ビジネスマンにとって、相手先との打ち合わせや日程調整などのスケジュール管理は、重要な仕事のひとつです。メール文においても、十分に配慮して作成しないと大きなミスにつながる危険性があります。正しいメール文の書き方を覚えることは、ビジネスをスムーズに進める上で必要不可欠です。ここでは、打合せ・日程調整メールの書き方についてご紹介します。

打ち合わせ依頼メールで注意したいポイント5選

打ち合わせのアポイントをとるためのメールは、ビジネスのスタート地点でもあります。特に始めての取引先に送る場合は、細心の注意が必要です。打ち合わせ依頼メールで注意しなければならないポイントは以下の5つです。

メールの内容次第では信用をなくす

新人ビジネスマンが勘違いするのが、打ち合わせ依頼メールを単なる「業務連絡」のように捉えることです。依頼メールの書き方次第では信用に傷をつけることもあるという認識を持つことが大切です。

正しい敬語を使おう

メールに限らず、お客様や取引先に対しては、正しい敬語を使うことがビジネスの咲いて元のはありません。丁寧語や謙譲語などを理解してメール文で正しく使うことが大切です。また、相手の役職など肩書きにも注意しましょう。
覚えておきたい!ビジネス特有の言い回し表

メールの表現は「柔らかく」する

敬語がきちんと使われていても、「打ち合わせのための、時間調整をお願いいたします」と一方的に伝えるだけでは、相手にとって失礼になります。あくまでも相手の都合を考えて、「恐れ入りますが、打ち合わせのためのお時間を頂戴できるでしょうか?」と疑問形で「柔らかく」書きましょう。書き方次第で相手の受け止め方も違ってきます。

日程の候補は3~4つ挙げる

打ち合わせ依頼でもっとも注意したいのが、特定の日時に限定してお願いすることです。「○月○日の○時はいかがでしょうか?」では、あまりにもこちらの都合でしかありません。最低でも3~4つの候補をあげて、相手に選んでもらうという姿勢が大切です。また、日程の候補は、1~2週間後ぐらいの間がベストです。あまり先の日程では相手も予定がつかないので迷ってしまうはずです。

終了予定時刻を記入する

打ち合わせ依頼をする場合、打ち合わせにどのぐらいの時間が必要なのかを相手に知らせることも大切なポイントです。所要時間がわかれば相手も時間調整がしやすくなります。打ち合わせに必要な時間が計算できれば、明記しておきましょう。

日程調整メールで注意したいポイント5選

社内外を問わず、日程を調整するのは日常茶飯事の業務とも言えます。しかし、日程調整がスムーズでなければ仕事も上手く回りません。日程調整メールをうまく作成できるように、以下の5つのポイントに気をつけましょう。

立場によって主導権が異なる

日程を調整する場合、優先権を考える必要があります。仕事を発注する側なのか、仕事を請け合う側なのか、立場によって主導権が違ってきます。こちら側が仕事を発注する立場であれば、こちらの予定を優先して調整してよいでしょう。
逆に、仕事を請け負う側であれば、相手の都合に合わせて調整しましょう。

日程を曖昧にしない

日程調整をおこなう上で、「こちらはいつでも大丈夫です」というような具体的な提案のない文面はあまり良くありません。先方が、「こちらも大丈夫」という返信だとしたら、全く何も決まりません。
日程調整メールでは、具体的な日時を提示するようにしましょう。

相手が返信しやすい文章にする

日程調整メールにおいても、複数の希望日および時間帯を明確に記入するようにします。取引先やお客様でも、「こちらの都合で申し訳ありませんが」とお断りすれば、悪い気はしません。きちんと選択肢を提示すれば、相手も返信はしやすくなります。

さりげなく「急かす」

日程調整は、素早くすることが最も重要です。しかし、相手によっては返信が遅い場合があります。この場合、「先約が入った場合は日程が変わる場合もありますので、ご了承ください」などと書いておくのも効果的です。

日程調整メール後に電話を入れる

日程調整メールを送信したからと言って安心してはいけません。メールを確認していない担当者もいます。状況によっては、メールを送信した後に電話も入れると、取り引きが円滑に進められます。