。今後のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
仕事上での関わりが深かった上司の場合、少しエピソードを加えてもよいでしょう。あくまでビジネスメールなので、あまり長くならないように気をつけましょう。感謝の言葉と相手への気遣いの言葉は必須です。
社内 一斉送信の例文
社内で一斉送信をする際の例文は以下の通りとなります。
皆様、お疲れ様です。○○部の（氏名）です。
一斉送信、かつ突然のご連絡、失礼致します。
このたび、一身上の都合により、本日をもって退職することとなりました。本来ならば直接、お伺いしてご挨拶すべきところをメールにてのご連絡となり、申し訳ありません。在職中は多くの方にお世話なりました。業務上、様々な部署の方とやり取りがあり、関わりを持てたことを嬉しく思っております。至らぬ点があり、ご指導ご鞭撻をいただきましたこと、深く感謝いたしております。また、皆様のあたたかい叱咤激励のお言葉に励まされました。本当にありがとうございました。
これまで学んできたこと、経験してきたことを今後の人生に生かしていきたいと思っております。
今後の連絡先は下記の通りです。何かありましたらこちらへご連絡いただけると幸いです。
携帯：090-1234-5678
メール：〇〇@△△.jp
最後になりましたが、皆様の更なるご活躍と会社の発展をお祈り申し上げて、退職の挨拶とさせていただきます。
今まで、本当にありがとうございました。
一斉送信であることとメールでの挨拶であることをお詫びします。そして、感謝の気持ちと激励の言葉を入れます。
問題なければ、今後の連絡先（個人の連絡先）を記しておいてもよいでしょう。連絡先を残しておくことで今後も繋がりを持ちたいという意思が表れます。実際に連絡がきては困る場合は記載しなくてもよいです。
社外向けの挨拶 例文
社外向けに送信する際の例文は以下の通りとなります。
株式会社△△ ●●部 ×××様いつもお世話になっております。
○○株式会社 △△部 （氏名）です。
私事で恐縮ですが、一身上の都合により、○月○日をもって退職することになりました。
×××様には日頃より大変お世話になりました。改めて御礼申し上げます。本来ならば、直接お伺いしてご挨拶すべきところですが、メールでのご連絡となりましたこと、お詫び申し上げます。
後任は同部署の●●です。
後任の連絡先
○○株式会社 △△部 ●●
電話：090-1234-5678
アドレス：〇〇@△△.jp
末筆ながら、御社の益々のご発展と×××様のご活躍を心よりお祈り申し上げます。
取引先や社外の方へ退職メールを送る場合には、感謝の気持ちと相手への気遣いの他に、後任の担当者を示しておく必要があります。
できれば、後任の担当者も直接ご挨拶に伺うのが良いでしょう。もしその予定がある場合は「後日お伺いしてご挨拶させていただきます」と加えておくと、先方も安心します。
転職が決まった際に送る退職メールに関するおさらい
転職が決まった際に送る退職メールに関するおさらいは以下の通りとなります。
- 退職の挨拶の基本は直接会って感謝の気持ちを伝えるところにある
- やむを得ずメールでの挨拶になる場合、そのお詫びも記す
- 社外には2〜3週間前、社内は退職日当日にメールを送る
- ネガティブなことや不満、細かい退職理由などはメールに書かない
- 社外宛の退職挨拶のメールには後任者の名前と連絡先をいれる
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