※本サイトはプロモーションを含んでいます。
英語の敬称のルールを把握しよう
英語のビジネスメールでは、Dear＋敬称～（相手の苗字）を文頭に書きます。
敬称の付け方には以下のようにルールがあります。
Dear Mr. and Mrs. Scott, (夫婦宛)
また、相手とある程度親しい間柄である、付き合いが長い場合には敬称を付けず、Dear＋相手のファーストネームとする事も可能です。この時には、逆に苗字を使用するとよそよそしくなりますので止めましょう。
名前が分からないけれども、特定の役職の方宛の場合
相手の名前が分からない時には、Dear＋役職、を文頭に書きます。
Dear Sales Manager,
Dear Sir or Madam,
To whom it may concern,
Dear Customer,
実際に使える！英文メールの例文集
日程調整メール
If you are available on the day, How about the time from 10:00 am to 12:00 pm ?（※2）
「もし可能でしたら、会議を来週火曜日に変更していただきたく存じます。その際には、10時から12までの予定でいかがでしょうか？」
※2 相手の都合が良い場合には、時間も一緒に提案すると良い。
打ち合わせ・日程調整メールのポイント5選とビジネスで使える例文3選
担当者変更の英語例文
「山田は大阪支店へ転勤となります為、川田が次から御社の担当となります」
全担当者自らメールを送る場合には、Kawata, my co-worker, will take over my position.などが適当。
休業を知らせる英語例文
「弊社は、8/12から8/17まで夏季休暇とさせていただきます」
弊社＝私どもの会社、と考えると理解しやすい。
※2 英語での年月日の表記は、月/日/年の順序。
承諾を伝える英語例文
「ご連絡ありがとうございました。弊社にご興味をいただきありがとうございます。さっそく本日資料を送らせていただきました」
※2 依頼に対して行った対応について書く。
お断りの際に使える例文
「申し訳ございませんが、値引きのご要望にはお応えいたしかねます」
個人的なお詫びの気持ちを示す時にはWe ではなく I’m sorry but ～
自動返信メール英語例文
英文メールで大切な「結びの言葉」も忘れずに
英文メールでは、日本語のメールと異なり冒頭の挨拶はありませんが、結びの言葉を記載する必要があります。
英文メールでは、ほとんどの場合Regards,（自分の姓）です。
なお、関係が近しい同僚や長い付き合いの取引先など、親密な関係にある場合にはBest,（時分の姓）でも可です。
なお、Best,は、Best regardsの略です。
ビジネスメール・手紙で使える文末の締め・結びの言葉【例文集】
ビジネス英語メール全般における注意点
簡潔にまとめる
日本語のビジネスメール同様、ビジネスシーンでのメールは受け取る相手も仕事中の為、あまり読むのに時間のかかる長文メールは避けましょう。
また、率直に要件を記入する事ができるのも英文メールの長所です。回りくどい表現は避けましょう。
冒頭に要件を書く
英文メールは日本語メールと異なり、挨拶文が不用で要件から書き出す事ができます。伝えたい内容を冒頭に記入しましょう。
説得力のある内容を書く
お詫びやお断りをする際には、相手への説得力のある内容を記載するようにしましょう。
相手からの納得が得られないと、大きなトラブルへとも発展しかねません。
まとめ
英文メールの書き方についておさらいすると、以下になります。
・Dear＋相手の性別、未婚・既婚に応じての敬称を付ける。名前が分からない場合には役職を使用する。
・冒頭の常套句は不要で、要件に関してすぐに書き出す
・企業からのお知らせの場合の主語は複数形のWe、個人のメールの場合には単数形Iを使用する。
・簡潔に、かつ説得力のある内容にまとめる
・結びの言葉はRegards,＋自分の姓
関連するおすすめ記事
ビジネスでの「受け取る」の敬語の使い方と例文19選、英語表現6選
プランナーへの転職も、ブライダルから異業種への転職も、求人案件多数
「ブライダル特化の転職サービス 」リクシィキャリア
