「下記」ってどう使うの？ 下記の意味と書き方を例文と共に解説

メールや文書に登場する「下記」の本来の意味や使い方について解説します。「下記」の由来、使い方と文例、「記」の書き方とルールなど。ビジネスで気になる「下記」の正しい使い方を確認しましょう。

「下記」の意味は文の下に書かれた文

「下記」とは何か。「下記」の漢字を分解すると、意味を考えやすくなります。「下」は、文字通りの上下の下の意味で、「記」は、書きしるすことや、記録することを意味する漢字です。

つまり、「下記」とは、ある文の下に書きしるされた文を意味する言葉です。

下記の使い方と例文

「下記」は、書き記したものをさし示す言葉であるため、基本的に書き言葉です。会話で使うとすれば、文書などをさし示しながら使うことになるでしょう。

「下記」を使う際には前に文章があるのが前提なので、文の下に「記」にあたる部分がなければ意味が成り立たないからです。

下記の下の内容は、文章全体の中でも「記」の部分が重要な内容です。

ビジネスや書類でよく使う「下記」の表現は、以下の通りです。

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「記」の書き方とルール

一般的なビジネスメールでは、「詳細は、下記の通りになります。」などとあらわし、箇条書きで重要な内容を書くこともあるでしょう。

しかし、案内状など正式な文章では、「下記の通りになります」としたときには、下記にあたる下の文章は「記」で始まり、「以上」で上下を囲むのが正しい使い方です。

会合の案内を仮定したビジネスメールの例文は以下の通りです。

ビジネスメールの場合には、結びの「以上」にかわり、「どうぞよろしくお願いいたします」などの言葉で結ぶのもよいでしょう。

「下記」と「以下」の違いと使い分け

一般的に「下記」を使うときには、短めのメールや、書類が1枚で収まるときです。メールが長文にわたるときや、書類が何枚にも及ぶときには、「以下」と表現するのが一般的です。

「下記」を使うのは短い用件のときにするのがよいでしょう。

「下記」についてのまとめ

• 「下記」の意味は、ある文章の下に書きしるした内容をさし示している、またはその文章自体をさしています。
• 「下記」は、書き記したものをさし示す言葉であるため、基本的には書き言葉です。「下記」と使うからには、前に文章があるのが前提で、その下に「記」にあたる部分がなければ意味が成り立ちません。
• ビジネスや書類では、「詳細は、下記の通りになります。」などの表現をよく使います。
• 一般的なビジネスメールでは、「詳細は、下記の通りになります。」として、箇条書きなどで重要な内容を書くことが多いでしょう。しかし、本来は「下記の通りになります。」としたときには、下記にあたる下の文章は「記」で始まり、「以上」で結ぶのが正しい使い方です。例文を参考にしてください。ビジネスメールでの最後の「以上」は、「どうぞよろしくお願いいたします。」などの言葉で結ぶのもよいでしょう。
• 一般的に「下記」を使うときには、短めのメールまたは書類1枚のときでしょう。メールが長文にわたる時や書類が何枚にも及ぶときには、「以下」とするのが一般的です。