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ビジネスメールで意思疎通を図るときに、直接的・断定的な言い方を避け、相手に対して丁寧な印象を与えるのは重要なことです。特に、相手の意見を否定や、お断りをすることは難しいですが、言いにくい内容でも、ちょっとした言葉を添えることで相手が、失礼に感じることをやわらげる効果があります。そのような効果を持つ「クッション言葉」の鉄板フレーズをご紹介します。
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「クッション言葉」とはやわらかい表現で伝えるための言葉
「クッション言葉」とは、本題の前に添えて、語調をやわらげるために使う言葉のことです。
よく使われるのが「お手数ですが」という言葉です。「お電話ください」と用件だけ伝えるとぶしつけに聞こえてしまうこともありますが、「お手数ですが、お電話ください」とするだけで、スマートな言い方に聞こえます。このように、コミュニケーションを円滑にするうえで、知っておくと大変便利なクッション言葉ですが、「お手数ですが」のほかにもさまざまな言葉があります。
注意点として、クッション言葉を重ねすぎると過剰な印象を与えてしまうことです。本題の前に、いくつもいくつもクッションを入れられると、「で、結論は何？」と相手がイラっとしてしまうこともあります。必要十分なクッション言葉をほどよく使えるように気を付けましょう。
ビジネスメールで鉄板のクッション言葉10選
「お手数」「差し支えなければ」などお願いの際に活用できる言葉
ビジネスメールでよくあるのが相手に何かをお願いするシチュエーションです。ここでは、お願いの前に持ってきやすいクッション言葉を６つ集めてみました。
お手数ですが、ご確認をお願いいたします。
お手数をおかけいたしますが、10日までに修正点をご指摘いただければ幸いです。
差し支えなければ、午後にもお席にお伺いしてご教示いただきたく存じます。
差し支えのない範囲で、ご住所やご連絡先もご記入いただければ幸いです。
他の部員の予定を確認いたしますので、恐れ入りますがお返事少々お待ちいただけますでしょうか。
恐れ入りますが、印刷前に原稿を一度ご覧いただきたく存じます。
お忙しい中とは存じますが、ぜひ弊社の創立記念パーティーにご参加いただけないかと思いご連絡いたしました。
ご多忙中とは存じますが、○日までに出欠のご返答をいただければ幸いです。
ご多用中のところ誠に恐れ入りますが、再度弊部までお越しいただきたくお願い申し上げます。
重ね重ねのお願いで恐縮ですが、再度メールでお送りいただければ幸甚です。
勝手を申しまして恐縮ですが、明後日の午後、弊社へお越し願えないでしょうか。
私事で恐縮ですが、このたび○月○日に結婚式を挙げることとなりました。
ご面倒をおかけいたしますが、フォームにご記入のうえ送信をお願いいたします。
ご面倒をおかけして大変恐縮ではございますが、再度フォルダごと圧縮してサーバーにアップしていただけますでしょうか。
「申し上げありませんが」などの断りを入れる際のクッション言葉
断りを入れたり、相手の申し出を拒否したりするのは難しいもの。顔の見えないメールの場合、特に言い方に気を付ける必要があります。ここでは断りの際に入れるべきクッション言葉を４つご紹介します。
申し訳ありませんが、その件は私ではわかりかねます。
大変申し訳ありませんが、弊社では取扱いのない商品でございます。
申し上げにくいのですが、貴社のご提案は今回見送らせていただくこととなりました。
誠に申し上げにくいのですが、現時点では納期の前倒しは難しい状況です。
残念ですが、今回のお話は見送らせていただきます。
残念ではございますが、欠席させていただきます。
大変ありがたいお話とは存じますが、ご期待に沿うことが難しいため、今回は辞退させていただきます。
せっかくのありがたいご依頼ではございますが、今回は遠慮させていただきます。
「ありがたい」を目上に伝える際の敬語表現とメールで使える例文7選
まとめ
お願いや断りの際に使えるクッション言葉を見てきました。同じクッション言葉でもさまざまなシチュエーションで使えるものです。また「誠に」「大変」など言葉を加えることによって、丁寧さを増して表現することもできます。毎回言い方が同じにならないよう、ぜひ状況に応じて使い分けましょう。
