ビジネスで突然メールを送らなければならない場合のマナーを解説

ビジネスで突然のメールを送るときに、どういう書き出しで書けばいいか迷ったことはありますか？

以前から関係性がある人相手なら書き出しも書きやすいです。しかし、初めての相手にメールを送る場合、どの程度の言葉遣いをすればいいのか距離感のつかみ方で苦労するということがあります。

万が一失礼に思われたら困りますが、あまりにも丁寧すぎるとよそよそしさを与えるような気もして気が引けてしまいます。

ここではビジネスで突然のメールを送る際の注意点と、突然のメールを送るときの具体例を解説しています。この記事をしっかり読めば、これからビジネスで突然のメールを送ることになっても、迷わずに送ることができます。

ビジネスで突然のメールを送る際の注意点

ビジネスで突然のメールを送る際に注意すべきことがいくつかあります。

ここでは注意点を4つピックアップしてご紹介致します。全て大切なことなため、しっかりチェックしておきましょう。

突然メールしたことに対してお詫びをする

突然のメールでいきなり相手から用件を伝えられると、相手は戸惑ってしまいます。失礼な人だなと思われてしまう場合もあります。場合によっては、本題の内容を全て無視されるということもありえます。

そうならないためには、メールの最初にお詫びの言葉などを挟んで、ワンクッション置くことが大切です。

例えば「突然のご連絡失礼致します」などのような文を入れるといいでしょう。このようなお詫びの言葉があることで、相手はこちらの話を受け入れる心の準備をすることができます。

相手に丁寧なやり取りができる常識的な人なんだなと思ってもらうことで、その後の本題をしっかりと読んでもらえる可能性が高まります。

メールを送った経緯を伝える

相手の立場で考えると、突然知らない人からメールを送られているのですから、一種のストレスがかかっています。そのストレスを緩和することによって、本題をきちんと読んでもらうことができます。

そのために、メールを送った経緯をきちんと伝えるようにしましょう。お詫びの言葉の後に、どうして今回メールを送ることになったのか、その理由を説明します。

そうすることによって、相手にこちらの意図を理解してもらうことができ、話をスムーズに進めることができるようになります。

送り先や肩書きは正確に書く

メールの送り先、肩書きは正確に書くように注意しましょう。自分のことが間違って書かれていたら、誰でも少し腹立たしいはずです。突然のメールでそんなミスをしたら印象は最悪になってしまいます。

突然のメールは、普通のメール以上に気を遣うものです。そのときに相手の肩書きを書き間違えるようなミスをしていたら、相手に「この人は丁寧な仕事や相手に気遣うことができないんじゃないか？」と思われてしまいます。

確認しすぎて悪いことはないので、誤字脱字や肩書きの勘違いがないか、何回も確認して送りましょう。

メールの最後には署名をつける

メールに署名をつけることは大事です。こちらがどういう会社の何者なのかはっきりさせることで、相手も安心してメールを返信することができます。会社名、部署名、名前、連絡先などをきちんと明記しましょう。

学生であったとしても、ビジネスマンと同じように、メールには所属や連絡先などを合わせて書いておくことをおすすめします。

ビジネスで使用できる署名についてはこちらの記事もぜひ参考にしてみてください。
ビジネスメールに署名を書くのはなぜか 署名の装飾デザインを紹介
差をつける！ビジネスメールでの署名の書き方・例文・テンプレート

突然のメールの例

ここでは突然のメールの具体例を見ていきます。

書き方がイマイチよくわからないという方は、この具体例を参考にしてアレンジして書くとよいでしょう。

突然のメールの具体例

突然のメールの具体例は以下の通りとなります。

お詫びの言葉を述べて自己紹介し、メールを送った理由を書いてから本題書いて書名で締めるという書き方が一般的です。

相手への用件の内容によって言い回しを変えて送るとよいでしょう。

突然のメールの英語表現

仕事で英語を使うような人にとっては、英語で突然のメールを送るときにどのような表現をすれば失礼にあたらないのか気になります。

ここでは突然のメールを送るとき、英語でどのように書けばいいのか表現の具体例をご紹介します。

突然のメールの英語表現例

突然のメールの際に使用できる英語表現はいくつかあります。

突然のご連絡失礼いたしますという意味になります。特別丁寧な言い回しをしたい場合は用いましょう。

初めてのメールをお送りしますという意味になります。軽い表現のようですが、海外の方は日本人のようにお詫びの丁寧な文章が欲しいと思わないことが多いので問題ありません。

どういった経緯で書いているのか伝えるために使える表現です。誰かの紹介でメールを送ったと言いたいなら「I am wiritng at the recommendation of ○○」などと書くといいでしょう。

お返事楽しみにしていますという意味です。返信をもらいたいことを強調したいときに使うといいでしょう。

今後ともなにとぞよろしくお願い申し上げますと言いたいときはこのような表現がおすすめです。相手といい関係を築いていきたいという気持ちを表しています。

突然のメールに関するおさらい

突然のメールに関するおさらいは以下の通りとなります。

• 突然のメールを送るときは、まずお詫びとメールを送ることに至った経緯をきちんと伝え相手の警戒を解く必要がある
• 自分のことを相手に理解してもらうために、肩書きはきちんと書く、また、相手の肩書きも正確に書くのがマナー
• メールの最後には署名を入れるようにする
• 英語で突然のメールを送るときも、日本語と同じように、自分の身分、メールを送る理由、用件をきちんと書くようにする