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長い就職活動が終わり、やっとのことで手に入れた内定ですが油断は禁物です。実は秋に行われる内定式で採用内定書と承諾書を交わすまでは、正式な「内定」とは言えないのです。
その間にも内定通知メールや内定式の案内メールなどが続々と送られてきます。まさかスルーするわけにはいきませんが、だからといって正しい返信の仕方も分からない、という方も多いはずです。
今回は、そんな時に役立つメール返信の際のマナーについて解説していきましょう。
内定式のメール返信について
これまでは郵便で届いていた内定式の案内や書類ですが、近年では多くの会社がメールを利用するようになりました。
時期としては、10月1日の内定式に合わせて9月中に届くのが一般的で、受け取ったらすぐに返信するのが社会人としてのマナーです。
企業や通知方法によって多少の差はありますが、メールの場合「案内メールを送信した日付」「差出人（人事部担当者名）」「内定式の日程」「当日の持ち物・交通費」程度のシンプルなものが多く、返信するのも一見難しくはなさそうですが、いくつかプライベートのメールとは異なったルールがあります。
適切なメール返信の書き方
件名
基本的にメールを受け取った際は、よほどの用がない限りその場で、遅くともその日のうちに返信するのがマナーです。
返信する場合は、企業側に用件が伝わりやすくするために、企業から来たメールを開いてそのまま返信ボタンを押します。件名の欄に「Re:」の記号が付きますので、企業側も送信したメールに対する返信だということが一目で分かります。
または、件名に「内定式出席のご連絡」「内定式出席について」などとこちらが入力しても問題はありません。その際は、分かりやすいように「内定式出のご案内／○ ○○」と後ろに氏名を添えるのも好印象です。
なお、件名には氏名だけで、大学名などを記載する必要はありません。
自己紹介
企業側としては、場合によっては何十人もの内定者に対し一斉に同じメールを送信しているわけですから、確認のためにもこちらは正確に名前を知らせる必要があります。
同姓同名がいないとも限りませんので、必ず大学名と学部・学科名を忘れずに記載しましょう。
出欠・その他
内定式の返信メールで最も大切なのが、出欠の意志を明確にすることです。
たとえ当日欠席する場合でも、そのまま放置するというのは社会人として絶対にあってはならない行為ですので返信は必須です。
特に欠席する場合は、必ずその理由を述べなければなりません。欠席理由が曖昧だと、内定取り消しになる可能性もありますので、参加できない理由を正直に、できるだけ詳しく記載しましょう。
参加においては、当日必要な持ち物や服装に関する記載があった場合、それらを確認した旨を伝える一言も添えておきます。最後にお礼文や当日への意気込みを添えましょう。
返信をする際の注意点
内定式の案内に対しては、企業側からメールで来た場合はメールで返信するのが原則です。
返信を急ぐからといって、電話で問い合わせたり、カジュアルな内容で返信するのは絶対に止めましょう。
必要事項は漏れなく記載し、個性を出したい場合には、最後に自分らしい一言を添えてもかまいません。メールを返信するという行為にとらわれすぎて、大事な内容が抜けてしまわないよう注意しましょう。
内定式のメール返信例
返信例文①
○○株式会社
総務部人事課 ○○様
いつもお世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○と申します。
この度は内定式の件でご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
○月○日の内定式には、是非とも参加させていただきたく存じます。
以上、よろしくお願い申し上げます。
○○（署名）
返信例文②
○○株式会社
総務部人事課 ○○様
大変お世話になっております。
この度内定をいただきました、○○大学○○学部○○学科の○○と申します。
この度は、内定式の御案内ありがとうございました。
喜んで参加させていただきたいと思います。
また、交通費の件も承知いたしました。
当日お会いできることを楽しみにしております。
よろしくお願い申し上げます。
○○（署名）
欠席の場合の返信例文
○○株式会社
総務部人事課 ○○様
大変お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○と申します。
この度は、内定式のご案内をいただきまして誠にありがとうございます。
誠に勝手ながら、当日は○○があり、学生生活最後の課題として出席せざるを得ず、内定式にはどうしても出席することができません。
もしまた入社までに機会がありましたら、その際には、ぜひ参加させていただきたいと思います。
またのお誘いを心よりお待ちしております。
以上、どうぞよろしくお願い致します。
○○（署名）
内定式の参加メール返信に関するおさらい
内定式の参加メール返信に関するおさらいは以下の通りとなります。
- 内定式の案内がメールで来た場合には、必ずメールで返信するようにする。その際はできれば即時に、遅くとも当日中に返信するのがマナー。
- 出席の場合はシンプルに、欠席の場合はその理由を明記するのが基本。
- 相手にマイナスの印象を与えないためにも、記入漏れや誤字脱字には、細心の注意を払う。
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