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ビジネスの現場では、メールのやりとりはなくてはならないものです。メールには、面談や電話と違って、いつでも連絡できるというメリットがありますが、時には、言い出しにくい「催促」をしなければならないこともあります。
ビジネスで「催促」メールを出す時は、なによりも相手への敬意を忘れないこと。そして、先方が早く対応できるよう、こちらも配慮することです。しかし、伝えるべきことはきちんと伝えること等がポイントとなります。
実際に使える例文とともに、「催促」メールの出し方を細かく、確認していきましょう。
件名の書き方―受信者がわかりやすい件名の書き方
先方がメールで最初に目にするのは「件名」です。
ここで内容が一目瞭然、わかるようにしておけば、相手がメールを見たり、すばやく対応してもらえる可能性も、高くなります。
たとえば次のように、【】の中に気づいてほしい内容を記載します。
言葉どおり、急いでほしいという意図を伝え、このあとに具体的な内容を入れます。
〇〇の中に案件の名称を入れ、このあとに内容を記します。「【観光ガイドブック】お見積もりの件」、「【新規事業】社内プレゼン用資料作成について」等です。
一度送っている件の催促ですよ、という意味合いを強め、このあとに具体的な内容を入れます。
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本文の書き方―内容を明確にする書き方
催促したい具体的な内容は、ダイレクトにわかりやすく伝えます。
最初のメールを送った「日時」と「件名」を記し、要件については端的に箇条書きで伝えるようにします。
前回送ったメールを添付、またはこちらの「送信済み」のメールを先方に転送すると、送信日時や、たしかに送ったという事実も伝えられます。
この場合必ず、再度対応をお願いしたいという本文を記載します。転送文だけを送りつけるのは失礼にあたるので、気をつけましょう。
先方がすぐ対応できるよう、詳細を記した依頼書や確認してほしい見積書・会議の議事録など、最初に添付した文書がある場合は、再度添付します。
具体的にどんな対応を要請されていたのか、相手が大量の着信メールの中から、探さなければならないような事態は避けたほうが賢明です。
これ以上期限を延ばせない場合は、やんわりと、その理由とともに、伝えるべきことをしっかり伝えます。
角が立たないようにする等の注意点
催促メールのいちばんの目的は、自分の怒りを相手に伝えることではなく、物事を前に進めることです。
あくまでも先方は、ビジネス上のお付き合いの方ですから、丁寧に、敬意をもって接することを忘れないようにしましょう。
時には下手に出ることも必要です。
まずは、自分がたしかに先方にメールを送ったか確認する作業は忘れてはなりません。
また相手も、出張や休暇、メールソフトの不具合等で閲覧が遅れているかもしれませんし、迷惑フォルダに入っている可能性もあります。
「こちらのメールは届いていますか？」「迷惑フォルダに入っていませんか？」と、相手の状況を伺ういいまわしを使うと角が立ちにくくなります。
お互い、気持ちのいいメールというわけではありませんので、冒頭に「お忙しいところ、申し訳ありませんが」と、まずは催促することへのお詫びを書くのもいいでしょう。
先方に確認事項や理解しきれないことがあって、返信が遅れていることが予測される場合は、「お手伝いできることがありましたら、その旨ご連絡下さい」と助け船を出すことも必要です。
たとえ相手に非があっても、怒りをぶつけるような感情的な文章を送ってはいけません。送信の前に何度か文面を読み返します。
先方を不快な思いにさせる表現はないか、伝えるべきことは不足なく伝わっているか、確認した上で送信します。
避けるべき表現の例
次のような表現は避けましょう。
×期限が過ぎております
×至急お送りください
次のような表現は、このようにいいかえることができます。
→ 〇 いかがなりましたでしょうか。～についてご確認いただけますでしょうか。
→ 〇 すぐにご連絡をお願いいたします。
期限がほとんどないのに、次のような気遣いの文言を使うのは、先方の対応がまた遅れかねません。そこで、別な言葉に置き換えましょう。
×お時間のある時にご連絡ください
〇せかすようで申し訳ないのですが
必要な場合は、具体的に返信の期日を入れます。
催促メールテンプレート
ご確認の上、修正点のあるなしに関わらず、すみやかに返信いただけましたら、幸いです。
もし、届いていないようでしたら再送いたします。
その後、お見積もりを送らせていただきましたが、いかがでしょうか。
ご多忙のためご送付もれになっているのではないかと存じますが、金額の可否について、ご返答お待ちしております。
なにとぞ、よろしくお願いいたします。
お世話になっております。
新規事業部・係長の〇〇〇でございます。
１月22日(月)にA社様向け提案書をメールにてお送りしましたが、お手元に届いてますでしょうか。
ご確認の上、お返事いただければ幸いです。
こちらの手違いで、もし届いていないようでしたら、申し訳ございません。
再度お送りいたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、１月24日(水)までに、お返事をいただけますでしょうか。
2月上旬にA社様へのプレゼンを控え、締め切りが近づいております。
こちらの事情でたいへん申し訳ありませんが、なにとぞ、よろしくお願いいたします。
ビジネスメールでの催促のまとめ
ビジネスにおいては、一通のメールで信頼関係が築けることもあれば、壊すこともできます。
メールは一瞬にして相手に届くツールですが、作成する際は、その相手が目の前にいるつもりで、丁寧に書くことを心がけましょう。
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